Chia sẻ Phần mềm quản lý nhân viên giao nhận

[Gihugroup]

Trong các cửa hàng, quản lý nhân viên giao hàng là một hoạt động quan trọng, chính vì vậy chủ cửa hàng luôn cần quan tâm và tăng cường hiệu quả của công việc này. Bài viết sau sẽ giúp chủ cửa hàng hiểu rõ hơn về cách quản lý nhân viên giao hàng hiệu quả và thuận tiện chính vì vậy phần mềm quản lý nhân viên giao nhận đã được gihugroup thiết kế và đưa vào ứng dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp .

1. Những vấn đề khi quản lý nhân viên giao hàng​

Nhiều cửa hàng gặp không ít khó khăn trong thao tác quản lý nhân viên giao hàng bởi thời gian làm việc không cố định cũng như vị trí làm việc không ở tại cửa hàng. Cách giao hàng hiệu quả nhất đó chính là quản lý nhân viên giao hàng hiệu quả. Trước đó bạn cần hiểu rõ vấn đề gặp phải khi quản lý nhân viên giao hàng. Sau đây là một số khó khăn của cửa hàng trong việc quản lý nhân viên giao hàng.

1.1 Khó kiểm soát trạng thái giao hàng​

• Không kiểm soát đơn hàng đã giao, chưa giao và không giao được​

Mỗi ngày, số lượng đơn hàng cần giao đều rất nhiều với lượng thông tin lớn. Do đó, chủ cửa hàng sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát chính xác trạng thái của đơn hàng cũng như thông tin chi tiết của từng đơn hàng. Điều này gây ra tình trạng nhân viên mất chủ động trong việc tư vấn và dễ bị trả hàng.

• Khó kiểm soát báo cáo giao hàng​

Khi nhân viên bán hàng báo cáo với chủ cửa hàng, và chủ cửa hàng xem lại báo cáo bán hàng hằng ngày, rất khó để chủ cửa hàng có thể theo dõi và nắm bắt thông tin một cách chính xác. Nó sẽ đưa đến ảnh hưởng xấu đến công tác quản lý và đưa ra quyết định của chủ cửa hàng.

1.2. Sai sót trong hoạt động của nhân viên giao hàng​

Nhân viên giao hàng có thời gian làm việc chủ yếu là ở ngoài, không ở tại cửa hàng. Cuối ngày, nhân viên sẽ báo cáo công việc cũng như nộp tiền lại cho kế toán. Do đó quá trình làm việc của họ rất khó để quản lý vì chủ cửa hàng sẽ không thể theo dõi địa điểm cũng như công việc của nhân viên giao hàng. Điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề, ảnh hưởng đến hoạt động chung của cửa hàng.

• Nhân viên báo cáo sai
• Thu thêm tiền của khách
• Nhân viên giao hàng chậm do chờ đơn, ghép đơn

Phần mềm quản lý nhân viên giao nhận

2. Cách quản lý nhân viên giao hàng​

2.1. Cách quản lý nhân viên giao hàng thuê ngoài (shipper)​

• Ứng tiền nhận hàng​

Đối với các đơn hàng vận chuyển nội thành, cửa hàng nên yêu cầu shipper phải đặt cọc tiền khi nhận hàng. Phương pháp này sẽ đảm bảo công việc được diễn ra hiệu quả hơn nhờ việc nâng cao trách nhiệm của nhân viên cũng như hạn chế tối đa tình trạng shipper không trả tiền cho cửa hàng.

• Thường xuyên kiểm tra công việc giao hàng​

Với nhân viên giao hàng thuê ngoài, chủ cửa hàng cần thường xuyên kiểm tra công việc để đảm bảo tiến độ và sự chính xác trong hoạt động giao hàng. Để theo dõi và quản lý công việc dễ dàng hơn, ứng dụng công nghệ là một cách hiệu quả nhất. Những phần mềm quản lý giao hàng không chỉ có thể tổng hợp đầy đủ thông tin đơn hàng mà còn có thể theo dõi vị trí cùng lộ trình di chuyển của shipper.

