Khai báo hải quan điện tử qua phần mềm Ecus

[nguyến yến nhi]

Khai báo hải quan là một nghiệp vụ rất quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nếu như trước đây, việc thông quan hàng hóa được xác thực qua các bộ hồ sơ giấy và thời gian xử lấy thường rất lâu thì ngày nay việc khai báo hải quan đã trở nên dễ dàng hơn với hệ thống hải quan điện tử VNACSS/VCIS. Hiện nay, một số doanh nghiệp của nước ta đã được cấp phần mềm khai báo hải quan cho doanh nghiệp như: Thái Sơn, FPT, Softech, GOL… Hôm nay, mình sẽ chia sẻ cho các bạn quy trình mở 1 tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm ECUS.

I.Quy trình khai báo

1.Bước chuẩn bị ban đầu

Để mở được tờ khai hải quan qua hệ thống VNACSS, doanh nghiệp cần đăng kí tham gia hệ thống VNACSS với tổng cục hải quan và đăng kí tài khoản VNACSS. Thông thường thời gian để được cấp tài khoản VNACSS và kích hoạt chữ kí số là 1 tuần từ khi doanh nghiệp đăng kí.

Khi đã được cấp các tài khoản, doanh nghiệp cập nhật vào phần mềm để hệ thống lưu lại cho toàn bộ quá trình khai báo.

2. Bắt tay vào quá trình khai báo

Ở đây mình sẽ hướng dẫn các bạn khai quan với tờ khai xuất khẩu, đối với những loại khác quy trình cũng tương tự nhé

Bước 1: Thực hiện khai báo trong tab: thông tin chung

Mã loại hình: ghi mã loại hình xuất khẩu của doanh nghiệp

Cơ quan hải quan: ghi mã của chi cục hải quan nơi doanh nghiệp thông quan hàng hóa (bạn có thể xem trên booking note thông tin cảng xuất hàng để biết cảng đấy thuộc sự quản lý của chi cục hải quan và mã chọn vùng)

Mã bộ phận xử lý tờ khai: 00 – Đội thủ tục hàng hóa XNK

Mã hiệu phương thức vận chuyển: nếu như vận chuyển container bằng đường biển thì chọn mã số 2

Tiếp theo là khai báo các thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu bao gồm: thông tin công ty xuất khẩu, thông tin công ty nhập khẩu ( tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế)

Số vận đơn: mục này chúng ta để trống (vì vận đơn có sau ngày tàu chạy nên tại thời điểm khai báo hải quan cho hàng xuất thì chưa có số vận đơn)

Số lượng kiện: Trọng lượng tổng của hàng hóa Gross weight

Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: Thông tin này xem trên booking hàng hóa và viết vào mục tê cảng sẽ hiện ngay ra mã

Địa điểm nhận hàng cuối cùng: cảng đích,

Địa điểm xếp hàng: Nơi container được xếp trước khi bốc lên tàu: thông tin này xem trên booking tàu

Phương tiện vận chuyển: tên tàu

Ngày hàng đi dự kiến: ngày tàu chạy

Ký hiệu và số liệu: nhập lại tên tàu

Thông tin hóa đơn: nhập đầy đủ các thông tin theo hóa đơn mà công ty phát hành

Bước 2: Thông tin đính kèm:Ở phần này phát sinh nghiệp vụ HYS - thông tin đính kèm bao gồm danh sách số cont/seal. Truy cập vào tab nghiệp vụ khác/ đăng kí file đính kèm HYS. Sau đó chúng ta upload file excel danh sách số cont/seal lên và ấn ghi. Sau đó chúng ta khai báo chứng từ đính kèm HYS và kết quả trả về thành công

Phần ghi chú có thể ghi là hàng được hạ bãi ngày nào hay lô hàng có mấy container

Địa điểm xếp hàng lên xe chở hàng: nhập mã số giống mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến. Sau đấy là phần nhập thông tin về hàng hóa. Đây là thông tin chính của tờ khai. Bạn lưu ý cần nhập các thông tin cẩn thận và xem xét kỹ số lượng, đơn giá hàng hóa, tránh những nhầm lẫn phát sinh

Bước 3: Sau khi thực hiện đầy đủ các thao tác, bạn ấn “ghi” để hệ thống lưu vào. Ban kiểm tra lại toàn bộ thông tin chính xác và sau đó tiến hành truyền tờ khai hải quan bằng cách bấm vào: khai trước thông tin tờ khai FDA. Hệ thống hiện lên yêu cầu xác nhận chữ ký số và kiểm tra mật khẩu của USB token

Sau đó hệ thống trả về kết quả thành công. Đến lúc này bạn vẫn có thể sửa các thông tin của tờ khai nếu phát hiện sai sót. Nếu các thông tin đã chuẩn rồi, bạn tiếp tục khai báo EDC

Sau đó hệ thống trả về kêt quả phân luồng và lúc này, việc khai báo tờ khai đã hoàn thành

II.Kết luận

Việc khai một tờ khai hải quan gồm rất nhiều thao tác nhưng không hề khó, chỉ cần bạn để ý và cẩn thận là được . Qua bài viết này, hy vọng các bạn sẽ thành thạo được nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử và luôn tự tin để thực hiện nó.

 

[Sun Shine]

Trong quá trình đăng kí nghiệp vụ HYS , nếu hệ thống báo vè đăng kí thành công mà mình phát hiện ra sai số cont hay seal thì có phải hủy bản đăng kí sai này ko ạ

 

[Lê Văn Thái]

Mình cũng mới tìm hiểu về Logistics nên không hiểu lắm về phần mềm Ecus. Rất mong được review giới thiệu phần mềm Khai Hải quan điện tử Ecus phiên bản chuẩn dữ liệu mới, để nắm được thêm thông tin. Thank all.

 

[Thảo Trương]

Mình muốn nói rõ hơn về phần thực hiện khai số liệu sơ bộ hợp lệ, hệ thống sẽ trả về về số tờ khai hải quan kết quả phân luồng.
Luồng xanh: Hàng của bạn được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế. Sau khi lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan thì chuyển sang bước 3.
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ qaun hải quan kiểm tra. Nếu lô hàng được chấp nhận thông quan thì thực hiện tiếp bước 4, nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra htực tế hàng hóa thì chuyển sang bước 3.
Luồng đỏ: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm

 

[nguyến yến nhi]

Trong quá trình đăng kí nghiệp vụ HYS , nếu hệ thống báo vè đăng kí thành công mà mình phát hiện ra sai số cont hay seal thì có phải hủy bản đăng kí sai này ko ạ

Phần mềm không giới hạn số lần đăng kí nghiệp vụ HYS nên nếu hệ thống báo về đã đăng kí thành công mà chúng ta phát hiện ra một số lỗi sai thì bạn không phải hủy bản đăng kí sai này mà chỉ cần đăng kí lại file HYS với thông tin mới chính xác