Thảo luận Quy Trình Khai Báo Và Thông Quan Hàng Xuất Khẩu Cho Người Mới Làm Chứng Từ

[Mai Tiến Thành]

Quy trình thông quan hàng xuất khẩu gồm tám bước: rà soát hợp đồng, đặt chỗ và đóng hàng, khai tờ khai trên VNACCS, nhận phân luồng, kiểm tra hàng (nếu có), đưa hàng vào khu vực giám sát, nhận vận đơn và hoàn thiện bộ chứng từ gửi người mua.

Những điểm chính cần ghi nhớ về thủ tục hải quan hàng xuất khẩu​ • Thời hạn khai: tờ khai xuất khẩu được nộp sau khi hàng đã tập kết tại địa điểm người khai thông báo và chậm nhất 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh (Điều 25 Luật Hải quan).​ • Hồ sơ gọn hơn hàng nhập: phần lớn mặt hàng xuất khẩu không chịu thuế xuất khẩu, hồ sơ chủ yếu gồm tờ khai và chứng từ theo chính sách quản lý (nếu có).​ • Hai bộ chứng từ khác nhau: bộ chứng từ khai hải quan và bộ chứng từ giao cho người mua hoặc ngân hàng; người mới hay nhầm lẫn hai bộ này.​ • Mốc giờ quyết định: giờ cắt máng (closing time), hạn khai thông tin vận đơn (SI) và hạn khai khối lượng VGM của hãng tàu thường sớm hơn ngày tàu chạy từ 24 đến 48 giờ.​ • Văn bản hiện hành: Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC, hiệu lực từ 01/02/2026.​

Vì Sao Người Mới Nên Bắt Đầu Từ Thủ Tục Hàng Xuất Khẩu​

Nhiều doanh nghiệp giao cho nhân viên mới phụ trách lô hàng xuất khẩu trước, bởi thủ tục xuất khẩu có mức rủi ro về thuế thấp hơn hàng nhập khẩu. Phần lớn mặt hàng không nằm trong Biểu thuế xuất khẩu nên không phát sinh tiền thuế, tỷ lệ tờ khai luồng xanh cũng cao hơn hàng nhập.
Tuy vậy, áp lực của hàng xuất khẩu nằm ở thời gian. Hàng nhập khẩu có 30 ngày để khai, còn hàng xuất khẩu chỉ có vài giờ đến một ngày trước khi tàu chạy. Chỉ một lỗi nhỏ như sai số container trên tờ khai cũng có thể khiến lô hàng bị rớt tàu (bị đẩy sang chuyến sau), kéo theo phạt chậm giao hàng theo hợp đồng.
Người làm chứng từ xuất khẩu vì thế cần nắm hai thứ song song: trình tự thủ tục hải quan theo quy định và lịch trình khai thác của hãng tàu. Bài viết đi theo đúng thứ tự thao tác một nhân viên chứng từ thực hiện từ lúc nhận đơn hàng tới khi gửi bộ chứng từ cho người mua.​

Người Làm Chứng Từ Xuất Khẩu Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Bắt Đầu​

Trước lô hàng đầu tiên, người làm chứng từ kiểm tra doanh nghiệp đã có đủ điều kiện kỹ thuật để khai báo. Thiếu một trong các điều kiện dưới đây thì không thể đăng ký tờ khai, dù hàng đã đóng xong.
• Chữ ký số còn hiệu lực: chữ ký số của doanh nghiệp phải được đăng ký sử dụng trên hệ thống hải quan. Người khai nên kiểm tra hạn chữ ký số ít nhất một tháng trước ngày hết hạn.
• Tài khoản kết nối hệ thống VNACCS/VCIS: theo Thông tư 121/2025/TT-BTC, người khai đăng ký kết nối hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan bằng tài khoản định danh điện tử VNeID và phải có hạ tầng kỹ thuật đáp ứng giao dịch điện tử.
• Phần mềm khai báo: phổ biến là ECUS, FPT.VNACCS hoặc phần mềm do nhà cung cấp được Cục Hải quan công nhận, đã khai báo đúng thông tin doanh nghiệp và mã hải quan nơi làm thủ tục.
• Danh mục mã HS của sản phẩm: doanh nghiệp xuất khẩu đều đặn nên lập bảng mã HS cố định cho từng dòng sản phẩm, có xác nhận của bộ phận kỹ thuật về chất liệu, cấu tạo.
• Tài khoản trên hệ thống cấp C/O điện tử: nếu xuất sang thị trường có hiệp định thương mại tự do, doanh nghiệp cần đăng ký hồ sơ thương nhân trên hệ thống cấp C/O điện tử của Bộ Công Thương (eCoSys).
Người mới cũng nên đọc hiểu điều kiện Incoterms trong hợp đồng. Điều kiện FOB nghĩa là người bán chịu chi phí và rủi ro tới khi hàng được xếp lên tàu tại cảng xuất, người mua thuê tàu. Điều kiện CIF nghĩa là người bán thuê tàu và mua bảo hiểm tới cảng đích. Điều kiện giao hàng quyết định ai đặt chỗ trên tàu và ai nhận hóa đơn cước.​

