>>>> Xem thêm: Nên học khai báo hải quan ở đâu
I. Tổng quan về phân luồng tờ khai trong hệ thống VNACCS/VCIS
Hệ thống hải quan điện tử VNACCS phân loại tờ khai thành 3 luồng dựa trên mức độ rủi ro của lô hàng:
Loại luồng | Mức độ kiểm tra | Yêu cầu bổ sung | Thời gian xử lý trung bình |
|---|---|---|---|
Luồng xanh | Không kiểm tra hồ sơ, không kiểm tra hàng hóa | Không yêu cầu nộp hồ sơ giấy | Thông quan ngay sau khi đăng ký tờ khai |
Luồng vàng | Kiểm tra hồ sơ giấy tờ kèm tờ khai | Doanh nghiệp phải nộp chứng từ liên quan (Invoice, Packing List, C/O, hợp đồng,…) | 0,5 – 1 ngày làm việc (tùy hồ sơ) |
Luồng đỏ | Kiểm tra hồ sơ + thực tế hàng hóa | Doanh nghiệp nộp hồ sơ và bố trí kiểm hóa cùng Hải quan | 1 – 3 ngày làm việc (tùy tình hình thực tế) |
Cơ sở phân luồng gồm:
- Lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp (doanh nghiệp mới → thường dễ bị vàng/đỏ).
- Mặt hàng và mức độ rủi ro thuế (thuế suất cao, chính sách quản lý chuyên ngành, v.v.).
- Chỉ số cảnh báo rủi ro từ hệ thống VNACCS.
- Tình trạng C/O, trị giá khai báo, mã HS có “nhạy cảm” hay không.
Vì vậy, việc bị luồng vàng, luồng đỏ không phải luôn là rủi ro nghiêm trọng, nhưng doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xử lý để tránh chậm thông quan và phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi.II. Cách xử lý khi tờ khai bị luồng vàng
1. Kiểm tra ngay thông tin tờ khai và hồ sơ đính kèm
Ngay khi tờ khai hiện trạng thái luồng vàng, nhân viên XNK cần rà soát nhanh:
- Mã HS đã khai có phù hợp với chứng từ không?
- Trị giá khai báo có logic với Invoice, hợp đồng, điều kiện giao hàng (Incoterms)?
- Các chứng từ C/O, giấy phép (nếu có) đã đính kèm đầy đủ chưa?
Nếu có sai sót nhỏ (ví dụ nhầm mô tả hàng, thiếu giấy phép), có thể hủy tờ khai và khai lại để tránh bị nghi ngờ gian lận → giúp rút ngắn thời gian xử lý.2. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bản scan + bản giấy đầy đủ
Theo quy định, luồng vàng yêu cầu kiểm tra hồ sơ giấy, nên DN cần chuẩn bị ngay:
- Tờ khai hải quan điện tử (In từ hệ thống).
- Hợp đồng ngoại thương.
- Hóa đơn thương mại (Invoice).
- Phiếu đóng gói (Packing List).
- Vận đơn (Bill of Lading / AWB).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu xin ưu đãi thuế.
- Giấy phép chuyên ngành (nếu có).
- Catalogue, hình ảnh hàng hóa (nếu mặt hàng dễ bị nghi ngờ trị giá/mã HS).
Khi nộp hồ sơ, nên scan gọn thành 1 file PDF đúng thứ tự để đính lên hệ thống eCustoms → tránh yêu cầu bổ sung.3. Phản hồi nhanh yêu cầu kiểm tra hồ sơ từ công chức hải quan
Sau khi nộp hồ sơ, công chức hải quan sẽ kiểm tra:
- Tính thống nhất giữa Invoice – PL – Tờ khai – C/O.
- Mô tả hàng hóa có trùng khớp với mã HS khai báo.
- Có dấu hiệu khai sai trị giá để trốn thuế không.
- Có thiếu giấy tờ chuyên ngành hoặc C/O lỗi hình thức không.
Mẹo thực tế: Chủ động liên hệ số điện thoại công chức được phân công xử lý để hỏi tình trạng → thường giúp đẩy nhanh tiến độ kiểm tra hơn là chờ phản hồi trên hệ thống.4. Kinh nghiệm xử lý nhanh luồng vàng
Tình huống | Cách xử lý khuyến nghị |
|---|---|
Hồ sơ đầy đủ, hợp lý | Gọi điện trực tiếp cán bộ, đề nghị ưu tiên kiểm tra để kịp lịch giao hàng |
Thiếu chứng từ nhỏ (ví dụ sai tên form C/O, thiếu 1 trang PL) | Xin bổ sung qua eCustoms, nộp bản giấy ngay trong ngày |
Mã HS có thể tranh cãi | Gửi catalogue, bản phân tích tính năng kỹ thuật để giải trình rõ, tránh kéo dài kiểm tra |
DN mới, chưa có uy tín | Hồ sơ nên chuẩn chỉnh, trình bày gọn gàng → tạo thiện cảm, rút ngắn thời gian |
III. Cách xử lý khi tờ khai bị luồng đỏ
Khác với luồng vàng, luồng đỏ yêu cầu kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa, nên thời gian xử lý sẽ lâu hơn. Tuy nhiên, nếu chuẩn bị tốt, DN vẫn có thể thông quan trong 1–2 ngày.
1. Rà soát hồ sơ chặt chẽ trước khi kiểm hóa
Trước khi làm việc với hải quan kiểm hóa:
- Kiểm tra toàn bộ chứng từ như phần luồng vàng.
- Xác định chính xác lô hàng thực tế có khớp 100% với mô tả tờ khai (tên hàng, số lượng, trọng lượng, bao bì).
