Thảo luận Nhân Viên Thu Mua Là Gì? Làm Những Gì?

[Nguyễn Kiều Anh]

Nhân viên thu mua là vị trí cốt lõi trong một doanh nghiệp. Các bản hợp đồng của công ty liên quan đến quá trình thu mua hàng hóa được quyết định bởi bộ phận này.

1.Nhân viên thu mua là gì?

Nhân viên thu mua hay Procurement/Purchasing là bộ phận thực hiện các hoạt động liên quan đến giao dịch hàng hóa, dịch vụ. Nhân viên thu mua là người tìm kiếm và duy trì nguồn cung cấp vật liệu với giá rẻ nhất, chất lượng tốt nhất.

Ngoài việc đem lại lợi nhuận tối đa cho công ty, nguồn cung cấp này cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Có thể nói đây là công việc cốt lõi ban đầu trong quá trình sản xuất của một doanh nghiệp.

2.Công việc cụ thể của nhân viên thu mua?

Đóng vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất, bộ phận thu mua cần có kế hoạch chi tiết, cụ thể để hoàn thành giao dịch một cách thuận lợi nhất. Bằng cách nào mà họ có thể đưa ra quyết định đúng đắn nhất cho doanh nghiệp?

Lập kế hoạch thu mua

Trước khi bắt đầu một công việc, bạn cần nắm rõ mục tiêu của mình là gì. Thu mua cũng vậy, họ cần tiếp nhận nhu cầu từ tất cả các bộ phận từ đó xác định rõ đối tượng. Tiếp đó họ cần thiết lập một bản kế hoạch thu mua đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng, đảm bảo đủ về mặt chất lượng và số lượng phục vụ tối đa cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

Tìm kiếm nhà cung cấp

Đối với những mặt hàng đã nhập nhiều lần, nhân viên thu mua cần xem xét nhà cung cấp cũ với một số nhà cung cấp khác để nắm được giá cả thị trường. Trong một số trường hợp có thể tìm được cơ hội tốt hơn và cũng tránh tình trạng “quen mặt đắt hàng”.

Đối với mặt hàng mới, nhân viên thu mua cần:

Tìm sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn mà công ty đưa ra.

Chọn ra danh sách những nhà cung cấp tiềm năng để liên hệ trao đổi, yêu cầu gửi bảng giá.

Tiến hành đàm phán để có mức giá tốt nhất và yêu cầu gửi hàng mẫu.

Thực hiện giao dịch

Khi đã lựa chọn đã nhà cung cấp phù hợp với công ty, có vật liệu đáp ứng đủ nhu cầu, giá cả phải chăng; nhân viên thu mua sẽ tiến hành thỏa thuận và ký hợp đồng.

Không chỉ dừng lại ở đó, bộ phận thu mua sẽ tiếp tục theo dõi đơn hàng sao cho đảm bảo:

Tuân thủ hợp đồng

Đủ số lượng, chất lượng

Giao đúng thời gian

Ứng phó kịp thời với các sự cố phát sinh

Các công việc khác

Bên cạnh việc sát sao với quá trình sản xuất, nhân viên thu mua còn tham gia:

Đánh giá chất lượng, tạo mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp

Xử lý các hóa đơn, giấy tờ liên quan đến mua bán và chuyển giao cho bộ phận kế toán

Quản lý đội ngũ nhân viên logistics, tài chính trong quá trình giải quyết, tiếp nhận đơn sai lệch

Đề xuất những ý tưởng nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất của công ty

3.Mức lương của nhân viên thu mua là bao nhiêu?

Căn cứ theo hệ thống lương của nhiều doanh nghiệp, có thể nhận thấy, đối với một nhân viên thu mua với kinh nghiệm từ 1 – 3 năm có mức lương khoảng 7 – 12 triệu đồng.

>>>>> Bài viết xem nhiều: Review CHÍNH XÁC học xuất nhập khẩu ở đâu tốt?

4.Kỹ năng cần thiết đối với nhân viên thu mua

Nhân viên thu mua cần trang bị những kỹ năng cần thiết, với bộ phận thu mua này không đòi hỏi nhiều về kiến thức chuyên môn mà chủ yếu đề cao kỹ năng, kinh nghiệm làm việc.

Dưới đây là một vài kỹ năng mà bạn cần có nếu muốn trở thành một nhân viên thu mua.

Phân tích và đưa ra quyết định

Một quyết định đúng đắn sẽ mang lại một thành công lớn cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nguồn vật liệu chính là bước đầu và là cốt lõi của quá trình sản xuất. Để có một khởi đầu hoàn hảo, nhân viên thu mua cần có kỹ năng phân tích tốt. Giữa hàng nghìn sản phẩm và hàng nghìn nhà cung cấp; bạn cần cân nhắc kỹ càng để lựa chọn sản phẩm, nhà cung cấp phù hợp với mục tiêu của công ty, tài chính của công ty,…

Đàm phán và thuyết phục

Là một nhân viên thu mua, bạn cần cân bằng được lợi ích của công ty và lợi ích của nhà cung ứng. Chính vì vậy, bạn cần có kỹ năng đàm phán, thuyết phục để tối đa hóa lợi ích cho công ty nhưng không làm mất lòng đơn vị cung cấp sản phẩm. Chỉ có như thế, mối quan hệ hợp tác mới được duy trì trong thời gian dài.

Giải quyết vấn đề

Sản xuất là một tập hợp nhiều hoạt động. Ở đó, mỗi hoạt động sẽ được thực hiện tuần tự và thiết lập theo quy trình sẵn có. Và bước đầu tiên của quy trình này là mua nguyên liệu đầu vào. Lúc này, nếu vấn đề thu mua gặp “trục trặc”, chuỗi sản xuất sẽ bị ngắt đoạn. Chính vì vậy, nhân viên thu mua cần có khả năng giải quyết vấn đề để nhanh chóng xử lý các rắc rối, giúp quá trình sản xuất hoàn thành đúng thời hạn.