Phân Biệt Hai Bộ Chứng Từ Trong Một Lô Hàng Xuất Khẩu​

Đây là kiến thức người mới hay nhầm nhất. Một lô hàng xuất khẩu luôn có hai bộ chứng từ phục vụ hai mục đích khác nhau, một số chứng từ có mặt ở cả hai bộ.​

Bộ chứng từ khai hải quan​

Theo khoản 2 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (đã sửa đổi, bổ sung), hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu gồm tờ khai hàng hóa xuất khẩu và các chứng từ phát sinh theo chính sách quản lý mặt hàng:
• Tờ khai hàng hóa xuất khẩu: khai điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS, là chứng từ bắt buộc của mọi lô hàng.
• Giấy phép xuất khẩu: chỉ áp dụng cho mặt hàng thuộc diện quản lý bằng giấy phép, ví dụ một số loại khoáng sản, hóa chất, mẫu vật động thực vật hoang dã.
• Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành: áp dụng cho hàng phải kiểm dịch, kiểm tra theo yêu cầu của Việt Nam trước khi xuất.
• Hợp đồng ủy thác: áp dụng khi doanh nghiệp xuất khẩu ủy thác qua một đơn vị khác.
Hóa đơn thương mại và danh sách đóng gói không phải chứng từ bắt buộc trong hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu, nhưng người khai vẫn nên chuẩn bị sẵn bản điện tử. Khi tờ khai rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ, công chức hải quan thường yêu cầu hai chứng từ này để đối chiếu.​

Bộ chứng từ giao cho người mua hoặc ngân hàng​

Bộ chứng từ thứ hai do người mua yêu cầu trong hợp đồng hoặc trong thư tín dụng (L/C). Người mua dùng bộ chứng từ này để nhận hàng và làm thủ tục nhập khẩu tại nước họ, nên mọi thông tin phải thống nhất tuyệt đối.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): ghi tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá và điều kiện giao hàng.
• Danh sách đóng gói (Packing List): ghi số kiện, quy cách đóng gói, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì và thể tích.
• Vận đơn (Bill of Lading): do hãng tàu hoặc forwarder phát hành sau khi hàng lên tàu.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là căn cứ để người mua hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo hiệp định thương mại tự do.
• Chứng từ khác theo yêu cầu: giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận hun trùng, chứng thư giám định chất lượng, giấy chứng nhận bảo hiểm (khi bán theo điều kiện CIF, CIP).​

Quy Trình 8 Bước Khai Báo Và Thông Quan Hàng Xuất Khẩu​

Sơ đồ 8 bước thông quan một lô hàng xuất khẩu dành cho người mới làm chứng từ​

Quy trình dưới đây áp dụng cho lô hàng xuất khẩu kinh doanh bằng container đường biển, loại hình B11. Hàng xuất khẩu của doanh nghiệp gia công (loại hình E52), sản xuất xuất khẩu (E62) hoặc doanh nghiệp chế xuất (E42) có cùng trình tự, khác ở chỗ phải gắn tờ khai vào hợp đồng gia công hoặc báo cáo quyết toán nguyên liệu.​

Bước 1: Rà soát hợp đồng, đơn hàng và chính sách mặt hàng​

Khi nhận đơn hàng từ phòng kinh doanh, người làm chứng từ đọc kỹ các điều khoản liên quan trực tiếp tới chứng từ: điều kiện Incoterms, cảng xếp hàng, cảng đích, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán và danh sách chứng từ người mua yêu cầu.
Nếu thanh toán bằng L/C, người làm chứng từ kiểm tra từng chữ trong L/C ngay khi nhận được bản nháp. Mọi điều khoản không thực hiện được, ví dụ yêu cầu C/O do một cơ quan không có thẩm quyền cấp hoặc thời hạn xuất trình chứng từ quá ngắn, phải đề nghị người mua tu chỉnh L/C trước khi đóng hàng.
Song song, người khai kiểm tra mặt hàng có thuộc diện cấm xuất khẩu, xuất khẩu theo giấy phép, phải kiểm dịch hay chịu thuế xuất khẩu hay không. Mặt hàng chịu thuế xuất khẩu chủ yếu là tài nguyên, khoáng sản, phế liệu kim loại và một số nông lâm sản chưa qua chế biến.​

