Quy trình nhập khẩu đường biển là gì?

[Đại Dương Xuất Nhập Khẩu]

Quy trình nhập khẩu đường biển đang được rất nhiều bên xuất nhập khẩu quan tâm. Bởi dịch vận tải đường biển đang “ lên ngôi” trong logistics. Phương thức vận chuyển này giúp tiết kiệm chi phí. Giao hàng được đến nhiều quốc gia và châu lục hơn. Vậy quy trình nhập khẩu hàng quá qua đường biển là gì – sẽ được Đại Dương tư vấn chi tiết qua bài viết này.

Quy trình nhập khẩu đường biển
Quy trình xuất nhập khẩu đường biển gồm các bước mà công ty nhập cần làm để nhận hàng từ công ty xuất khẩu:
Lập booking nhập khẩu đường biển
Lập booking là việc làm sau khi 2 nhà xuất- nhập khẩu đã thỏa thuận được về các điều kiện. Bởi hãng tàu hay hết chỗ sớm khoảng trước 1 tuần. Đặc biệt khi rơi vào mùa cao điểm, lượng hàng xuất đi rất nhiều, tình trạng thiếu container rỗng và chỗ rất hay xảy ra. Nên sẽ phải booking tàu sớm. Mọi thông tin cập nhật sẽ được đối tác của bạn và dịch vụ vận chuyển cung cấp trong suốt lộ trình đơn hàng về tới công ty bạn.
Các thông tin quan trọng để lấy booking:

• Cảng đi (Port of Loading): Nơi mà container của bạn được xếp lên tàu.
• Cảng chuyển tải: Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa bạn và khách hàng có được phép đi tàu chuyển tải (Transit) hay phải đi thẳng (Direct) để lựa chọn lộ trình phù hợp.
• Cảng đến (Port of Discharge): Nơi hạ container.
• Tên hàng, trọng lượng: Dựa trên thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp.
• Thời gian tàu chạy (ETD): Ngày dự kiến tàu xuất phát.
• Thời gian đóng hàng: Theo kế hoạch thống nhất giữa bạn và nhà xuất khẩu
• Yêu cầu đặc biệt khác: Loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió (nếu có). Căn cứ vào từng mặt hàng, để lựa chọn loại container phù hợp.

Kiểm tra, xác nhận, theo dõi booking
Kiểm tra thông tin trên booking, bạn phải kiểm tra chi tiết các nội dung như:

• Cảng đi, cảng đến: Kiểm tra kỹ xem đúng yêu cầu hay chưa vì nó ảnh hưởng xuyên suốt tiến trình của lô hàng.
• Nhiệt độ, độ thông gió (Nếu có): Xem nhiệt độ, độ thông gió đã đúng theo yêu cầu chưa. Riêng các mặt hàng đông lạnh (Nhiệt độ âm) không có độ thông gió.
• Loại container, kích cỡ: Khô hay lạnh, loại cao hay thường, loại 20′ hay 40′.
• Bạn có thể bỏ qua như: Hạn nộp thông tin làm B/L (Cut off SI), giờ cắt máng (Cut off CY); nơi lấy rỗng; nơi hạ container đầy,… Vì phía xuất khẩu đã lên kế hoạch sắp xếp trước đó.

Yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa nếu có sai sót: Nếu có sai sót thì đề nghị bên cấp booking chỉnh sửa và tiếp tục kiểm tra cho đến khi đạt yêu cầu của bạn.
Xác nhận quy trình đóng gói, lên kiện hàng từ nhà sản xuất
Đối với hàng xuất, ban thuê một bên giám sát theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật cho đối tác. Đối với hàng nhập, bên nhà xuất khẩu sẽ có trách nhiệm báo lại. Một số thông tin cần được cập nhật như:

• Quy trình nhập khẩu đường biển.
• Yêu cầu chụp ảnh (Video) đóng hàng.
• Seal ContainerQuy trình nhập khẩu đường biển .
• Ảnh chụp tình trạng container rỗng để xác nhận rỗng để đảm bảo không xảy ra vấn đề hư hại hàng hóa.
• Với hàng lạnh phải chụp bảng nhiệt độ.
• Nếu tàu bị delay trước khi đóng hàng. Phải yêu cầu họ cập nhật

Kiểm tra xác nhận chứng từ giấy tờ lô hàng
Trước khi nhập khẩu, bạn cần tìm hiểu mặt hàng bắt buộc phải có chứng từ trong việc làm thủ tục nhập khẩu. Sau đó yêu cầu phía đối tác tiến hành làm để được cấp các chứng từ, chứng nhận đó.
Khi nhập khẩu, bạn cần biết mặt hàng nhập có những chứng từ gì trong thủ tục nhập khẩu. Sau đó yêu cầu bên đối tác chuẩn bị đủ giấy tờ. Kiểm tra kỹ lỗi sai nếu có để kịp thời báo chỉnh sửa. Và tiếp tục yêu cầu gửi chứng từ scan bản gốc.
Nhận thông báo hàng đến
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ phía hãng tàu hay đại lý. Là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu. Các thông tin trên thông báo hàng đến có phần tương tự các thông tin trên Bill. (Tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,…). Ngoài ra còn có các phụ phí (Local charges) được ghi rõ trên đó.
Sau khi kiểm tra thông tin trên thông báo hàng đến, bạn tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu hoặc đại lý, bạn cần các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu.
• Bill gốc (Nếu là Surrendered B/L thì không cần B/L).
• Giấy ủy quyền (Nếu có yêu cầu).

