Chia sẻ Hướng Dẫn Chi Tiết Rà Soát & Xác Thực Tài Khoản VNACCS/VCIS Từ Ngày 25/09

[Nguyễn Hoài]

Hệ thống VNACCS/VCIS (Vietnam Customs Automated Cargo and Port Consolidated System) là trái tim vận hành mọi giao dịch xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.​

Nhằm tăng cường an ninh mạng, phòng chống hiện tượng mượn chữ ký số, gian lận thương mại và làm sạch dữ liệu người dùng trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hải quan chính thức siết chặt và yêu cầu xác thực, đồng bộ hóa 100% tài khoản VNACCS/VCIS kể từ ngày 25/09.

Bài viết cung cấp cẩm nang chi tiết từ nguyên lý, điều kiện chuẩn bị, quy trình tác nghiệp 5 bước trên hệ thống cho đến cách xử lý toàn bộ các lỗi phát sinh trong thực tế.

>>>> Xem thêm: Nên học khai báo hải quan ở đâu​

I. Bối Cảnh Và Lý Do Cơ Quan Hải Quan Bắt Buộc Xác Thực Tài Khoản Từ 25/09​

Cơ chế xác thực tài khoản nghiêm ngặt từ ngày 25/09 xuất phát từ những thực trạng quản lý dữ liệu xuất nhập khẩu trong nhiều năm qua:

1. Tình trạng mượn và dùng chung Chữ ký số (CKS) không chính chủ

Nhiều doanh nghiệp chủ hàng có thói quen giao hoàn toàn USB Token Chữ ký số của công ty cho các cá nhân làm dịch vụ tự do hoặc đại lý hải quan không chính thức để tự do truyền tờ khai. Thói quen này tạo ra kẽ hở lớn về trách nhiệm pháp lý khi xảy ra vi phạm về mã HS, trị giá tính thuế hoặc gian lận xuất xứ.

2. Sự bất đồng bộ giữa thông tin đăng ký và dữ liệu thực tế

Khi doanh nghiệp thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi Căn cước công dân (CCCD 12 số thay cho CMND 9 số cũ), hoặc chuyển đổi nhà cung cấp Chữ ký số (Viettel, VNPT, FPT, BKAV, CA2...), dữ liệu trên hệ thống VNACCS thường không được cập nhật kịp thời. Sự chênh lệch này khiến hệ thống không thể đối soát danh tính người ký số thực tế.

3. Tối ưu hóa hạ tầng dữ liệu hải quan số

Đợt rà soát từ 25/09 thanh lọc các tài khoản "rác", các User ID đã ngưng hoạt động từ lâu nhưng vẫn tồn tại trên hệ thống, giảm tải cho đường truyền dữ liệu tập trung của cơ quan hải quan.​

II. Chuẩn Bị Hồ Sơ Và Thiết Bị Trước Khi Thực Hiện Xác Thực​

Để quá trình rà soát diễn ra suôn sẻ, không bị ngắt kết nối hoặc treo tài khoản khi đang truyền tờ khai dở dang, bộ phận chứng từ/khai báo hải quan cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện sau:

1. Thiết bị và phần mềm kết nối:​

• Hệ điều hành máy tính: Windows 10 trở lên.​
• Trình duyệt web: Google Chrome, Microsoft Edge hoặc Cốc Cốc đã cập nhật phiên bản mới nhất.​
• Phần mềm ký số: đã cài đặt tiện ích ký số (SignPlugin/Java Custom Plugin) tương thích với Cổng thông tin Hải quan.​
• Phần mềm khai báo hải quan: ECUS5-VNACCS (của Công ty Thái Sơn) hoặc các phần mềm hải quan chuyên dụng khác đã được cấp phép.​