Bước 2: Đặt chỗ trên tàu, lấy container rỗng và đóng hàng​

Khi bán theo điều kiện CIF, CFR, hoặc bán FOB nhưng người mua ủy quyền cho người bán liên hệ forwarder được chỉ định, người làm chứng từ gửi yêu cầu đặt chỗ (booking request) và nhận xác nhận đặt chỗ (booking confirmation). Booking ghi tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy dự kiến (ETD), bãi cấp container rỗng và các mốc cắt máng.
Người làm chứng từ đối chiếu ngay ba mốc giờ trên booking:
• Hạn khai thông tin vận đơn (SI cut-off): thời điểm cuối cùng gửi chi tiết người gửi, người nhận, mô tả hàng để hãng tàu làm vận đơn.
• Hạn khai khối lượng VGM (VGM cut-off): thời điểm cuối cùng khai khối lượng toàn bộ container đã xác nhận theo Công ước SOLAS. Container không có VGM sẽ không được xếp lên tàu.
• Giờ cắt máng (CY closing): thời điểm cuối cùng hạ container có hàng vào cảng và hoàn tất thủ tục hải quan.
Sau đó, nhà xe mang lệnh cấp container rỗng ra bãi lấy container, đưa về kho đóng hàng. Khi đóng hàng xong, kho bấm seal (niêm phong) của hãng tàu, người làm chứng từ ghi lại chính xác số container và số seal để khai tờ khai và khai SI.​

Bước 3: Khai tờ khai xuất khẩu trên hệ thống VNACCS/VCIS​

Người khai nhập thông tin tờ khai trên phần mềm theo hai nghiệp vụ chính:
• Nghiệp vụ EDA (khai thông tin xuất khẩu): nhập mã loại hình, chi cục hải quan làm thủ tục, người nhập khẩu, địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan, địa điểm xếp hàng, mã HS, số lượng, đơn giá, trị giá, phương thức thanh toán. Thông tin EDA là bản nháp và được sửa tự do.
• Nghiệp vụ EDC (khai chính thức): sau khi rà soát bản nháp, người khai gửi EDC để đăng ký tờ khai. Hệ thống cấp số tờ khai và phân luồng.
• Nghiệp vụ EDA01: dùng khi phải khai sửa đổi, bổ sung tờ khai xuất khẩu trước khi thông quan.
Người mới cần đặc biệt chú ý chỉ tiêu địa điểm lưu kho và địa điểm xếp hàng. Hàng làm thủ tục tại chi cục hải quan ngoài cửa khẩu nhưng xếp lên tàu tại cảng Hải Phòng hoặc Cát Lái phải khai đúng mã địa điểm tại cảng xếp, nếu sai, container sẽ không qua được khu vực giám sát.
Thời hạn nộp tờ khai được quy định tại Điều 25 Luật Hải quan: hàng xuất khẩu khai sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai thông báo và chậm nhất 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Hàng gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh có thời hạn chậm nhất 02 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh.​

Bước 4: Nhận kết quả phân luồng và kiểm tra hàng hóa​

Tờ khai xuất khẩu được phân vào một trong ba luồng giống hàng nhập khẩu. Luồng xanh được thông quan ngay, luồng vàng phải nộp chứng từ qua hệ thống để hải quan kiểm tra hồ sơ, luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tờ khai luồng đỏ có thể được kiểm tra bằng máy soi container tại cảng hoặc kiểm tra thủ công. Nếu hàng đã đóng và bấm seal tại kho, doanh nghiệp đưa container ra địa điểm kiểm tra theo chỉ định. Công chức hải quan cắt seal, kiểm tra, sau đó niêm phong bằng seal hải quan. Người làm chứng từ phải báo lại số seal mới cho hãng tàu để cập nhật vào vận đơn.​

