Vấn đề về hoá đơn thương mại

[Bắp Hải]

Viết hoá đơn thương mại đối với một số bạn mới vào nghề xnk, logistic vẫn còn khá khó khăn. Mình thấy một số thông tinkhas hay chia sẻ luôn cho mấy bạn cần nhé

Trước tiên các bạn nên hiểu rõ các phần nội dung hoá đươn ghi gì. Sau đó mới điền đúng và cách ghi ms đúng được.

Mục đích của hoá đơn thương mại là gì?

Thực ra, một trong những mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán: người bán đòi tiền người mua. Nghĩa là tôi bán cho anh lô hàng này, anh phải trả tôi số tiền trên hóa đơn.

Do đó, phải thể hiện được thông tin này trên Invoice: số tiền cần thanh toán, kèm theo những nội dung khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán…

Với một số bạn chưa quen đọc chứng từ, cần phân biệt một chút giữa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với Chi tiết đóng gói, hay Phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau, và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.

Hóa đơn là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…

Nội dung cơ chính của hoá đơn thương mại bao gồm:

- Số và ngày lập hoá đơn

- Tên, địa chỉ người bán và người mua

- Thông tin hàng hoá: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền

- Điều kiện cơ sơ giao hàng

- Điều kiện thanh toán

- Cảng xếp, dỡ

- Tên tầu, số chuyến,..

Còn dưới đây là một số lưu ý với lô hàng được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C), nội dung của Invoice phải đảm bảo những yêu cầu của CP 600( Những hàng hoá không thanh toán bằng L/C, thì không bắt buộc phải áp dụng những yêu cầu dưới đây) như sau:

+ Người lập hóa đơn phải là người bán ( nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền,…), thể hiện là người hưởng thụ ghi trên L/C nếu như sử dụng phương thức tín dụng chứng từ.

+ Được lập cho người mua hoặc là người mở thư tín dụng.

+ Hóa đơn ghi đúng tên người bán, người mua ghi trong hợp đồng hoặc trong L/C.

+ Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu hóa đơn có chữ ký thì phải được quy định rõ trong L/C.

+ Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại.

+ Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những chú ý khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.

+ Các chi tiết của hóa đơn không mâu thuẫn với các chứng từ khác.

 

[Bắp Hải]

Đây là một số lỗi phổ biến hay gặp khi viết hoá đơn thương mại. Những lỗi này thường bị hải quan bắt lỗi, gây ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa:
- Hóa đơn không thể hiện điều kiên giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất), hay CIF (kèm tên cảng nhập).
- Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng, và cũng không ghi những chi phí tiếp theo sau.
- Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.
- Trị giá nguyên liệu của người nhập khẩu cung cấp cho người xuất khẩu để sản xuất ra hàng hóa không được thể hiện trong hóa đơn
- Người bán hàng cho rằng hoa hồng, tiền bản quyền và các loại phí khác không phải chịu thuế nên không ghi vào trên hóa đơn
- Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại v.v...