2. Thông tin và chứng từ định danh:​

• USB Token Chữ ký số: thiết bị CKS còn hạn sử dụng, đang cắm trực tiếp vào máy tính và đã cài đủ driver token.​
• Mã số thuế (MST) và mật khẩu đăng nhập Cổng thông tin hải quan: tài khoản dùng để đăng ký CKS.​
• Thông tin tài khoản VNACCS hiện tại gồm 4 chỉ tiêu bắt buộc:
  • User ID: mã người sử dụng (thường có dạng 01 + Mã số thuế đối với doanh nghiệp thông thường).​
  • Password: mật khẩu truy cập hệ thống VNACCS.​
  • Terminal ID: mã thiết bị đầu cuối.​
  • Terminal Access Key: mã truy cập thiết bị đầu cuối.​
• Thông tin CCCD/Hộ chiếu: bản chụp 2 mặt CCCD gắn chip của người đại diện pháp luật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp​

III. Quy Trình 5 Bước Xác Thực Tài Khoản VNACCS Chuẩn Kỹ Thuật​

Dưới đây là hướng dẫn từng bước tác nghiệp trực tiếp trên giao diện Cổng thông tin điện tử của cơ quan hải quan:

Bước 1: Đăng nhập Cổng thông tin điện tử Hải quan​

• Cắm USB Token Chữ ký số của doanh nghiệp vào máy tính.​
• Truy cập địa chỉ chính thức của cơ quan hải quan tại phân hệ đăng ký chữ ký số.​
• Nhập Mã số thuế và mật khẩu tài khoản đăng ký CKS.​
• Hệ thống hiển thị hộp thoại chọn Chữ ký số → chọn đúng chứng thư số của doanh nghiệp và nhập mã PIN của USB Token.​

Bước 2: Cập nhật thông tin Chữ ký số chung của Doanh nghiệp​

• Tại giao diện quản trị, chọn menu Đăng ký doanh nghiệp sử dụng Chữ ký số → Thay đổi thông tin đăng ký.​
• Bấm nút Đọc CKS để hệ thống tự động trích xuất chuỗi Seri chứng thư số, tên nhà cung cấp (CA), ngày hiệu lực và ngày hết hạn.​
• Nhập ngày bắt đầu hiệu lực và ngày hết hạn đúng theo thông tin trên USB Token.​
• Nhập tên người đại diện pháp luật, số CCCD, email và số điện thoại liên hệ.​
• Bấm Lưu thông tin và ký số xác nhận gửi đi.​

Bước 3: Rà soát và hủy bỏ các User ID không còn sử dụng​

• Chuyển sang menu Hệ thống VNACCS/VCIS → chọn Đăng ký mới/Sửa thông tin tài khoản.​
• Chọn mục Xem danh sách tài khoản/User ID.​
• Hệ thống liệt kê toàn bộ danh sách User ID đang đăng ký dưới Mã số thuế của doanh nghiệp.​
• Đối với các User ID tạo cho nhân viên cũ đã nghỉ việc hoặc các máy tính hư hỏng không còn dùng: chọn User ID đó → bấm Hủy (Delete).​
• Để lại đúng số lượng User ID đang thực tế sử dụng (mỗi máy tính truyền tờ khai nên dùng 1 User ID riêng biệt).​

Bước 4: Đăng ký liên kết Chữ ký số với Tài khoản VNACCS​

• Vào menu Hệ thống VNACCS/VCIS → chọn Đăng ký CKS cho tài khoản VNACCS.​
• Chọn tab Thay đổi CKS cho tài khoản VNACCS.​
• Tích chọn User ID cần gắn Chữ ký số.​
• Bấm Đọc CKS để hệ thống nạp thông tin Chữ ký số mới nhất vào khung đăng ký.​
• Nhập chính xác các thông tin: Terminal ID, Terminal Access Key, mật khẩu của User ID.​
• Bấm Ghi lại → chọn Gửi thông tin.​

Bước 5: Chờ thời gian đồng bộ và đối soát trên phần mềm ECUS​

• Dữ liệu sau khi đăng ký thành công cần thời gian đồng bộ trên hệ thống tập trung từ 12 đến 24 giờ trước khi thực hiện truyền tờ khai mới.​
• Mở phần mềm ECUS → vào menu Hệ thống → Thông tin doanh nghiệp để cập nhật lại User ID, Password, Terminal ID, Access Key vừa xác thực.​