Đối với hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), bạn phải mang vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng.
Thông thường, bộ lệnh giao hàng có 4 bản do hãng tàu cung cấp để người nhận hàng làm giấy cược container, gia hạn, đối chiếu Manifest và in phiếu giao nhận container.
Đăng ký chứng nhận
Dựa vào loại hàng, căn cứ mã HS code,… Và các quy định của Nhà nước để bạn chuẩn bị cần đăng ký những thủ tục gì để được cấp các chứng nhận liên quan.

• Khai báo hóa chất nhập khẩu.
• Giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu.

Khai báo hải quan
Chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan. Xác định những việc cần làm đối với 1 lô hàng nhập khẩu:

• Bạn cần xác định trước mặt hàng để chuẩn bị giấy tờ phù hợp.
• Tìm hiểu mã HS cho hàng hóa, thuế nhập khẩu bao nhiêu.
• Các thủ tục cần làm cho lô hàng về tới Việt Nam.

Chuẩn bị bộ hồ sơ, chứng từ khi hàng về tới Việt Nam:

• Hợp đồng (Contract).
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói (Packing list).
• Vận đơn (bill of lading).
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có).
• Giấy phép Nhập Khẩu (nếu có).
• Các chứng từ khác cần thiết khác, tùy từng lô hàng và mặt hàng cụ thể.

Lên tờ khai hải quan:

• Tiến hành khai báo hải quan điện tử.
• Khai báo các loại phí D/O, vệ sinh container trên Ecus5.

Sau khi truyền xong, tờ khai được xuất ra sẽ được phân vào 3 luồng:

• Luồng Xanh: Tờ khai được phân số 1 – luồng xanh. Tờ khai sẽ được thông quan ngay trên hệ thống và trả về là: “Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông quan)”
• Luồng Vàng: Tờ khai được phân số 2 – luồng vàng. Bạn phải làm thủ tục mở tờ khai tại Chi cục hải quan cảng.
• Luồng Đỏ: Khi tờ khai được phân số 3 – luồng đỏ. Bạn phải làm thủ tục mở tờ khai tại Chi cục hải quan giống như đối với luồng vàng. Đối với tờ khai luồng đỏ thì phải tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa nên cần hết sức lưu ý.

Mở thông quan
Làm thủ tục hải quan tại cảng:

• Tờ khai luồng xanh. Đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng.
• Tờ khai luồng vàng. Đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng
• Tờ khai luồng đỏ. Giống luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm 1 bước là làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.

Mở tờ khai. Đối với tờ khai luồng vàng, đỏ, bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ để mở tờ khai thực tế, gồm:

• Giấy giới thiệu
• Tờ khai phân luồng
• Invoice
• Packing list
• Bill of Lading
• Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…)

Các thông tin thường kiểm tra khi Kiểm hóa:

• Số lượng
• Chủng loại
• Nhãn mác, Số series

Sau khi kiểm tra, nếu hàng hóa không có vấn đề và phù hợp với thông tin khai báo. Hải quan sẽ tiến hành thông quan tờ khai trên hệ thống. Trong trường hợp có sự khác biệt giữa hàng hóa thực tế và chứng từ khai báo. Hải quan sẽ xem xét, về phía doanh nghiệp sẽ tìm cách giải quyết phù hợp nhất.
Thanh lý tờ khai
Sau khi nộp thuế và tờ khai được thông quan bạn in mã vạch. Sau đó bạn nộp tờ khai và mã vạch cho hải quan 2 bộ.

Điều xe vận chuyển về kho Việt Nam
Đóng tiền in phiếu nâng tại phòng thương vụ cảng. Giao cho tài xế 1 số chứng từ như phiếu EIR, D/O, giấy mượn container về kho riêng. Để tài xế trình hải quan giám sát cổng và tiến hành lấy container ra khỏi cảng chở về kho. Cần lưu ý các chứng từ, đặc biệt giấy mượn container phải bảo quản cẩn thận. Vì còn làm thủ tục trả rỗng sau khi rút hàng.
Lưu trữ chứng từ
Tất cả bộ chứng từ cần được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. (Để đối chiếu sau này có phát sinh, khiếu nại. Phục vụ kiểm tra của các cơ quan liên quan như cơ quan thuế, hải quan…)
Các chứng từ cần lưu giữ:

• Các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; hồ sơ khai bổ sung; hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế; hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
• Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
• Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế; tiền chậm nộp; tiền phạt nộp thừa; hồ sơ đề nghị gia hạn nộp thuế; hồ sơ nộp dần tiền thuế nợ; hồ sơ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế; tiền phạt nộp cho cơ quan hải quan.
• Chứng từ vận tải đối với hàng hóa xuất khẩu, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, chứng từ. Và tài liệu liên quan đến định mức thực tế để gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu.
• Sổ sách, chứng từ kế toán.

Cần lưu ý gì khi lưu giữ chứng từ?

• Người khai hải quan phải lưu trữ các chứng từ khác liên quan trong thời hạn 5 năm.
• Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ trên. (Trừ trường hợp đã nộp bản chính cho cơ quan hải quan)
• Trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử. Hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật.

Tổng kết
Trong bài viết công ty Đại Đương cũng nêu ra một số thông tin cơ bản về quy trình nhập khẩu đường biển. Rất hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn. Hãy liên hệ ngay chúng tôi để được tư vấn chi tiết về dịch vụ xuất nhập khẩu.