Chia sẻ Phần mềm quản lý vận tải

[Gihugroup]

Phần mềm quản lý vận tải – vận chuyển hay còn được gọi với hai tên gọi là TMS (Transport Management System) và FMS (Fleet Management System). TMS là quản lý vận chuyển còn FMS là quản lý đội xe. Tất cả những định nghĩa này có thể được tích hợp trong app quản lý logistics. Đối với các doanh nghiệp trong ngành vận tải – vận chuyển, xử lý các giấy tờ và đơn hàng có khối lượng vô cùng lớn. Chính vì thế mà việc quản lý vận tải cần chặt chẽ, chính xác. Nhưng với cách quản lý thủ công sẽ không thể hoàn thành toàn diện được khối lượng công việc. Vì vậy mà phần mềm quản lý vận tải ra đời như một giải pháp. Với phần mềm này doanh nghiệp trong ngành vận tải không mất quá nhiều thời gian cho việc quản lý hệ thống. Ngoài ra còn giảm thiểu sai sót hết mức.

Giới thiệu về phần mềm quản lý vận tải​

Ngành logistics đang ngày càng được mở rộng tại Việt Nam. Các doanh nghiệp tham gia ngành này cần đảm bảo một hệ thống từ hậu cần, vận chuyển, bố trí cơ sở vật chất rất lớn. Vì vậy mà làm việc trong ngành này không những cần khối lượng nhân công mà cần một bộ máy quản lý chặt chẽ. Doanh nghiệp không chỉ làm việc với khách hàng mà còn phải với nhà cung ứng, doanh nghiệp thứ ba. Khối lượng giấy tờ và dữ liệu cũng vì vậy mà trở nên khổng lồ. Hơn những thế để cả hệ thống vận hành tốt thì mọi khâu trong quy trình cũng phải được giám sát tỉ mỉ. Tất cả những yếu tố này chính là bánh răng để một cỗ máy lớn có thể hoạt động. Với khối lượng công việc và dữ liệu như thế, công tác quản lý không thể quá phức tạp. Phần mềm quản lý logistics chính là công cụ giúp doanh nghiệp vận hành bộ máy tổ chức hiệu quả và tránh sai lầm hết mức có thể.

Phần mềm quản lý vận tải – vận chuyển là gì?​

App quản lý logistics dùng cho các doanh nghiệp trong ngành như đã trình bày. Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý sát sao và chính xác tình trạng đơn hàng, chuỗi cung ứng và việc vận tải. Phần mềm quản lý vận tải hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản trị một cách trực quan. Liên tục cập nhật để doanh nghiệp nắm vững tình trạng vận chuyển. Dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì công việc vận tải đòi hỏi tính chính xác cao. Vì thế mà app quản lý logistics thích hợp với tất cả doanh nghiệp đang hoạt động trong ngành vận tải.

Phần mềm hoạt động ra sao?​

App quản lý logistics tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý. Phần mềm hoạt động bao gồm nhiều khía cạnh, đảm bảo một cách toàn diện nhất. Chương trình lưu trữ tất cả các thông tin cần thiết. Từ thông tin chủ doanh nghiệp, các chính sách và thông tin cá nhân. Đến thông tin của khách hàng và đối tác. Thông tin của các nhà phân phối, chuỗi cung ứng và đơn hàng, lịch sử giao dịch,… tất cả mọi thông tin đều được lưu trữ và dễ dàng kiểm tra. Nếu như trước đây khi các quản lý phải xử lý một lần nhiều file excel, giấy tờ từ các đối tác và khách hàng. Mọi thông tin này đều được lưu trữ bằng app quản lý, tiện dụng và đơn giản. Hệ thống quản lý cũng được tích hợp giữa đơn hàng, kho hàng và vận chuyển. Cách tích hợp này giúp doanh nghiệp rút gọn thời gian kiểm tra tình trạng các đơn hàng và xử lý nhanh chóng. Ngoài ra một app quản lý còn tích hợp một số tính năng khác hỗ trợ doanh nghiệp như: xác thực đơn hàng, tự lập kế hoạch cho việc vận tải, giám sát, thanh toán và ghi nhận báo cáo, xuất hoá đơn.

Lý do tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý logistics?​

Sau đây là một số lý do tại sao các doanh nghiệp cần một app quản lý vận tải cũng như những lợi ích mà phần mềm mang lại cho hoạt động doanh nghiệp.

