Chia sẻ Doanh nghiệp nhất định phải biết: 10 lưu ý khi chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy

[opacontrol]

Trong bối cảnh thị trường ngày càng siết chặt các quy định về chất lượng và an toàn, chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy trở thành thủ tục bắt buộc đối với nhiều sản phẩm, hàng hóa trước khi lưu thông. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng QCVN, TCVN, mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn do thiếu thông tin, chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ hoặc lựa chọn sai đơn vị chứng nhận. Chính vì vậy, việc nắm rõ những lưu ý quan trọng khi chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro pháp lý.

Chứng nhận hợp quy là gì?​

Chứng nhận hợp quy là thủ tục đánh giá và xác nhận rằng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc các đối tượng liên quan đáp ứng đầy đủ yêu cầu của quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN). Đây là điều kiện bắt buộc để sản phẩm được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam. Việc chứng nhận không chỉ khẳng định sản phẩm đạt chuẩn về chất lượng, an toàn và kỹ thuật theo quy định pháp luật, mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, nâng cao uy tín doanh nghiệp và tạo thuận lợi trong quá trình lưu thông, thương mại.

Các đối tượng cần thực hiện chứng nhận hợp quy​

Các đối tượng cần thực hiện chứng nhận hợp quy là những tổ chức, cá nhân liên quan trực tiếp đến sản xuất, nhập khẩu, phân phối hoặc kinh doanh sản phẩm thuộc danh mục bắt buộc hợp quy. Cụ thể: các doanh nghiệp sản xuất phải chứng minh sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn; các nhà nhập khẩu cần đảm bảo sản phẩm nhập khẩu đạt tiêu chuẩn Việt Nam hoặc quốc tế được chấp nhận; các đơn vị phân phối, kinh doanh phải có giấy chứng nhận hợp quy để xuất trình khi kiểm tra; những tổ chức, cá nhân lắp ráp hoặc gia công sản phẩm cuối cùng thuộc danh mục bắt buộc cũng phải thực hiện. Ngoài ra, các sản phẩm khác theo quy định của cơ quan nhà nước, ví dụ thiết bị điện, vật liệu xây dựng, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng… cũng nằm trong phạm vi phải chứng nhận. Chỉ những sản phẩm nằm trong danh mục bắt buộc mới cần thực hiện chứng nhận hợp quy.

Quy trình thực hiện chứng nhận hợp quy chuẩn chuyên gia​

Quy trình thực hiện chứng nhận hợp quy có thể được tóm tắt theo các bước cơ bản chuẩn chuyên gia như sau:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ và xác định sản phẩm

• Doanh nghiệp hoặc cá nhân nộp hồ sơ yêu cầu chứng nhận hợp quy.
• Cơ quan chứng nhận xác định loại sản phẩm, danh mục bắt buộc và tiêu chuẩn áp dụng.

Bước 2: Đánh giá hồ sơ và tài liệu kỹ thuật

• Kiểm tra các tài liệu liên quan như bản vẽ kỹ thuật, thông số sản phẩm, kết quả thử nghiệm nội bộ (nếu có).
• Xác định các yêu cầu cần thử nghiệm để chứng minh sản phẩm đạt tiêu chuẩn.

Bước 3: Lấy mẫu và thử nghiệm

• Lấy mẫu sản phẩm từ cơ sở sản xuất hoặc nhập khẩu theo quy định.
• Thử nghiệm theo tiêu chuẩn áp dụng (TCVN, QCVN, ISO…) để đánh giá chất lượng, an toàn, tính hợp quy.

Bước 4: Đánh giá kết quả thử nghiệm

• So sánh kết quả thử nghiệm với các tiêu chuẩn quy định.
• Nếu sản phẩm đạt, bước tiếp theo là cấp chứng nhận; nếu chưa đạt, doanh nghiệp cần khắc phục và thử nghiệm lại.

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận hợp quy

• Cơ quan chứng nhận cấp giấy chứng nhận hợp quy cho sản phẩm đạt tiêu chuẩn.
• Giấy chứng nhận có hiệu lực theo quy định (thường 3–5 năm, tùy sản phẩm).

Bước 6: Giám sát sau cấp chứng nhận

• Cơ quan chứng nhận có thể thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc lấy mẫu kiểm tra để đảm bảo sản phẩm luôn duy trì chất lượng và tuân thủ hợp quy.

Lưu ý quan trọng khi chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy cho sản phẩm, hàng hóa​

Lưu ý khi thực hiện chứng nhận hợp quy​

• Xác định đúng danh mục sản phẩm bắt buộc hợp quy: Chỉ những sản phẩm nằm trong danh mục bắt buộc theo QCVN, TCVN, Thông tư 28/2012/TT-BKHCN và các văn bản sửa đổi, bổ sung mới phải thực hiện chứng nhận. Việc xác định sai nhóm sản phẩm sẽ gây lãng phí chi phí và thời gian.
• Lựa chọn tiêu chuẩn áp dụng phù hợp: Sản phẩm phải được thử nghiệm theo tiêu chuẩn quốc gia (TCVN, QCVN) hoặc tiêu chuẩn quốc tế được công nhận. Chọn sai tiêu chuẩn có thể dẫn đến sản phẩm không đạt hợp quy dù chất lượng thực tế tốt.
• Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật đầy đủ: Hồ sơ bao gồm bản vẽ, thông số kỹ thuật, quy trình sản xuất, kết quả thử nghiệm nội bộ (nếu có). Hồ sơ thiếu hoặc không chính xác sẽ kéo dài thời gian chứng nhận.
• Lấy mẫu và thử nghiệm chính xác: Mẫu thử phải đại diện cho sản phẩm thực tế, được lấy đúng phương pháp và gửi đến phòng thử nghiệm được công nhận.
• Tuân thủ thời hạn và hiệu lực chứng nhận: Giấy chứng nhận hợp quy có thời hạn cụ thể (thường 3–5 năm). Doanh nghiệp cần theo dõi để thực hiện cấp lại hoặc giám sát định kỳ.

