Giải đáp Chứng từ xuất nhập khẩu |Tổng hợp những Giấy tờ đầy đủ nhất 2020

Bài viết
39
Reaction score
0
Doanh nghiệp, cá nhân đã, đang tìm hiểu về lĩnh vực xuất nhập khẩu (XNK) phải biết chứng từ liên quan. Bộ chứng từ để hoàn thành việc xuất nhập khẩu gồm những giấy tờ gì ? Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong nghề, Đại Dương hi vọng sẽ giúp bạn có những kiến thức cần thiết nhất.
Có rất nhiều cách để phân loại giấy tờ. Tùy thuộc vào vai trò của bạn là người xuất hàng, hay nhập hàng hay chứng từ do bên nào cấp. Tuy nhiên để tổng quan và dễ hiểu nhất, mình chia ra chứng từ bắt buộc và chứng từ không bắt buộc. Như vậy tránh cho bạn việc nhầm lẫn, mất thời gian khi làm thủ tục.
Và một điều cần lưu ý: Chứng từ xuất nhập khẩu không hoàn toàn giống với hồ sơ hải quan.
Chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ xuất nhập khẩu
Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc.
Đây là những giấy tờ, tài liệu mà gần như bắt buộc phải có với tất cả các lô hàng.
Hợp đồng thương mại (Contract)
Khái niệm Hợp đồng thương mại.
Hợp đồng thương mại (Commercial contract)
là hình thức pháp lí của hành vi thương mại. Là sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên (ít nhất một trong các bên phải có tư cách thương nhân). Nhằm xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ các bên trong hoạt động thương mại.
Với mỗi hoạt động thương mại sẽ có những loại hoạt đồng tương ứng. Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng cung ứng dịch vụ, hợp đồng đại diện, …. . Tất cả các hợp đồng này đều có điều khoản cơ bản khi thỏa thuận, ký kết hợp đồng. Một số nội dung của hợp đồng như sau:
Nội dung của Hợp đồng.
  • Tên gọi hợp đồng.
  • Thông tin Bên A và Bên B trong hợp đồng.
  • Thông tin về sản phẩm/dịch vụ/hàng hóa sẽ giao dịch trong hợp đồng.
  • Thông tin về địa điểm, thời gian giao hàng.
  • Thông tin về trách nhiệm của bên giao hàng hoặc trách nhiệm của bên thuê vận chuyển.
  • Quy định về trách nhiệm chất lượng hàng hóa khi không đúng theo hợp đồng.
  • Khắc phục trong trường hợp giao thiếu hàng, giao hàng không phù hợp với hợp đồng.
  • Quy định về chứng từ liên quan đến hàng hóa khi giao hàng.
  • Quy định giải quyết trong trường hợp giao hàng thừa như thế nào.
  • Quy định về điều kiện và nghĩa vụ kiểm tra hàng trước khi giao nhận hàng hóa.
  • Quy định về nghĩa vụ, trách nhiệm về tính sở hữu và quyền sở hữu trí tuệ đối với hàng hóa sẽ giao.
  • Quy định về nghĩa vụ, thời hạn bảo hàng hàng hóa sau khi giao.
  • Quy định về giải quyết tranh chấp; phạt vi phạm khi 1 trong 2 bên vi phạm hợp đồng.
  • Quy định về Giá hàng hóa, điều kiện thanh toán, hình thức thanh toán.
  • Quy định về rủi ro khi giao hàng như. Không có người nhận hàng; không có địa điểm giao hàng.
  • Các điều kiện khác liên quan đến giao dịch hàng hóa theo thỏa thuận của các bên.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Hóa đơn thương mại là gì?. Là chứng từ thể hiện hoạt động mua bán của Doanh nghiệp, do người xuất khẩu phát hành. Mục đích chính của hóa đơn là để đòi tiền người mua cho lô hàng một cách hợp thức hóa.
Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như.
  • Ngày tháng lập hóa đơn thương mại.
  • Thông tin người mua hàng, bán hàng: tên, địa chỉ, mã số thuế…. .
  • Thông tin hàng hóa: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, kỹ hiệu mã, …. .
  • Ngày gửi hàng.
  • Tên tàu, thuyền, biển số.
  • Ngày rời cảng, ngày lấy hàng dự kiến.
  • Địa chỉ cảng đi, cảng đến.
  • Điều kiện giao hàng.
  • Điều kiện thanh toán.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Phiếu đóng gói hàng hóa với tên gọi khác như phiếu chi tiết hàng hóa, bảng kê hàng hóa sản phẩm. Phiếu chi cho ta biết được về số lượng hàng, phương thức đóng hàng, giá trị thực tế của lô hàng.