- Nếu phát hiện sai lệch nhỏ → chủ động làm công văn xin hủy tờ khai và khai lại trước khi kiểm hóa.
Điều này giúp tránh tình huống “phát hiện tại hiện trường kiểm hóa” dẫn đến biên bản vi phạm, bị ấn định thuế hoặc chuyển hồ sơ điều tra.2. Đặt lịch kiểm hóa sớm, phối hợp với kho/bãi
Sau khi tờ khai chuyển luồng đỏ, DN cần:
- Liên hệ Chi cục HQ để đặt lịch kiểm hóa (thường theo khung giờ).
- Phối hợp với kho/bãi bố trí nhân lực mở container, sắp xếp pallet thuận tiện.
- In sẵn tờ khai, sơ đồ hàng hóa để hỗ trợ cán bộ kiểm hóa tìm vị trí kiểm nhanh.
Thực tế, nếu DN chủ động sắp xếp trước, thời gian kiểm hóa có thể rút xuống chỉ 1–2 giờ, thay vì mất cả buổi.3. Tham gia kiểm hóa và ghi nhận biên bản
Khi kiểm hóa:
- Đại diện DN nên có người hiểu rõ hàng hóa, có thể giải trình kỹ thuật.
- Ghi nhận chính xác nội dung biên bản kiểm hóa → nếu có điểm không phù hợp phải ý kiến ngay.
- Nếu phát hiện nhầm lẫn, có thể xin điều chỉnh nhẹ tại chỗ (nếu không ảnh hưởng trị giá/mã HS).
4. Kinh nghiệm thực tế rút ngắn thời gian luồng đỏ
Vấn đề thường gặp | Giải pháp thực tế |
|---|---|
Container xếp lộn xộn, không biết vị trí hàng kiểm | Chuẩn bị sơ đồ xếp hàng, ghi chú vị trí dễ tìm |
Không có người kỹ thuật đi kiểm hóa | Cử nhân viên hiểu hàng, có catalogue, ảnh minh họa |
Lô hàng có nhiều mặt hàng nhỏ | Phân loại, dán nhãn rõ ràng, trình bày gọn để cán bộ dễ kiểm |
Sai lệch nhỏ giữa thực tế và khai báo | Giải trình tại chỗ, xin điều chỉnh nhẹ (nếu được), tránh bị lập biên bản phạt |
IV. Các lỗi thường khiến tờ khai bị chuyển luồng vàng/đỏ
Nhóm lỗi | Nội dung cụ thể |
|---|---|
Mã HS | Khai mã HS không khớp mô tả → nghi ngờ gian lận thuế |
Trị giá | Khai thấp bất thường so với giá tham chiếu → bị cảnh báo rủi ro |
C/O | Lỗi hình thức, khai không đúng số tham chiếu → không đủ điều kiện ưu đãi |
Giấy phép chuyên ngành | Hàng thuộc diện kiểm tra nhưng thiếu giấy phép, giấy kiểm định, v.v. |
Doanh nghiệp | Mới thành lập, chưa có lịch sử tuân thủ → bị phân luồng kiểm tra ngẫu nhiên |
V. Checklist “Thông quan nhanh” khi gặp luồng vàng/đỏ
Hạng mục | Thực hiện |
|---|---|
Rà soát toàn bộ tờ khai & chứng từ trước khi nộp | ☐ |
Chuẩn bị hồ sơ bản scan rõ ràng, đúng thứ tự | ☐ |
Liên hệ trực tiếp cán bộ xử lý tờ khai để theo dõi tiến độ | ☐ |
Bố trí nhân sự & kho bãi sẵn sàng cho kiểm hóa | ☐ |
Có sẵn người kỹ thuật hiểu hàng để giải trình | ☐ |
Chuẩn bị catalogue, ảnh, tài liệu kỹ thuật nếu cần | ☐ |
Ghi nhận biên bản kiểm hóa chính xác, xử lý sai lệch kịp thời | ☐ |
VI. Kinh nghiệm “vàng” từ doanh nghiệp thực tế
- Xây dựng uy tín doanh nghiệp: DN khai báo trung thực, ít bị xử phạt sẽ được hệ thống tự động ưu tiên luồng xanh theo thời gian.
- Đầu tư nhân sự XNK am hiểu mã HS và chính sách thuế → giảm đáng kể nguy cơ chuyển luồng.
- Kết nối tốt với cán bộ HQ tại chi cục thường làm (theo đúng quy định, minh bạch) → dễ trao đổi nhanh khi có sự cố.
- Lưu giữ hồ sơ và biên bản kiểm hóa đầy đủ → rất quan trọng khi quyết toán hải quan hoặc kiểm tra sau thông quan.
Khi tờ khai bị luồng vàng hoặc luồng đỏ, điều quan trọng nhất không phải là né tránh, mà là xử lý nhanh – chuẩn bị tốt – giao tiếp hiệu quả với hải quan.
Doanh nghiệp có quy trình chuẩn, hồ sơ rõ ràng và nhân sự có năng lực có thể rút ngắn đáng kể thời gian thông quan, giảm chi phí lưu container, lưu bãi, tránh rủi ro bị xử phạt.
Tham khảo thêm nhiều bài viết bổ ích tại diễn đàn xuất nhập khẩu nhé
>>>>>> Có thể bạn quan tâm:
Doanh nghiệp có quy trình chuẩn, hồ sơ rõ ràng và nhân sự có năng lực có thể rút ngắn đáng kể thời gian thông quan, giảm chi phí lưu container, lưu bãi, tránh rủi ro bị xử phạt.
Tham khảo thêm nhiều bài viết bổ ích tại diễn đàn xuất nhập khẩu nhé
>>>>>> Có thể bạn quan tâm:
Bài viết liên quan
Được quan tâm
Bài viết mới
