Mr.sâu
Member
- Bài viết
- 33
- Reaction score
- 7
Chắc chắn các bạn biết làm việc trong ngành Xuất nhập khẩu dù ở vị trí nào cũng là làm Nhân viên văn phòng. Tuy mức độ xử lý giấy tờ, chứng từ có khác nhau nhưng các kỹ năng tin học văn phòng tốt là yêu cầu bắt buộc để làm việc hiệu quả.
Bên cạnh trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng ngoại ngữ thì rất không may việc sử dụng tốt máy tính và các phần mềm hỗ trợ công việc lại bị các bạn xem nhẹ hoặc chưa hiểu được mức độ cần thiết của chúng. Hãy cùng điểm qua những kỹ năng phải biết và lý do phải thành thạo các kỹ năng đó trước khi vào nghề nhé:
1, Ứng dụng tin học văn phòng
Chú ý luôn học cách sử dụng phiên bản Microsoft Office mới nhất (hiện tại là MS office 2016) với 03 ứng dụng chính: Word, Excel, Outlook.
Về Word, Excel
Thực ra khi đi làm các bạn sẽ rất ít dùng Word mà chủ yếu sử dụng Excel trong công việc lập danh sách các đối tác và hàng hóa, theo dõi giá trị xuất nhập khẩu từng thị trường, báo cáo tiến độ công việc... Đặc biệt Excel rất thuận tiện trong việc soạn thảo bộ chứng từ (Invoice, Packing List..) vì nó có khả năng link các ô thông tin giữa nhiều sheet với nhau giúp cho việc in ấn vô cùng dễ dàng và nhanh chóng.
Bạn có thể mất đến 1 ngày để chuẩn bị xong 1 bộ chứng từ với các thông tin chi tiết, tuy nhiên tiến độ công việc chỉ cho bạn 30 phút để hoàn thành. Nếu trong ngày đầu đi làm bạn còn lúng túng trong việc fomat chứng từ thì khả năng cao là bạn chỉ thử việc hết 2 tháng rồi thôi.
Về Outlook
Ứng dụng mạnh mẽ nhất trong việc xử lý email này sẽ vô cùng cần thiết đối với công việc giao dịch của bạn. Nếu là 1 Nhân viên Sales Xuất khẩu hoặc Purchasing Nhập khẩu bận rộn, bạn có thể phải xử lý đến 100 hoặc 200 email trong 1 ngày với các đối tác ở nhiều nước, nhiều mặt hàng, nhiều thương vụ với các diễn biến phức tạp khác nhau.
Nếu không thành thạo trong việc sử dụng Outlook bạn sẽ không bao giờ trở thành 1 Nhân viên Xuất nhập khẩu thành thạo vì có thể phải mất 1 tuần để bạn xử lý số email đáng lẽ phải giải quyết trong 1 ngày kia.
Về các phần mềm hỗ trợ
- Ứng dụng chuyển đổi định dạng file (PDF converter... )
- Ứng dụng chỉnh sử ảnh (Paint, Photoshop... ) sử dụng trong việc xử lý chứng từ.
2. Các thiết bị văn phòng
Trong công việc thực tế, nếu bạn có thể giao tiếp thành thạo bằng tiếng Anh với đối tác nhưng khi cần lại không thể in ra 1 báo cáo và làm chậm tiến độ ký kết hợp đồng thì thật đáng tiếc. Sau khi đã có kiến thức chuyên môn và ngoại ngữ tốt, hãy học cách sử dụng mọi thiết bị văn phòng ngay.
Máy in/ máy fax, máy scan
Bạn cần học cách thiết lập kết nối các máy tính qua mạng, tự cài đặt và kết nối các thiết bị khi cần thiết. Nếu những ngày làm việc đầu tiên bạn có thể làm việc hoàn toàn chủ động mà không phiền đến những nhân viên khác thì sẽ là 1 ấn tượng mạnh đối với cả sếp và đồng nghiệp.
Cẩn thận hơn, bạn hãy học cách xử lý lỗi phát sinh cơ bản khi sử dụng các thiết bị trên như: kẹt giấy, đầy bộ nhớ, mất kết nối...