Thông qua việc theo dõi có thể đưa ra các cách giao hàng hiệu quả như chuẩn bị sẵn hàng hóa, nguyên vật liệu để giảm thời gian chờ đợi, nâng cao chất lượng dịch vụ, tìm ra những shipper có khả năng.

• Lập bảng, sổ theo dõi giao hàng, thu chi​

Một cách quản lý nhân viên giao hàng hiệu quả khác chính là theo dõi thông tin đơn hàng và thu chi qua bảng. Chủ cửa hàng cần lập bảng và tổng hợp các thông tin về mã vận đơn, tiền hàng, tiền thu hộ cùng phí trẻ shipper. Những dữ liệu này sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát hoạt động giao hàng một cách tốt nhất.

2.2. Cách quản lý nhân viên giao hàng thuộc công ty​

Nếu như công ty bạn có một đội ngũ shipper độc lập thì việc kiểm soát sẽ cần chặt chẽ hơn nữa. Bạn có thể tham khảo một số cách quản lý giao hàng hiệu quả dưới đây.

• Định mức (KPI) cho nhân viên giao hàng​

Để bước đầu quản lý nhân viên giao hàng tại cửa hàng hiệu quả, chủ cửa hàng cần đặt ra KPI cụ thể cho nhân viên. KPI không chỉ giúp nhân viên xác định rõ công việc của mình và hoàn thành tốt nhiệm vụ mà còn hỗ trợ chủ cửa hàng đánh giá hiệu quả nhân viên chính xác, khách quan. Nhờ đó hoạt động giao hàng sẽ diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.

• Xây dựng quy trình báo cáo giao hàng​

Chủ cửa hàng thường sẽ quản lý nhân viên giao hàng thông qua báo cáo hoạt động và tiến độ công việc của họ. Chính vì vậy, xây dựng quy trình báo cáo giao hàng sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin về hoạt động giao hàng của cửa hàng. Quy trình báo cáo giao hàng khoa học cũng là phương pháp hạn chế sai sót của nhân viên, đưa đến tính chính xác cao trong công việc.

Phần mềm quản lý nhân viên giao nhận

Cách quản lý nhân viên giao hàng bằng phần mềm​

• • Phần mềm quản lý shipper có khả năng kết nối với các ứng dụng giao hàng là giải pháp tối ưu cho các cửa hàng hiện nay. Vừa giúp bạn tập trung quản lý tại một nơi duy nhất, tối ưu hóa thời gian, chi phí giao hàng, thuận tiện theo dõi.
  • Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng: Phần mềm quản lý nhân viên giao nhận cho phép chủ cửa hàng xem chi tiết đơn hàng cùng trạng thái của từng đơn hàng. Nhờ đó chủ cửa hàng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian bởi có thể cập nhật trạng thái đơn hàng mà không cần liên hệ với đối tác vận chuyển.
  • Tự động tính phí giao hàng: Hệ thống sẽ giúp tính toán chính xác số tiền nhân viên cần thu hộ hay tổng phí giao hàng trả cho đối tác vận chuyển. Điều này giúp việc thu tiền trở nên đơn giản, dễ dàng hơn cũng như hạn chế tình trạng thất thoát tiền có thể xảy ra.
  • Kết nối được với đơn vị giao hàng bên ngoài: Phần mềm cho phép cửa hàng kết nối với các đơn vị giao hàng bên ngoài. Khi đơn hàng được xử lý và xác định đơn vị vận chuyển, thông tin đơn hàng sẽ nhanh chóng được chuyển đến đơn vị này, tạo ra quy trình giao hàng cực kỳ khoa học.

• Quản lý nhân viên giao hàng là một công việc khó khăn và phức tạp vì tính chất đặc thù của hoạt động giao hàng. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp chủ cửa hàng có được những cách quản lý nhân viên giao hàng tốt và đưa đến hiệu quả cao.