Chia sẻ Tất tần tật các loại chứng từ xuất nhập khẩu bạn nhất định phải biết

[Thùy Dương logistics]

Tổng hợp các loại chứng từ xuất nhập khẩu phổ biến​

MV Cargo sẽ giúp bạn tổng hợp và liệt kê đầy đủ những loại hồ sơ, chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết trong nội dung dưới đây, cùng theo dõi nhé.

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)​

Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là hợp đồng mua bán quốc tế, là một thỏa thuận pháp lý giữa hai bên, một bên là người bán (nhà xuất khẩu) và một bên là người mua (nhà nhập khẩu), có trụ sở tại các quốc gia khác nhau. Theo đó, người bán có nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu một lượng hàng hóa cho người mua, và người mua có nghĩa vụ trả tiền cho hàng hóa đó.

Hợp đồng ngoại thương không chỉ cung cấp các thông tin về các bên tham gia mua bán, trao đổi hàng hóa, loại hàng hóa, số lượng, giá cả mà còn quy định chi tiết về hình thức vận chuyển, địa điểm giao/nhận hàng và phương thức giải quyết nếu xảy ra tranh chấp. Hợp đồng ngoại thương là loại chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng để bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)​

Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là một tài liệu pháp lý, được lập bởi người bán (nhà xuất khẩu) và gửi cho người mua (nhà nhập khẩu), cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giá cả, và các điều khoản thanh toán trong một giao dịch thương mại quốc tế.

hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là căn cứ để người bán yêu cầu người mua thanh toán cho lô hàng. Mẫu hóa đơn thương mại có thể khác nhau tùy thuộc vào từng quốc gia và từng ngành hàng.

Phiếu đóng gói (Packing List)​

Phiếu đóng gói là loại chứng từ xuất nhập khẩu có tác dụng cung cấp thông tin chi tiết về cách thức đóng gói hàng hóa. Mặc dù không phải là cơ sở để tính thuế như hóa đơn thương mại, nhưng phiếu đóng gói đóng vai trò quan trọng trong việc đối chiếu hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và làm thủ tục hải quan.

Các loại Phiếu đóng gói:

• Phiếu đóng gói chi tiết: Cung cấp thông tin chi tiết nhất về hàng hóa.
• Phiếu đóng gói trung lập: Không ghi tên người bán.
• Phiếu đóng gói kèm bảng kê trọng lượng: Bao gồm cả thông tin về trọng lượng của từng kiện hàng.

Vận đơn (Bill of Lading)​

Hầu hết tất cả những người hoạt động trong ngành logistics đều biết đến sự tồn tại của một loại chứng từ xuất nhập khẩu tên là vận đơn hay còn gọi là Bill of Lading. Đây là loại chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng trong vận tải đường biển do người vận chuyển lập, ký và cấp cho người gửi hàng trong đó người vận chuyển xác nhận đã nhận một số hàng nhất định để vận chuyển bằng tàu biển và cam kết giao số hàng đó cho người có quyền nhận hàng tại cảng đích với chất lượng tốt và số lượng đầy đủ như biên nhận.

Chứng từ vận đơn

Tờ khai hải quan​

Khi kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc chỉ đơn giản là vận chuyển hàng hóa đều cần có tờ khai hải quan. Tờ khai hải quan là một loại văn bản pháp lý mà người khai hải quan (có thể là cá nhân hoặc doanh nghiệp) phải lập và nộp cho cơ quan hải quan để khai báo đầy đủ, chính xác thông tin về hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Tờ khai này đóng vai trò quan trọng trong quá trình làm thủ tục hải quan, giúp cơ quan chức năng kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu, thu thuế và đảm bảo an ninh quốc gia.

Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)​

Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) là một loại giấy tờ quan trọng trong thương mại quốc tế, xác nhận nguồn gốc xuất xứ của một lô hàng cụ thể. Nói cách khác, chứng nhận này chứng minh rằng hàng hóa được sản xuất hoặc chế biến chính tại một quốc gia cụ thể.

chứng nhận xuất xứ hàng hóa
Nhiều quốc gia có các hiệp định thương mại tự do, cho phép hàng hóa xuất xứ từ các nước thành viên được hưởng mức thuế quan ưu đãi. Chứng nhận xuất xứ là bằng chứng để hưởng ưu đãi này. Bên cạnh đó cũng có một số quốc gia quy định về xuất xứ hàng hóa để bảo vệ ngành sản xuất trong nước hoặc để đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, môi trường.

Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ)​

Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ) là một loại giấy tờ chứng minh rằng một sản phẩm, dịch vụ hoặc hệ thống quản lý nào đó đã đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng nhất định. Đây là một bằng chứng khách quan, được cấp bởi các tổ chức chứng nhận uy tín, khẳng định chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm, dịch vụ đó.
Ở nhiều quốc gia, chứng nhận chất lượng là một yêu cầu bắt buộc đối với một số loại sản phẩm hoặc dịch vụ. Để đạt được chứng nhận chất lượng, doanh nghiệp phải xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, giúp cải thiện quy trình sản xuất, giảm thiểu lỗi và tăng năng suất.

Giấy phép nhập khẩu​

Giấy phép nhập khẩu là một loại giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép các tổ chức, cá nhân được phép nhập khẩu một lượng hàng hóa nhất định, thuộc một hoặc một số mặt hàng nhất định, vào lãnh thổ của quốc gia đó trong một thời gian nhất định.

Các loại hàng hóa cần giấy phép nhập khẩu:

• Hàng hóa cấm nhập khẩu: Các loại hàng hóa bị cấm nhập khẩu theo quy định của pháp luật.
• Hàng hóa hạn chế nhập khẩu: Các loại hàng hóa chỉ được nhập khẩu trong một số trường hợp đặc biệt, hoặc phải đáp ứng các điều kiện nhất định.
• Hàng hóa chịu thuế nhập khẩu cao: Các loại hàng hóa chịu mức thuế nhập khẩu cao để bảo vệ sản xuất trong nước.

giấy phép nhập khẩu

Tín dụng thư​

Tín dụng thư (hay Letter of Credit – L/C) là một công cụ tài chính quan trọng trong thương mại quốc tế, đặc biệt là trong các giao dịch mua bán hàng hóa giữa các doanh nghiệp ở các quốc gia khác nhau. Nói một cách đơn giản, tín dụng thư là một cam kết thanh toán có điều kiện bằng văn bản của một ngân hàng đối với người bán (người thụ hưởng), cũng có thể được xem như một loại chứng từ xuất nhập khẩu bổ sung.

Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm​

Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm là một loại giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm. Giấy chứng nhận này khẳng định rằng cơ sở đó đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về vệ sinh an toàn thực phẩm theo quy định của pháp luật.

Xem thêm bài viết Tất tần tật các loại chứng từ xuất nhập khẩu bạn nhất định phải biết

Xem thêm thông tin hữu ích tại MV Cargo