IV. Bảng Tổng Hợp Lỗi Thường Gặp Và Cách Xử Lý Chi Tiết (Troubleshooting)​

Mã lỗi / Hiện tượng​	Nguyên nhân gây ra​	Cách xử lý chi tiết​
"Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Hải quan"​	Doanh nghiệp mới gia hạn CKS với nhà mạng nhưng chưa cập nhật lên Cổng Hải quan.​	Thực hiện Đăng ký CKS chung trước, chờ 2 - 4 tiếng để hệ thống ghi nhận rồi mới Đăng ký cho VNACCS.​
Lỗi 100: "User ID hoặc Mật khẩu VNACCS không chính xác"​	Nhập sai mật khẩu của User ID.​	Chọn mục Cấp lại mật khẩu cho User ID trên web, nhập mã Access Key để reset mật khẩu về dạng mặc định (12345678), sau đó đổi lại mật khẩu mới.​
"Ngoại lệ xảy ra khi kết nối ứng dụng ký số (SignPlugin)"​	Trình duyệt chặn phần mềm ký số hoặc máy tính thiếu Java.​	Tạm tắt phần mềm diệt virus, tải lại bản cài đặt tiện ích ký số mới nhất từ trang web Hải quan, chạy file dưới quyền Administrator.​
Truyền tờ khai báo lỗi "Tài khoản đang bị khóa"​	Nhập sai mật khẩu quá 3 lần liên tiếp trên phần mềm ECUS.​	Đợi 30 phút để hệ thống tự mở khóa tạm thời, hoặc liên hệ tổng đài hỗ trợ kỹ thuật CNTT Hải quan (1900 9299).​

V. Những Lưu Ý Quan Trọng Dành Cho Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu & Đại Lý Hải Quan​

Phân biệt giữa Doanh nghiệp chủ hàng và Đại lý Hải quan:​

• Doanh nghiệp chủ hàng tự truyền tờ khai: CKS đăng ký trên VNACCS bắt buộc trùng Mã số thuế với doanh nghiệp đứng tên trên tờ khai.​
• Đại lý Hải quan: đại lý phải dùng User ID và CKS của chính đại lý để truyền, trên tờ khai ghi rõ mã đại lý hải quan.​

Quản lý mật khẩu định kỳ:​

• Mật khẩu truy cập hệ thống VNACCS có thời hạn hiệu lực tối đa 180 ngày. Doanh nghiệp nên chủ động đặt lịch nhắc đổi mật khẩu trước khi hết hạn để tránh gián đoạn khi truyền tờ khai.​

Rà soát và xác thực tài khoản VNACCS/VCIS từ ngày 25/09 là bước làm sạch dữ liệu bắt buộc, gắn trách nhiệm pháp lý của mỗi tờ khai với đúng chủ thể ký số. Doanh nghiệp chủ động chuẩn hóa chữ ký số, dọn các User ID không còn dùng và cập nhật đúng thông tin người đại diện sẽ tránh được tình trạng treo tài khoản ngay giữa kỳ thông quan cao điểm.

Cách an toàn nhất là kiểm tra toàn bộ bốn chỉ tiêu tài khoản và hạn chữ ký số trước ngày 25/09, đồng thời phân định rõ vai trò chủ hàng và đại lý để mỗi lô hàng đều được truyền đi minh bạch, đúng thẩm quyền.
​

Tham khảo thêm nhiều bài viết bổ ích tại diễn đàn xuất nhập khẩu nhé

>>>>>> Có thể bạn quan tâm:

• Khóa học báo cáo quyết toán hải quan ở đâu tốt?
• Học khai báo hải quan ở đâu tốt?
• Học hành chính nhân sự tại Hà Nội ở đâu?
• Khóa học C/O ở đâu tốt