Hiện nay, có 3 mẫu packing list để phân biệt từng loại. Phiếu đóng gói chi tiết, phiếu đóng gói tập trung, phiếu đóng gói kèm bản kê và trọng lượng. Về cơ bản thì Packing List bao gồm những nội dung cơ bản sau:
  • Số lượng và trọng lượng của danh sách đóng gói hàng hóa.
  • Số kiện hàng và số pallet cụ thể.
  • Phương thức dỡ hàng.
  • Dự kiến về thời gian dỡ hàng.
  • Truy xuất được thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,…
Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn là một trong những giấy tờ quan trọng trong thương mại quốc tế. Được cấp bởi người vận chuyển hoặc thuyền trưởng hoặc người được ủy quyền của hãng vận chuyển ký và phát hành. Với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó.
  • Vận đơn là biên lai hàng hóa (Receipt of Goods).
  • Vận đơn là bằng chứng của Hợp đồng chuyên chở (Evidence of Contract of Carriage).
  • Vận đơn còn có chức năng là chứng từ sở hữu hàng hóa (Document of Title to the goods).
Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Tờ khai hải quan là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia. Chắc hẳn bạn đang thắc mắc ai sẽ làm tờ khai hải quan ?
  • Chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại bao gồm cả thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật.
  • Tổ chức được chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu ủy thác.
  • Đại lý làm thủ tục hải quan.
Nội dung của tờ khai được áp dụng theo Thông tư 15/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính về Ban hành mẫu tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Mẫu tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm:
  • Tờ khai hàng hóa xuất khẩu(mẫu HQ/2012-XK);
  • Tờ khai hàng hóa nhập khẩu(mẫu HQ/2012-NK);
Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm về các mẫu Phụ lục tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu. Mẫu tờ khai sửa đổi, bổ sung (mẫu HQ/2012-TKSĐBS) dùng chung cho cả xuất khẩu, nhập khẩu. Phiếu ghi kết quả kiểm tra (mẫu HQ/2012-PGKQKT) dùng chung cho cả tờ khai hàng hoá xuất khẩu và tờ khai hàng hoá nhập khẩu.
Chứng từ xuất nhập khẩu thường có.
Ngoài 5 loại chứng từ bắt buộc trên, thì dưới đây là những chứng từ có thể có hoặc không. Điều này tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.
Tín dụng thư (L/C)
Tín dụng thư là thư do ngân hàng viết như một bản cam kết thanh toán có điều kiện với người thụ hưởng L/C. Tín dụng thư được cấp với điều kiện người thụ hưởng phải xuất trình bộ chứng từ phù hợp với tất cả các điều khoản được quy định trong L/C. Phù hợp với Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UCP) theo yêu cầu của người nhập khẩu. Trong đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ.
Hiện nay có 9 loại tín dụng thư phổ biến phù hợp với từng trường hợp riêng. Đa số tất cả các thư đều có những nội dung chính sau:
  • Số hiệu, địa điểm, ngày mở L/C.
  • Loại L/C.
  • Tên và địa chỉ các bên liên quan: người yêu cầu mở L/C, người hưởng lợi, các ngân hàng…
  • Số tiền, loại tiền.
  • Thời hạn hiệu lực, thời hạn trả tiền, và thời hạn giao hàng.
  • Điều khoản giao hàng: điều kiện cơ sở giao hàng, nơi giao hàng…
  • Nội dung về hàng hóa: tên, số lượng, trọng lượng, bao bì…
  • Những chứng từ người hưởng lợi phải xuất trình: hối phiếu, hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng từ bảo hiểm, chứng nhận xuất xứ… .
  • Cam kết của ngân hàng mở thư tín dụng.
  • Những nội dung khác.
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
Chứng từ bảo hiểm do người bảo hiểm kí phát, cam kết bồi thường cho người được bảo hiểm. Bao gồm đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.
Chứng từ bảo hiểm cũng được phân thành 2 loại, tùy thuộc vào nhu cầu của nhà sản xuất:
Hợp đồng bảo hiểm bao (Open policy) là hợp đồng bảo hiểm cho tất cả các lô hàng xuất khẩu tại bất kì thời điểm nào trong một thời hạn nhất định (thường là một năm). Mỗi lần giao hàng, nhà xuất khẩu lập tờ khai về các chi tiết liên quan tới lô hàng và trả phí bảo hiểm.
Phiếu bảo hiểm tạm thời (Cover Notes) không phải là chứng từ bảo hiểm. Vì nó không phải là hợp đồng hay giấy chứng nhận bảo hiểm do công ty bảo hiểm phát hành.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế. Vì vậy khi chuẩn bị hồ sơ, dù bạn là chủ hàng tự làm hay qua công ty dịch vụ hải quan thì đều cần kiểm tra và đối chiếu các số liệu, để tránh bị bác C/O, hoặc phải xác minh C/O thì cũng rất mất thời gian.