Máy tính
Bạn tưởng rằng mình sẽ làm việc thành thạo với máy tính cá nhân khi ngày nào cũng đã sử dụng chúng nhiều năm nay. Tuy nhiên khi đi làm thực tế, những hiều biết đó không giúp đỡ được đáng kể trong công việc.
Cũng vẫn những thao tác đóng mở trình duyệt, cài đặt hoặc gỡ bỏ phần mềm... nhưng khi đi làm số lượng file phải đóng mở, số lượng trang web phải duyệt đều gấp cả vài chục lần bình thường. Bạn lại sẽ mất 1 tuần để giải quyết số lượng công việc đáng lẽ trong 1 ngày phải xong.
3. Việc cần làm ngay
Những gì mình vừa trình bày với các bạn phía trên, nghe có vẻ rất dễ dàng thực hiện nhưng lại là việc rất mất thời gian. Các bạn nên biết chúng ta không chỉ cần biết làm mà phải làm được thành thạo, và để thành thạo thì các kỹ năng cần được thực hành trong thời gian dài và liên tục. Vì vậy hãy bắt đầu ngay hôm nay với các công việc sau:
1. Sử dụng phím tắt mọi thao tác trên máy tính.
Ctrl + Shift + Esc: mở Task Manager của Windows 10
Windows + R: mở hộp thoại Run
Shift + Delete: xóa vĩnh viễn một file nào đó, không bỏ vào Recycle Bin
2. Cài đặt MS office 2016 (bản đầy đủ, có đăng ký hoặc bẻ khóa)
3. Cài đặt email vào Outlook và bắt đầu sử dụng Outlook ngay
4. Làm quen với việc in ấn, fomat bản in
5. Tự soạn thảo nhiều văn bản, chứng từ.
Sử dụng phím tắt các thao tác trong quá trình soạn thảo.
Nếu chưa tìm được 1 môi trường thực tập tốt cho những kỹ năng trên thì ít nhất bạn có thể tự thao tác ở nhà để nhớ và sử dụng tốt các phím tắt, ít nhất bạn sẽ đáp ứng được 70% yêu cầu cho ngày thử việc đầu tiên.
Nguồn: internet
Bên cạnh trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng ngoại ngữ thì rất không may việc sử dụng tốt máy tính và các phần mềm hỗ trợ công việc lại bị các bạn xem nhẹ hoặc chưa hiểu được mức độ cần thiết của chúng. Hãy cùng điểm qua những kỹ năng phải biết và lý do phải thành thạo các kỹ năng đó trước khi vào nghề nhé:
1, Ứng dụng tin học văn phòng
Chú ý luôn học cách sử dụng phiên bản Microsoft Office mới nhất (hiện tại là MS office 2016) với 03 ứng dụng chính: Word, Excel, Outlook.
Về Word, Excel
Thực ra khi đi làm các bạn sẽ rất ít dùng Word mà chủ yếu sử dụng Excel trong công việc lập danh sách các đối tác và hàng hóa, theo dõi giá trị xuất nhập khẩu từng thị trường, báo cáo tiến độ công việc... Đặc biệt Excel rất thuận tiện trong việc soạn thảo bộ chứng từ (Invoice, Packing List..) vì nó có khả năng link các ô thông tin giữa nhiều sheet với nhau giúp cho việc in ấn vô cùng dễ dàng và nhanh chóng.
Bạn có thể mất đến 1 ngày để chuẩn bị xong 1 bộ chứng từ với các thông tin chi tiết, tuy nhiên tiến độ công việc chỉ cho bạn 30 phút để hoàn thành. Nếu trong ngày đầu đi làm bạn còn lúng túng trong việc fomat chứng từ thì khả năng cao là bạn chỉ thử việc hết 2 tháng rồi thôi.