Lợi ích cho chủ doanh nghiệp​

Thứ nhất, đơn giản toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Thay vì các doanh nghiệp sử dụng cách quản lý thủ công bằng bảng tính, file mềm,… Mỗi khi có đơn hàng thì doanh nghiệp phải tốn công để gọi điện, xếp lịch trình. Tất cả những công đoạn trên sẽ bị kéo dài, tốn chi phí nhân công mà lại dễ bị sai sót. Khi sử dụng app quản lý logistics, tất cả công đoạn trên sẽ được đơn giản. Từ đó việc quản lý sẽ tránh sai sót và hiệu quả hơn. Lợi ích thứ hai chính là các dữ liệu được thống kê kỹ lưỡng. Khi mọi thứ đều được số hoá, tức các dữ liệu được lưu trữ một cách chính xác. Khi ấy các doanh nghiệp không chỉ kiểm soát được đơn hàng toàn diện mà còn xem được báo cáo, số lượng, doanh thu, chi phí,… Cuối cùng là đối với các doanh nghiệp làm việc với những đơn hàng xuyên quốc gia. App quản lý sử dụng thuật toán đám mây, điều này giúp cho việc đăng nhập hay sử dụng, lưu trữ phần mềm dễ dàng hơn. Khi ấy việc theo dõi các đơn hàng từ quốc gia khác cũng không bị gặp khó khăn. Phần mềm còn để việc ship hàng nội địa hay quốc tế được thuận lợi. Mọi quy trình đều được đơn giản hoá. Tính năng sắp xếp lịch trình, gợi ý cho việc điều phối không để chủ doanh nghiệp gặp tình trạng hàng bị ùn tắc, xe vận chuyển bị trùng lịch dẫn đến delay hay thay đổi cả chuỗi. Các tài xế hay đơn vị thứ ba cũng dễ dàng được quản lý hơn. Ngoài ra, app cũng sẽ báo cáo về kho hàng, tình trạng đơn, thứ tự của khách hàng, ngày giờ nhập – xuất hàng cũng như tình trạng các xe vận chuyển. Mọi vấn đề mà một doanh nghiệp logistics cần quan tâm đều được xử lý bằng phần mềm quản lý vận tải.

Lợi ích cho khách hàng​

Khi làm việc với khách hàng hay còn gọi là các chủ hàng, họ sẽ luôn mong muốn bám sát đơn hàng của mình. Đôi lúc việc này sẽ gây khó khăn khi chủ doanh nghiệp liên tục phải cập nhật tình hình cho khách bằng cách truyền thống. Các lỗi giao tiếp và khiến khách hàng hiểu sai ý hoặc không hiểu hết ý cũng thường xuyên diễn ra. Điều này gây trở ngại cho việc cộng tác lâu dài. Vì thế nên khi sử dụng app quản lý, các khách hàng có thể chủ động theo dõi tình trạng đơn hàng của họ. Hay ít nhất doanh nghiệp cũng có một bản báo cáo đầy đủ và chính xác để cập nhật cho khách hàng. Các vấn đề về chi phí vận tải và cơ sở vật chất cũng sẽ được theo dõi. Từ đó khách hàng sẽ có cơ sở đánh giá về hiệu quả công việc mà doanh nghiệp mang lại. Các đối tác bên thứ ba cũng sẽ được đánh giá hiệu suất để cân nhắc về việc hợp tác dài lâu.

Lợi ích cho bên hậu cần thứ 3 (3PL)​

Doanh nghiệp 3PL hay còn gọi là “Hậu cần bên thứ 3” (Third Party Logistics). Trong hoạt động vận tải thì đây là khái niệm hay gặp và các doanh nghiệp chính cũng sẽ hay hợp tác với các 3PL. Làm việc với các bên thứ ba thường diễn ra khi công việc liên quan đến chuyên môn hoá. Ví dụ như vận chuyển một lô hàng bằng đường tàu thuỷ hay máy bay, bạn cần những doanh nghiệp 3PL chuyên môn để xử lý vấn đề này. Cũng tương tự như các lợi ích cho các bên phía trên. Lợi ích về hướng 3PL chính là giúp các doanh nghiệp này minh bạch được các hoạt động của minh. Tiến trình đơn hàng cũng được cập nhật sớm nhất và liên tục. Từ đó sẽ ghi nhận được hiệu quả kinh doanh. Ngoài ra, app quản lý cũng giúp các 3PL kiểm soát được nhân lực, trang thiết bị và lộ trình. Các 3PL có thể thúc đẩy tăng doanh thu trong việc khai thác vòng xe bởi phần mềm quản lý này. Đó là toàn bộ lợi ích dành cho hoạt động các bên trong logistics. Tiếp theo bài viết sẽ giới thiệu các tính năng cụ thể của phần mềm sử dụng trong ngành này.

Phần mềm Logistics được áp dụng cho​

• Vận tải đường bộ (Xe tải, xe Container, xe khách, xe bồn,….)
• Vận tải đường thủy (đường biển, đường sông)
• Vận tải đường hàng không
• Vận tải đường sắt
• Vận tải đa phương thức
• Vận tải quốc tế (Freight Forwarder)
• Dịch vụ hải quan thuê
• Dịch vụ cho thuê kho bãi
• Dịch vụ quản lý xuất nhập Container
• Dịch vụ Logistics khác