Có khá nhiều loại C/O, tùy từng lô hàng cụ thể (loại hàng gì, đi/đến từ nước nào…) mà bạn sẽ xác định mình cần loại mẫu nào. Hiện phổ biến có những loại C/O mẫu A, C/O mẫu B, C/O mẫu D, C/O mẫu E,… Hiện nay, Bộ công thương có quyền cấp C/O. Bộ này ủy quyền cho một số cơ quan, tổ chức đảm nhận công việc này. Mỗi cơ quan được cấp một số loại C/O nhất định:
  • VCCI: cấp C/O form A, B…
  • Các Phòng Quản lý XNK của Bộ Công thương: cấp C/O form D, E, AK …
  • Các Ban quản lý KCX-KCN được Bộ Công thương ủy quyền: cấp C/O form D, E, AK…
Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
Chứng thư kiểm dịch là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.
Một số mặt hàng có thuộc danh mục vật thể kiểm dịch được viết rõ trên Thông tư/40/2012 ngày 15 tháng 08 năm 2012 Ban hành danh mục vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật của nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác.
Tùy vào trường hợp cụ thể và các đặc thù của hàng hóa mà bạn cần phải có các loại chứng từ dưới đây hay không trong bộ chứng từ của mình.
Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
CQ là loại giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn của nước sản xuất hoặc tiêu chuẩn quốc tế. Việc sở hữu giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa nhằm chứng minh hàng hóa đạt chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn công bố. Các doanh nghiệp nên xin giấy chứng nhận chất lượng cho sản phẩm, hàng hóa của mình vì nó giúp xây dựng niềm tin cho khách hàng về chất lượng và sự an toàn của sản phẩm, thúc đẩy lượng tiêu thụ sản phẩm đó trên thị trường.
Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis)
CA là bản phân tích thành phẩm CA. Nhằm giới thiệu các chỉ tiêu thành phần có trong sản phẩm. Thông thường người ta hay gặp trong các sản sản phẩm thực phẩm, gia vị thực phẩm, đồ uống, hóa mỹ phẩm… Là các sản phẩm ít nhiều có hóa chất phi tự nhiên. Giúp cho người bán, cục quản lý chất lượng quản lý được chính sản phẩm đầu ra của mình. Đồng thời tạo niềm tin cho người sử dụng.
Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
Giấy chứng nhận vệ sinh được cấp bởi cơ quan kiểm tra của chính phủ có thẩm quyền. Để xác nhận cơ sở hoặc hàng hóa đã xử lý, kiểm tra, và đạt yêu cầu vệ sinh tối thiểu. Các cơ sở chế biến thịt và thực phẩm, cơ sở sản xuất hạt giống và thực phẩm. Các loại hạt giống và vật nuôi. Khi vận chuyển qua các biên giới quốc tế được yêu cầu xuất trình loại tài liệu này. Cơ quan pháp lý địa phương cũng có thể yêu cầu kiểm tra. Và chứng nhận vệ sinh cho các nhà hàng và nhà cung cấp thực phẩm lân cận.
Một số nước yêu cầu xuất trình giấy chứng nhận sức khỏe y tế hoặc vệ sinh. Khi có động vật, sản phẩm động vật, cá, thực vật, và thực phẩm được nhập khẩu vào nước đó. Các giấy chứng nhận này xác nhận hàng hóa xuất khẩu không bị bệnh hoặc không có sâu bệnh .Và các hàng hóa này đã được đóng gói theo quy cách tiêu chuẩn mà nước đó quy định. Thông thường thì các loại giấy chứng nhận này được cấp bởi Bộ Nông nghiệp của nước xuất khẩu.
Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
Đối với một số mặt hàng của việt Nam khi xuất khẩu sang nước ngoài có nguồn gốc từ thực vật. Trong quá trình vận chuyển của thể xảy ra hỏng hóc, lên nấm, … Vì vậy, chúng ta cần hun trùng xử lý bề mặt để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và an toàn cho môi trường xung quanh. Ngoài ra, hiện nay các nước Châu Âu, Mỹ, Úc… đều áp dụng quy định kiểm dịch hàng hóa, an toàn môi trường gắt gao và nghiêm ngặt. Nếu hàng nhập khẩu không đáp ứng được yêu cầu này sẽ bị trả lại và thậm chí có thể bị phạt tiền hoặc cấm nhập khẩu vào nước đó.
Kết luận.
Bên trên là tổng hợp tất cả những giấy tờ để cho một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy. Đảm bảo cho việc mua bán, xuất nhập khẩu của bạn được thuận tiện. Hi vọng với bài viết chia sẻ ngắn này của Đại Dương có thể giúp bạn nhiều hơn. Và chúng tôi cũng mong có được những nhân xét, đóng góp của bạn dưới comment để chúng ta thảo luận nhé !
 
Top