Chia sẻ C/O form E là gì? Hướng dẫn chi tiết từ A–Z cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu

[Nhân Vũ]

C/O Form E là một trong những chứng từ quan trọng nhất đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu giao dịch với Trung Quốc và các nước ASEAN. ​

Việc hiểu rõ bản chất, điều kiện cấp, quy trình thực hiện và những rủi ro thường gặp không chỉ giúp giảm chi phí thuế mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh, hạn chế sai sót khi thông quan.

Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ, hệ thống và chuyên sâu những nội dung doanh nghiệp cần nắm để sử dụng C/O Form E hiệu quả theo đúng quy định hiện hành.

>>>> Tham khảo: Khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O​

1. Tổng quan về C/O Form E và phạm vi áp dụng​

C/O Form E (Certificate of Origin Form E) là giấy chứng nhận xuất xứ được cấp theo Hiệp định ACFTA (ASEAN – China Free Trade Area). Đây là cơ sở để cơ quan hải quan áp dụng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt khi hàng hóa được sản xuất tại một nước ASEAN hoặc Trung Quốc và đáp ứng quy tắc xuất xứ ACFTA.

Phạm vi áp dụng rộng, gồm:​

• Hàng hóa xuất khẩu từ Việt Nam sang Trung Quốc.​
• Hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc vào Việt Nam.​
• Hàng hóa luân chuyển giữa các nước ASEAN với Trung Quốc, miễn là đáp ứng quy tắc xuất xứ.​

Hiện nay, Việt Nam đã áp dụng cả C/O Form E bản giấy và C/O Form E điện tử (e-Form E). Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xét duyệt, hạn chế thất lạc chứng từ, giúp thủ tục thông quan nhanh và minh bạch hơn.​

2. Lợi ích khi sử dụng C/O Form E trong xuất nhập khẩu​

(1) Giảm mạnh chi phí thuế nhập khẩu
Sử dụng C/O Form E giúp hàng hóa được hưởng mức thuế ưu đãi thấp hơn đáng kể so với thuế MFN. Với nhiều mặt hàng có giá trị lớn như sắt thép, máy móc, thiết bị, hóa chất, phần chênh lệch thuế có thể tiết kiệm từ hàng chục đến hàng trăm triệu đồng mỗi lô nhập.

(2) Tăng sức cạnh tranh của sản phẩm
Hàng hóa nhập khẩu có thuế thấp giúp doanh nghiệp giảm giá thành, tối ưu chi phí sản xuất. Với doanh nghiệp xuất khẩu, việc chứng minh hàng hóa đạt xuất xứ ASEAN giúp tăng lợi thế khi chào giá cho khách hàng Trung Quốc.

(3) Giảm rủi ro liên quan đến truy thu thuế
C/O Form E hợp lệ là bằng chứng rõ ràng về xuất xứ, giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ bị kiểm tra sâu, truy thu thuế hoặc nghi ngờ gian lận xuất xứ.

(4) Rút ngắn thời gian thông quan
C/O chuẩn và khớp chứng từ giúp hồ sơ dễ dàng được thông quan luồng xanh hoặc luồng vàng nhanh chóng. Với e-Form E, dữ liệu truyền trực tiếp giữa cơ quan cấp và hải quan giúp loại bỏ nhiều bước thủ công.​

3. Điều kiện xuất xứ để được cấp C/O Form E (Quy tắc ACFTA)​

Muốn được cấp C/O Form E, hàng hóa phải đáp ứng một trong các tiêu chí xuất xứ theo ACFTA. Doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh kê khai nhầm hoặc bị từ chối cấp.

(1) Tiêu chí hàng hóa có xuất xứ hoàn toàn (WO – Wholly Obtained)
Áp dụng cho hàng hóa được khai thác, trồng trọt, chăn nuôi, đánh bắt… hoàn toàn tại một nước thành viên như nông sản, khoáng sản, thủy sản nội địa.