Lưu ý khi thực hiện công bố hợp quy​

• Chỉ thực hiện công bố hợp quy cho sản phẩm bắt buộc và đã đạt chứng nhận: Doanh nghiệp không được tự ý công bố hợp quy cho sản phẩm chưa được chứng nhận hoặc sản phẩm không thuộc danh mục bắt buộc, tránh vi phạm pháp luật.
• Nội dung công bố phải chính xác và đầy đủ: Bao gồm tên, địa chỉ tổ chức công bố, tên sản phẩm, tiêu chuẩn áp dụng, kết quả thử nghiệm, thông tin chứng nhận hợp quy (nếu có).
• Lưu trữ hồ sơ công bố: Hồ sơ công bố phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm để phục vụ kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước.
• Cập nhật khi có thay đổi sản phẩm: Nếu sản phẩm thay đổi thiết kế, vật liệu, công nghệ sản xuất hoặc tiêu chuẩn áp dụng, cần thực hiện lại công bố hợp quy mới.
• Tuân thủ trách nhiệm pháp lý: Tổ chức, cá nhân công bố chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của thông tin.

Chi phí và thời gian thực hiện chứng nhận hợp quy​

Hạng mục	Chi phí tham khảo (VNĐ)	Thời gian thực hiện	Ghi chú
Tiếp nhận hồ sơ & đánh giá tài liệu	1.000.000 - 5.000.000	3 - 7 ngày làm việc	Đánh giá bản vẽ, thông số kỹ thuật, kết quả thử nghiệm nội bộ
Thử nghiệm mẫu sản phẩm	5.000.000 - 30.000.000/mẫu	7 - 30 ngày	Chi phí phụ thuộc loại sản phẩm, số lượng mẫu và tiêu chuẩn áp dụng
Đánh giá tại cơ sở sản xuất (nếu có)	3.000.000 - 10.000.000/lần	1 - 3 ngày/đợt kiểm tra	Áp dụng cho sản phẩm yêu cầu kiểm tra năng lực sản xuất thực tế
Cấp giấy chứng nhận	2.000.000 - 5.000.000	3 - 5 ngày sau khi thử nghiệm đạt	Bao gồm phí giấy, tem, nhãn và lệ phí hành chính
Tổng chi phí và thời gian	10.000.000 - 50.000.000	2 - 6 tuần (sản phẩm thông thường)	Sản phẩm đặc thù hoặc phức tạp có thể kéo dài 2 - 3 tháng

Đơn vị nào thực hiện chứng nhận hợp quy uy tín?​

OPACONTROL là một trong những đơn vị chứng nhận hợp quy uy tín hàng đầu tại Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ chứng nhận và kiểm định chất lượng sản phẩm, đặc biệt trong lĩnh vực vật liệu xây dựng. Được thành lập từ năm 2011, OPACONTROL đã được Bộ Xây dựng cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chứng nhận sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng và công nhận năng lực phòng thí nghiệm chuyên ngành. Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng nhận hợp quy cho nhiều loại sản phẩm như tấm tường bê tông, cửa gỗ, sơn và hàm lượng chì trong sơn, keo dán gạch, keo dán gỗ và các hóa chất xây dựng khác. Quy trình chứng nhận tại OPACONTROL được thực hiện chuyên nghiệp, bao gồm đăng ký chứng nhận, đánh giá hồ sơ kỹ thuật, lấy mẫu và thử nghiệm tại phòng thí nghiệm, đánh giá kết quả, cấp giấy chứng nhận và giám sát sau chứng nhận. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, quy trình minh bạch và dịch vụ khách hàng tận tâm, OPACONTROL là lựa chọn đáng tin cậy cho các doanh nghiệp muốn đảm bảo sản phẩm đạt hợp quy và uy tín trên thị trường.
Việc chứng nhận và công bố hợp quy không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm, nâng cao uy tín và tránh rủi ro pháp lý. Để thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý tám điểm quan trọng: xác định đúng sản phẩm thuộc danh mục bắt buộc, lựa chọn tiêu chuẩn áp dụng phù hợp, chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật đầy đủ, lấy mẫu và thử nghiệm chính xác, tuân thủ thời hạn chứng nhận, chỉ công bố sản phẩm đã đạt chứng nhận, lưu trữ hồ sơ công bố và cập nhật khi sản phẩm thay đổi. Khi thực hiện đúng các lưu ý này, doanh nghiệp sẽ chứng nhận và công bố hợp quy một cách chuẩn xác, minh bạch, tiết kiệm thời gian và củng cố niềm tin với khách hàng cũng như cơ quan quản lý.