Bước 5: Đưa hàng vào khu vực giám sát hải quan tại cảng​

Tờ khai đã thông quan chưa có nghĩa là hàng được xếp lên tàu. Container còn phải đi qua khu vực giám sát hải quan tại cảng xếp hàng. Tại các cảng triển khai Hệ thống quản lý giám sát hải quan tự động (VASSCM), thông tin tờ khai thông quan được đối chiếu tự động cùng thông tin container do cảng cung cấp.
Nhà xe hạ container có hàng vào cảng trước giờ cắt máng, người làm chứng từ làm thủ tục hạ bãi, đóng phí nâng hạ trên cổng ePort của cảng và theo dõi trạng thái container đủ điều kiện qua khu vực giám sát. Nếu hệ thống báo không khớp, thường do sai số container, số seal hoặc mã địa điểm, người khai phải khai sửa ngay để kịp chuyến tàu.​

Bước 6: Khai SI, kiểm tra vận đơn nháp và nhận vận đơn​

Trước hạn SI cut-off, người làm chứng từ gửi chi tiết vận đơn cho hãng tàu hoặc forwarder gồm người gửi hàng, người nhận hàng, bên được thông báo, mô tả hàng, số kiện, trọng lượng, thể tích, số container và số seal. Hãng tàu gửi lại vận đơn nháp (draft B/L) để người gửi hàng xác nhận.
Người mới hay bỏ qua bước đối chiếu vận đơn nháp và L/C hoặc yêu cầu của người mua. Một lỗi chính tả ở tên người nhận hàng có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán bộ chứng từ L/C. Sau khi tàu chạy, hãng tàu phát hành vận đơn gốc hoặc vận đơn điện giao hàng theo yêu cầu.​

Bước 7: Xin C/O và các chứng nhận khác​

Sau khi có tờ khai thông quan và vận đơn, doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O trên hệ thống eCoSys của Bộ Công Thương. Hồ sơ thường gồm đơn đề nghị, mẫu C/O đã khai, tờ khai hải quan xuất khẩu, hóa đơn thương mại, vận đơn và bảng kê khai chứng minh hàng đạt tiêu chí xuất xứ.
Một số hiệp định cho phép người xuất khẩu tự chứng nhận xuất xứ thay vì xin C/O, ví dụ Hiệp định CPTPP và EVFTA theo điều kiện cụ thể của từng hiệp định. Người làm chứng từ cần thống nhất trước cùng người mua loại chứng từ xuất xứ họ cần trước khi hàng đi, tránh tình trạng cấp sai mẫu phải cấp lại.​

Bước 8: Gửi bộ chứng từ cho người mua và lưu trữ hồ sơ​

Bộ chứng từ hoàn chỉnh được gửi cho người mua bằng chuyển phát nhanh (nếu có chứng từ gốc) hoặc xuất trình tại ngân hàng (nếu thanh toán bằng L/C, nhờ thu). Người làm chứng từ chụp lại toàn bộ bộ chứng từ trước khi gửi và theo dõi đến khi người mua xác nhận nhận được.
Phần lưu trữ nội bộ gồm tờ khai đã thông quan, hợp đồng, hóa đơn giá trị gia tăng, vận đơn, C/O và chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Bộ hồ sơ này còn phục vụ kế toán khi kê khai thuế suất thuế giá trị gia tăng 0% cho hàng xuất khẩu, vốn đòi hỏi có hợp đồng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và tờ khai hải quan.​

Ví Dụ Thực Tế: Lịch Trình Chứng Từ Cho Một Container Hàng May Mặc Xuất Đi Nhật Bản​

Bộ chứng từ cần chuẩn bị và các mốc giờ cắt máng người mới dễ bỏ lỡ​

Ví dụ dưới đây sử dụng số liệu giả định để người mới hình dung khối lượng thao tác và mốc thời gian, lịch tàu thực tế do từng hãng tàu thông báo.​

