4 bước giao dịch cơ bản trong xuất nhập khẩu

#1
Bạn có thể giao dịch thông qua các cách thức như:
  • Gặp trực tiếp để thương lượng
  • Trao đổi qua điện thoại
  • Trao đổi qua email
Tùy mỗi thương vụ, mỗi tình huống mà sử dụng cách giao dịch phù hợp nhưng giao dịch qua Email vẫn là phương tiện thường xuyên và quan trọng nhất. Để tiến tới ký hợp đồng mua bán người xuất khẩu và người nhập khẩu phải trải qua một quá trình giao dịch bao gồm những bước chủ yếu sau:

1. Hỏi hàng

Người mua sẽ chủ động gửi tới người bán Thư hỏi hàng - Inquiry nếu quan tâm tới sản phẩm mà bên bán cung cấp. Inquiry có thể rất ngắn gọn hoặc chứa rất nhiều thông tin tùy vào hàng hóa như cầu của bên mua hoặc mức độ giao dịch quen thuộc giữa hai bên. Tuy nhiên, Inquiry ít nhất phải thể hiện các thông tin cơ bản sau:

a.Hàng hóa

Nếu thiếu thông tin để xác định sản phẩm cụ thể cần báo giá thì bên bán sẽ phải email hỏi lại gây chậm trễ trong báo giá.

b. Số lượng
Nếu không ghi rõ số lượng thì bên bán khó khăn trong việc tính toán giá do khó ước tính chi phí xuất khẩu lô hàng. Số lượng cũng cần thiết để bên bán xác định thời gian sản xuất/ hoặc thu mua.

c. Nơi nhận hàng
Để bên bán tính toán chi phí vận tải, kiểm tra lịch vận tải có thể sắp xếp cho lô hàng và báo thời gian có thể giao hàng.

2. Chào hàng

Khi nhận được Inquiry từ bên mua, bên bán sẽ gửi Báo giá hoặc bên bán cũng chủ động gửi báo giá nếu tìm thấy bên mua tiềm năng. Cũng giống như Inquiry thì một Quotation ít nhất nên cung cấp đủ các thông tin sau để tránh phải giao dịch nhiều lần:

a. Giá cả
Nên ghi tách riêng giá hàng hóa và chi phí vận tải khi báo giá CIF để bên mua biết được giá của hàng hóa nếu muốn mua giá FOB. Không được quên ghi rõ tiền tệ của giá cả vì bên mua có thể lăn tăn và luôn hỏi lại rõ ràng trước khi đặt hàng

b. Điều kiện Incoterms
Luôn luôn nhớ ghi chú điều kiện Incoterms đang báo giá vì nếu thiếu Incoterms thì giá cả được báo không phản ánh giá thực tế bên mua phải trả

c. Thời gian giao hàng
Nêu không biết giao hàng có sẵn hay không hoặc khi nào hàng sẽ sẵn sàng được giao thì bên mua không thể đặt hàng

d. Điều kiện thanh toán
Là một trong các yêu tố để báo giá của bạn có thể cạnh tranh với các báo giá của đối thủ. Nếu cho phép thanh toán từng phần hoặc thanh toán muộn thì bên mua sẽ rất chú ý.

3.Đặt hàng

Sau khi trao đổi các thông tin ban đầu từ Inquiry và Quotatio, nếu cơ bản đồng ý với các điều kiện bên bán đưa ra thì bên mua có thể gửi Đơn đặt hàng để bên bán bắt đầu lên kế hoặc chuẩn bị hàng hoặc giữ hàng (nếu đã lưu kho sẵn)

4. Xác nhận đặt hàng

Bên bán đồng ý với Đơn đặt hàng của bên mua bằng Thư xác nhận, trong đó duyệt lại tất cả các thông tin hai bên đã trao đổi và thống nhất; ngoài ra có thể cung cấp thêm cho bên mua thông tin ngân hàng để bên mua chuẩn bị dần thủ tục thanh toán.

Để hiểu thêm về các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, bạn có thể tham khảo và học xuất nhập khẩu được cập nhật hằng ngày trên diễn đàn xuất nhập khẩu - logistics này.