Về Outlook
Ứng dụng mạnh mẽ nhất trong việc xử lý email này sẽ vô cùng cần thiết đối với công việc giao dịch của bạn. Nếu là 1 Nhân viên Sales Xuất khẩu hoặc Purchasing Nhập khẩu bận rộn, bạn có thể phải xử lý đến 100 hoặc 200 email trong 1 ngày với các đối tác ở nhiều nước, nhiều mặt hàng, nhiều thương vụ với các diễn biến phức tạp khác nhau.
Nếu không thành thạo trong việc sử dụng Outlook bạn sẽ không bao giờ trở thành 1 Nhân viên Xuất nhập khẩu thành thạo vì có thể phải mất 1 tuần để bạn xử lý số email đáng lẽ phải giải quyết trong 1 ngày kia.
Về các phần mềm hỗ trợ
- Ứng dụng chuyển đổi định dạng file (PDF converter... )
- Ứng dụng chỉnh sử ảnh (Paint, Photoshop... ) sử dụng trong việc xử lý chứng từ.
2. Các thiết bị văn phòng
Trong công việc thực tế, nếu bạn có thể giao tiếp thành thạo bằng tiếng Anh với đối tác nhưng khi cần lại không thể in ra 1 báo cáo và làm chậm tiến độ ký kết hợp đồng thì thật đáng tiếc. Sau khi đã có kiến thức chuyên môn và ngoại ngữ tốt, hãy học cách sử dụng mọi thiết bị văn phòng ngay.
Máy in/ máy fax, máy scan
Bạn cần học cách thiết lập kết nối các máy tính qua mạng, tự cài đặt và kết nối các thiết bị khi cần thiết. Nếu những ngày làm việc đầu tiên bạn có thể làm việc hoàn toàn chủ động mà không phiền đến những nhân viên khác thì sẽ là 1 ấn tượng mạnh đối với cả sếp và đồng nghiệp.
Cẩn thận hơn, bạn hãy học cách xử lý lỗi phát sinh cơ bản khi sử dụng các thiết bị trên như: kẹt giấy, đầy bộ nhớ, mất kết nối...
Máy tính
Bạn tưởng rằng mình sẽ làm việc thành thạo với máy tính cá nhân khi ngày nào cũng đã sử dụng chúng nhiều năm nay. Tuy nhiên khi đi làm thực tế, những hiều biết đó không giúp đỡ được đáng kể trong công việc.
Cũng vẫn những thao tác đóng mở trình duyệt, cài đặt hoặc gỡ bỏ phần mềm... nhưng khi đi làm số lượng file phải đóng mở, số lượng trang web phải duyệt đều gấp cả vài chục lần bình thường. Bạn lại sẽ mất 1 tuần để giải quyết số lượng công việc đáng lẽ trong 1 ngày phải xong.
3. Việc cần làm ngay
Những gì mình vừa trình bày với các bạn phía trên, nghe có vẻ rất dễ dàng thực hiện nhưng lại là việc rất mất thời gian. Các bạn nên biết chúng ta không chỉ cần biết làm mà phải làm được thành thạo, và để thành thạo thì các kỹ năng cần được thực hành trong thời gian dài và liên tục. Vì vậy hãy bắt đầu ngay hôm nay với các công việc sau:
1. Sử dụng phím tắt mọi thao tác trên máy tính.
Ctrl + Shift + Esc: mở Task Manager của Windows 10
Windows + R: mở hộp thoại Run
Shift + Delete: xóa vĩnh viễn một file nào đó, không bỏ vào Recycle Bin
2. Cài đặt MS office 2016 (bản đầy đủ, có đăng ký hoặc bẻ khóa)
3. Cài đặt email vào Outlook và bắt đầu sử dụng Outlook ngay
4. Làm quen với việc in ấn, fomat bản in
5. Tự soạn thảo nhiều văn bản, chứng từ.
Sử dụng phím tắt các thao tác trong quá trình soạn thảo.
Nếu chưa tìm được 1 môi trường thực tập tốt cho những kỹ năng trên thì ít nhất bạn có thể tự thao tác ở nhà để nhớ và sử dụng tốt các phím tắt, ít nhất bạn sẽ đáp ứng được 70% yêu cầu cho ngày thử việc đầu tiên.
Nguồn: internet