Công ty B xuất khẩu 12.000 chiếc áo sơ mi sang Nhật Bản theo điều kiện FOB Hải Phòng, đơn giá 6,5 USD/chiếc. Hàng được đóng 600 thùng carton, mỗi thùng 20 chiếc, kích thước thùng 60 × 40 × 40 cm, trọng lượng cả bì 5,6 kg/thùng.
• Tổng trị giá hóa đơn: 12.000 × 6,5 = 78.000 USD.
• Tổng thể tích: 0,6 × 0,4 × 0,4 = 0,096 m³/thùng; 600 × 0,096 = 57,6 m³. Hàng phù hợp một container 40 feet cao (40'HC), sức chứa thực tế khoảng 65 đến 68 m³.
• Tổng trọng lượng cả bì: 600 × 5,6 = 3.360 kg. VGM khai bằng trọng lượng hàng cộng trọng lượng vỏ container ghi trên cửa container (khoảng 3.900 kg tùy loại vỏ), tổng khoảng 7.260 kg.
• Thuế xuất khẩu: hàng may mặc không thuộc Biểu thuế xuất khẩu nên không phát sinh thuế xuất khẩu.
• Chứng từ xuất xứ: người mua yêu cầu C/O mẫu VJ theo Hiệp định Đối tác kinh tế Việt Nam - Nhật Bản, doanh nghiệp phải chứng minh nguyên liệu vải đáp ứng quy tắc xuất xứ của hiệp định.
Giả định tàu chạy lúc 20 giờ thứ Sáu, booking ghi SI cut-off và VGM cut-off 12 giờ thứ Năm, giờ cắt máng 17 giờ thứ Năm. Lịch xử lý hợp lý của người làm chứng từ như sau:
• Thứ Hai: lấy container rỗng, gửi bộ invoice, packing list nháp cho người mua kiểm tra.
• Thứ Ba: đóng hàng tại kho, ghi số container, số seal, cân hàng để lấy số liệu VGM.
• Sáng thứ Tư: khai tờ khai EDA, rà soát, gửi EDC. Nếu tờ khai luồng đỏ, vẫn còn đủ một ngày để kiểm tra hàng.
• Chiều thứ Tư: hạ container vào cảng Hải Phòng, theo dõi trạng thái qua khu vực giám sát.
• Sáng thứ Năm: khai SI và VGM trước 12 giờ, kiểm tra vận đơn nháp.
• Sau khi tàu chạy: nhận vận đơn, nộp hồ sơ xin C/O, gửi bộ chứng từ cho người mua.
Lịch trình này dành ra một ngày dự phòng cho rủi ro tờ khai luồng đỏ. Người mới hay để tới sáng thứ Năm mới khai tờ khai, khi đó chỉ cần một lần kiểm tra thực tế là container rớt tàu.​

Các Mốc Thời Hạn Người Làm Chứng Từ Xuất Khẩu Phải Nhớ​

Nội dung	Thời hạn	Căn cứ
Nộp tờ khai hàng xuất khẩu	Sau khi tập kết hàng, chậm nhất 04 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh	Điều 25 Luật Hải quan
Nộp tờ khai hàng chuyển phát nhanh	Chậm nhất 02 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh	Điều 25 Luật Hải quan
Hiệu lực làm thủ tục của tờ khai	15 ngày kể từ ngày đăng ký	Điều 25 Luật Hải quan
Kiểm tra hồ sơ (luồng vàng)	Chậm nhất 02 giờ làm việc	Điều 23 Luật Hải quan
Kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng đỏ)	Chậm nhất 08 giờ làm việc	Điều 23 Luật Hải quan
Khai SI, VGM, cắt máng	Theo thông báo của hãng tàu, thường trước ngày tàu chạy 24 đến 48 giờ	Booking confirmation
Khai bổ sung sau thông quan	Trong 60 ngày kể từ ngày thông quan	Điều 20 Thông tư 38/2015/TT-BTC (đã sửa đổi)

Tờ khai xuất khẩu đã đăng ký nhưng quá 15 ngày mà hàng chưa được đưa vào khu vực giám sát hải quan sẽ bị hủy theo quy định. Trường hợp người mua hủy đơn hoặc lô hàng phải dời sang chuyến khác dài ngày, người khai chủ động đề nghị hủy tờ khai và khai lại khi có lịch tàu mới.​