(2) Sản xuất hoàn toàn từ nguyên liệu có xuất xứ ACFTA
Tất cả nguyên liệu cấu thành sản phẩm đều có xuất xứ trong khối ASEAN – Trung Quốc.

(3) Tiêu chí cộng gộp RVC (Hàm lượng giá trị khu vực)
Phần lớn mặt hàng yêu cầu RVC tối thiểu 40%. Doanh nghiệp phải có sổ sách, bảng tính giá, chứng từ mua nguyên liệu để chứng minh giá trị khu vực.

(4) Tiêu chí chuyển đổi mã HS (CTC)
Một số mặt hàng phải đáp ứng yêu cầu chuyển đổi mã HS ở cấp 2 số, 4 số hoặc 6 số tùy sản phẩm.

(5) Nguyên tắc vận chuyển trực tiếp
Hàng hóa phải được vận chuyển trực tiếp giữa các thành viên ACFTA. Nếu quá cảnh qua quốc gia thứ ba, hàng không được gia công thêm và phải có đầy đủ chứng từ chứng minh.

Lưu ý quan trọng:​

• Mỗi mã HS có quy tắc xuất xứ khác nhau, doanh nghiệp phải đối chiếu đúng Phụ lục Quy tắc xuất xứ ACFTA.​
• Nếu hồ sơ sản xuất không rõ ràng, cơ quan cấp C/O có thể yêu cầu cung cấp thêm định mức, quy trình sản xuất, hóa đơn mua nguyên vật liệu…​

4. Hồ sơ xin cấp C/O Form E tại Việt Nam​

Một bộ hồ sơ chuẩn thường gồm:​

1. Đơn đề nghị cấp C/O Form E (theo mẫu).​
2. Mẫu C/O Form E đã khai đầy đủ.​
3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).​
4. Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill).​
5. Packing List.​
6. Hợp đồng mua bán (Sales Contract).​
7. Tờ khai hải quan xuất khẩu (nếu cấp sau).​
8. Bảng định mức, quy trình sản xuất, hóa đơn nguyên liệu (áp dụng với hàng sản xuất hoặc gia công).​
9. Giấy phép / chứng từ chuyên ngành (nếu có).​

Tùy loại hàng và cơ quan cấp C/O, doanh nghiệp có thể được yêu cầu bổ sung chứng từ giải trình xuất xứ.​

5. Quy trình 5 bước xin cấp C/O Form E​

Bước 1: Đăng ký hồ sơ thương nhân
Doanh nghiệp lần đầu xin C/O phải đăng ký thông tin pháp lý, con dấu, chữ ký. Hồ sơ chỉ làm một lần và cập nhật khi có thay đổi.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ lô hàng
Doanh nghiệp kiểm tra quy tắc xuất xứ, hoàn thiện chứng từ, đảm bảo sự thống nhất giữa invoice, packing list, bill, hợp đồng...

Bước 3: Khai C/O Form E​

• Nếu khai điện tử: đăng nhập hệ thống quản lý C/O, điền thông tin theo từng ô hướng dẫn.​
• Nếu dùng bản giấy: phải điền bằng tiếng Anh, không tẩy xóa, ghi đúng mẫu.​

Bước 4: Nộp hồ sơ và chờ xét duyệt
Cơ quan cấp sẽ kiểm tra xuất xứ, đối chiếu chứng từ và quyền từ chối hoặc yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ.

Bước 5: Nhận C/O và gửi cho đối tác / làm thủ tục nhập khẩu
Doanh nghiệp nhận bản giấy hoặc e-Form E. Bên nhập khẩu xuất trình C/O khi làm thủ tục để được hưởng thuế ưu đãi.​

6. Hướng dẫn đọc và kiểm tra nội dung C/O Form E​

Để tránh rủi ro bị từ chối, doanh nghiệp cần biết cách tự kiểm tra C/O trước khi gửi cho đối tác hoặc hải quan.

