Chia sẻ 5 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả ít chi phí nhất

[eurorack1]

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho được xác định là những sản phẩm doanh nghiệp giữ lại để sản xuất hoặc kinh doanh thương mại. Đó có thể là nguyên vật liệu hoặc thành phẩm

Việc giữ tồn kho đem đến cho tổ chức nhiều lợi thế cạnh tranh, tối ưu chi phí cùng năng lực tối đa lợi nhuận.

Nguyên nhân khiến doanh nghiệp dự trữ tồn kho

Hàng tồn kho chiếm giữ không nhỏ tài sản của doanh nghiệp. Tác động trực tiếp đến dòng tiền kinh doanh. Tuy nhiên, tích trữ tồn kho vẫn mang lại vô số lợi ích. Cụ thể như sau:

1. Việc phải mất một khoảng thời gian nhất định để đưa sản phẩm từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng. Chủ động nguồn cung với lượng lớn tồn kho, đảm bảo sẵn sàng cung ứng cho thị trường ngay khi cần mang lại nhiều lợi thế không chỉ về thời gian còn là lợi thế cạnh tranh.

2. Một số ngành hàng có tính chất mùa vụ trong khi năng lực sản xuất hay cung ứng của doanh nghiệp là cố định. Tồn kho là giải pháp duy nhất vừa đảm bảo nguồn cung, vừa cam kết tiêu chuẩn giá thành ổn định.

3. Trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp phải các tình huống rủi ro như: không đủ số lượng, thời gian giao nhận bị gián đoạn, chất lượng hàng giảm sút, ... Và cách giải quyết duy nhất buộc các đơn vị phải tổ chức hàng tồn kho. Một lượng tồn kho ổn định sẽ hiệu quả hơn về mặt chi phí so với thu gom nhiều đợt.

Các hoạt động quản trị hàng tồn kho

Tồn kho là một phần tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Điều phối hợp động sao cho quy trình giao nhận được hoàn thiện ít chi phí, thời gian cùng nguồn lực vận hành. Bao gồm: Quản trị hiện vật, Quản trị kế toán và Quản trị rủi ro tài chính.

1. Quản trị hiện vật tập trung vào mục tiêu chất lượng. Để hoàn thành mục tiêu này, cần tính toán và thiết lập phương án lưu trữ thích hợp. Trong đó, hệ thống lưu trữ được xem là nhân tố có tính chất quyết định. Lưu ý, tính chất mỗi ngành hàng là khác nhau và hệ thống lưu trữ cũng vì thế mà thiết lập nên các giá để hàng tồn kho riêng biệt.

2. Quản trị kế toán: Tập trung vào việc giám sát và cập nhật, xử lý thông tin quản lý hoạt động xuất nhập hàng. Hạng mục này sẽ thành công khi có sự can thiệp từ theo dõi định kỳ và thường xuyên mọi diễn biến bên trong kho. Và cập nhật chính xác, đầy đủ nhất.

3. Quản trị rủi ro tài chính liên quan đến hiệu quả việc quản lý những rủi ro sẽ xảy ra bởi hàng tồn kho.

5 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm những giải pháp thiết kế mô hình quản trị hàng tồn kho hiệu quả. Và 5 phương pháp quản lý tồn kho dưới đây là hữu ích vào ứng dụng thực tiễn:

1. Sắp xếp khoa học

Sắp xếp khoa học mang đến lợi thế hiệu quả về thời gian và sức lao động thủ công khi thao tác tìm kiếm. Có 2 phương pháp xếp hàng thông dụng:

Phương pháp sắp xếp cố định: Vị trí chỉ định cho mặt hàng là cố định và không được thay đổi bởi mặt hàng khác. Ưu điểm của phương pháp này là cho phép nhân sự quản lý kho tiếp cận chính xác đến từng vị trí sản phẩm trong thời gian ngắn nhất. Đổi lại, nhược điểm làm tiêu tốn nhiều diện tích.

Phương pháp sắp xếp linh hoạt: Phương pháp sắp xếp không theo một vị trí cố định nào cả. Mà theo đó, không gian kho lưu trữ hàng hóa sẽ được đánh dấu các ký tự đặc biệt. Mỗi ký tự đại diện cho một khu vực lưu trữ tương thích. Khi có sự điều chỉnh về mặt hàng, tên sản phẩm sẽ được ghi chú vào trong hồ sơ quản lý tương ứng.

2. Cơ chế kiểm soát tồn kho bằng mã sản phẩm

Mã sản phẩm hay được xem là một phần quan trọng đảm bảo tính hiệu quả và nhất quán cho quản trị. Cho phép khu vực lưu trữ gọi tên một cách chính xác và động bộ ngay khi có thay đổi.

Để sử dụng mã vạch hiệu quả, trước hết doanh nghiệp cần phân loại hàng hóa theo những tiêu chí nhất định. Mã vạch sau đó giúp quản lý kho diễn ra thuận tiện hơn.

3. Xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa

Tồn kho dư thừa hay thiếu hụt được xem là tối kỵ trong quản trị hàng tồn kho. Dư thừa gây lãng phí nguồn lực, dẫn đến thâm hụt ngân sách. Thiếu hụt ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh khi làm giảm năng lực tối đa hóa lợi nhuận. Ngưỡng an toàn đảm bảo khả năng sinh lời của tồn kho.

Hạn mức tồn kho có thể được tính toán và thiết lập theo chu kỳ năm, quý, tháng hoặc tuần tùy vào quy mô lưu trữ và tính chất từng ngành hàng riêng biệt.

4. Thiết kế lối đi trong kho và nơi soạn hàng

Lối đi giữa các khu vực lưu trữ, đóng gói và vận chuyển hay giữa các dãy kệ chứa hàng trong khu vực thiết kế nên được hoạch định theo những tiêu chuẩn riêng biệt. Sao cho vừa hiệu quả trong khâu bốc dỡ hàng, vừa tối ưu dung tích sàn.

Ngoài ra, lối đi chính và lối đi phụ cần có sự phân định rõ ràng. Tương thích với chiều rộng và mối liên hệ với các lối đi khác là khác nhau. Hạng mục này nếu được thiết kế tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho khâu bốc dỡ khi cần.

5. Kiểm kê tồn kho thường xuyên

Để đối sánh số liệu thực tế với sổ sách có giống nhau không, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm đếm và cập nhật dữ liệu liên tục. Kiểm kê và tổng hợp thông tin một cách bài bản giúp quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác. Hạn chế sai sót và giảm thiểu chi phí. Phương án giải quyết nhanh chóng được hình thành và xử lý vấn đề triệt để, hạn chế phát sinh thiệt hại.

Xem thêm: 5 hạng mục chi phí cần cắt giảm tối ưu trong quản trị kho hàng

Chúc bạn quản trị kho hàng thành công!