Những Lỗi Người Mới Làm Chứng Từ Xuất Khẩu Thường Gặp​

Các lỗi dưới đây được tổng hợp từ thực tế làm hàng tại cảng biển, đa số xuất phát từ thói quen làm vội và không đối chiếu chéo chứng từ.
• Mô tả hàng trên tờ khai khác hóa đơn: tờ khai ghi "áo sơ mi nam" trong khi invoice ghi "áo sơ mi nam nữ". Công chức hải quan sẽ yêu cầu giải trình hoặc khai sửa, mất thêm thời gian xử lý.
• Sai đơn vị tính: khai đơn vị tính "kg" thay cho "chiếc" trong khi Biểu thuế yêu cầu đơn vị tính theo chiếc. Sai đơn vị tính khiến số liệu thống kê lệch và có thể ảnh hưởng tới hồ sơ xin C/O.
• Khai nhầm số container, số seal: container không qua được khu vực giám sát, người khai phải sửa tờ khai trong khi giờ cắt máng đã cận kề.
• Số liệu trọng lượng không thống nhất: trọng lượng trên tờ khai, packing list, VGM và vận đơn chênh lệch nhau. Một số nước nhập khẩu kiểm tra rất kỹ chỉ tiêu này và có thể phạt người nhận hàng.
• C/O không khớp vận đơn, hóa đơn: khác ngày tàu chạy, khác số hóa đơn hoặc khác mô tả hàng. Người mua không được hưởng ưu đãi thuế và yêu cầu cấp lại, gây chậm thanh toán.
• Chọn sai loại hình: doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu dùng nguyên liệu nhập khẩu nhưng khai loại hình B11 thay cho E62, dẫn tới không thanh khoản được nguyên liệu nhập và mất quyền hoàn thuế nhập khẩu.
Cách phòng ngừa hiệu quả nhất là lập một bảng đối chiếu cho từng lô hàng, liệt kê các chỉ tiêu tên hàng, số lượng, trọng lượng, số container, số seal và trị giá trên tất cả chứng từ. Người làm chứng từ chỉ gửi EDC khi bảng đối chiếu đã khớp toàn bộ.​

Câu Hỏi Thường Gặp Về Thủ Tục Hải Quan Hàng Xuất Khẩu​

Hàng xuất khẩu có phải nộp thuế không?​

Phần lớn hàng xuất khẩu không phải nộp thuế xuất khẩu, vì Biểu thuế xuất khẩu chỉ liệt kê một số nhóm hàng như tài nguyên, khoáng sản, phế liệu kim loại và một số nông lâm sản chưa qua chế biến. Hàng hóa xuất khẩu đáp ứng điều kiện về hợp đồng, chứng từ thanh toán và tờ khai hải quan được áp thuế suất thuế giá trị gia tăng 0%.​

Người mới nên khai tờ khai xuất khẩu vào thời điểm nào là an toàn?​

Thời điểm an toàn là ngay sau khi đóng hàng xong và đã có số container, số seal, tối thiểu một ngày làm việc trước giờ cắt máng. Khoảng thời gian dự phòng này đủ để xử lý trường hợp tờ khai rơi vào luồng đỏ hoặc phải khai sửa thông tin.​

Tờ khai đã thông quan nhưng hàng không kịp lên tàu thì làm thế nào?​

Người làm chứng từ liên hệ hãng tàu chuyển booking sang chuyến kế tiếp và kiểm tra tờ khai còn trong thời hạn hiệu lực hay không. Nếu chuyến mới vẫn trong thời hạn và thông tin tờ khai không thay đổi, container tiếp tục chờ xếp tàu; nếu phương tiện hoặc thông tin thay đổi, người khai thực hiện khai sửa theo quy định.​

Doanh nghiệp có cần xin C/O cho mọi lô hàng xuất khẩu không?​

Doanh nghiệp chỉ cần xin C/O khi người mua yêu cầu, thường để được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt tại nước nhập khẩu hoặc để đáp ứng yêu cầu của L/C. Hồ sơ hải quan xuất khẩu tại Việt Nam không yêu cầu C/O.​

Hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn thương mại khác nhau thế nào?​

Hóa đơn thương mại là chứng từ giao dịch quốc tế gửi người mua nước ngoài, lập bằng ngoại tệ theo mẫu tự do. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn điện tử doanh nghiệp lập theo quy định về hóa đơn của Việt Nam để kê khai doanh thu và áp thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu. Một lô hàng xuất khẩu thường có cả hai loại hóa đơn, số liệu hai hóa đơn phải thống nhất.
Thủ tục hải quan hàng xuất khẩu không phức tạp về hồ sơ nhưng đòi hỏi kỷ luật về thời gian và sự thống nhất tuyệt đối giữa các chứng từ. Người mới làm chứng từ nên học thuộc ba mốc giờ trên booking, chuẩn bị bảng đối chiếu cho từng lô hàng và luôn chừa ít nhất một ngày dự phòng trước giờ cắt máng.
Sau vài lô hàng đầu, người làm chứng từ nên tổng hợp lại một quy trình nội bộ riêng cho từng thị trường, từng mặt hàng của doanh nghiệp, cập nhật mỗi khi Thông tư 38/2015/TT-BTC tiếp tục được sửa đổi. Quy trình viết thành văn bản khiến lô hàng sau nhanh hơn lô hàng trước và giảm phụ thuộc vào trí nhớ của từng cá nhân.​