Các ô quan trọng:​

• Ô 1 – Exporter: Tên, địa chỉ nhà xuất khẩu.​
• Ô 2 – Consignee: Thông tin người nhận hàng.​
• Ô 5 – Country of destination: Ghi đúng quốc gia nhập khẩu.​
• Ô 7 – Description of goods: Mô tả hàng hóa, ký mã hiệu, số kiện.​
• Ô 8 – Origin criterion: Tiêu chí xuất xứ WO/RVC/CTC…​
• Ô 9 – Gross weight và FOB value: Cần khớp với invoice, packing list.​
• Ô 10 – Invoice number and date: Hóa đơn phải thống nhất với lô hàng thực tế.​
• Ô 11 & 12 – Chữ ký doanh nghiệp và cơ quan cấp: Sai chữ ký, dấu hoặc đánh máy lỗi đều có thể làm C/O mất hiệu lực.​

Đối với e-Form E:​

• Kiểm tra mã xác thực, thông tin truyền tải.​
• Đối chiếu dữ liệu hiển thị trên hệ thống với chứng từ giấy.​
• Đảm bảo không có sai lệch giữa bản in và bản điện tử.​

7. Sai sót thường gặp và kinh nghiệm xử lý khi C/O Form E bị từ chối​

(1) Thông tin không khớp giữa các chứng từ
Đây là lỗi phổ biến nhất: tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng không đồng nhất giữa C/O – Invoice – Bill – Packing List.

Cách xử lý:​

• Điều chỉnh hoặc xin cấp lại C/O nếu cơ quan cấp cho phép.​
• Nếu không thể sửa, doanh nghiệp phải chấp nhận bị áp thuế MFN và rút kinh nghiệm cho các lô sau.​

(2) Không đáp ứng quy tắc xuất xứ nhưng vẫn khai xin C/O
Doanh nghiệp đôi khi nghĩ rằng cứ xuất – nhập với Trung Quốc thì được cấp C/O Form E, nhưng thực tế phụ thuộc vào quy tắc xuất xứ.

Giải pháp:​

• Kiểm tra RVC hoặc chuyển đổi HS trước khi chào giá.​
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ nguyên liệu, định mức, chi phí sản xuất.​

(3) Sai sót liên quan đến vận chuyển trực tiếp hoặc hóa đơn bên thứ ba
Hàng quá cảnh hoặc sử dụng third party invoice rất dễ bị từ chối nếu cách ghi shipper, buyer, consignee không đúng hướng dẫn.

Giải pháp:​

• Thống nhất trước với nhà cung cấp và đơn vị logistics về cách lập chứng từ.​
• Giải trình đầy đủ nếu hàng quá cảnh qua nước thứ ba.​

(4) Không cập nhật quy định mới về e-Form E
Nhiều doanh nghiệp vẫn quen chờ bản gốc giấy dù đã có hệ thống điện tử.

Giải pháp:​

• Cập nhật quy định từ Bộ Công Thương, Tổng cục Hải quan.​
• Tập huấn nội bộ về sử dụng e-Form E.​

C/O Form E là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tận dụng ưu đãi thuế quan khi giao thương với Trung Quốc và các nước ASEAN.

Việc hiểu rõ quy tắc xuất xứ, quy trình xin cấp và cách đọc – kiểm tra tính hợp lệ của C/O giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tối ưu thời gian thông quan và hạn chế rủi ro về thuế. Chủ động chuẩn hóa quy trình nội bộ, lưu trữ chứng từ và cập nhật quy định mới chính là chìa khóa để doanh nghiệp sử dụng C/O Form E hiệu quả và bền vững trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Tham khảo thêm nhiều bài viết bổ ích tại diễn đàn xuất nhập khẩu nhé

>>>>>> Có thể bạn quan tâm:

• Khóa học báo cáo quyết toán hải quan ở đâu tốt
• Học khai báo hải quan ở đâu tốt
• Học hành chính nhân sự tại Hà Nội ở đâu
• Khóa học C/O ở đâu tốt