1. Chuẩn bị kỹ hồ sơ
Trước tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định. Bộ hồ sơ này không chỉ gồm các giấy tờ cơ bản như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận tải đơn, bảng kê chi tiết hàng hóa, mà còn có thể bao gồm hồ sơ nhập khẩu nguyên liệu, quy trình sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu nếu cơ quan cấp C/O yêu cầu. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn ở bước này vì chưa sắp xếp được chứng từ theo đúng chuẩn, dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần.
>>>> Tham khảo: Khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O
2. Nộp hồ sơ và khai báo trên hệ thống
Hiện nay, doanh nghiệp có hai cách nộp hồ sơ: trực tiếp tại các Phòng quản lý xuất nhập khẩu thuộc Bộ Công Thương hoặc qua hệ thống điện tử ECOSys. Với những doanh nghiệp mới làm lần đầu, việc nộp trực tiếp thường được yêu cầu để cơ quan chức năng kiểm chứng thông tin. Sau khi đã quen, hình thức khai báo và nộp hồ sơ trực tuyến sẽ thuận tiện hơn nhiều, giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt với các lô hàng xuất khẩu thường xuyên.
3. Thẩm định hồ sơ và xác minh xuất xứ
Sau khi tiếp nhận, cơ quan cấp C/O sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ. Điểm quan trọng nhất ở bước này chính là việc xác định hàng hóa có đáp ứng quy tắc xuất xứ theo hiệp định thương mại hay không. Ví dụ, hàng dệt may xuất khẩu sang EU có thể phải chứng minh tỷ lệ hàm lượng giá trị khu vực (RVC), trong khi một số mặt hàng nông sản lại được công nhận theo tiêu chí “xuất xứ thuần túy” (WO). Nếu phát sinh nghi ngờ, cán bộ cấp C/O có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm chứng từ, giải trình chi tiết quy trình sản xuất hoặc thậm chí đến kiểm tra tại cơ sở.
4. Cấp và nhận C/O
Khi hồ sơ đã được phê duyệt, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp C/O cho doanh nghiệp. Hiện có hai hình thức phổ biến: bản giấy (truyền thống) và bản điện tử, tùy thuộc yêu cầu của nước nhập khẩu. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trên C/O để tránh sai sót, vì chỉ một lỗi nhỏ như tên người mua, mã HS, hoặc số vận đơn không khớp cũng có thể khiến lô hàng không được hưởng ưu đãi thuế tại hải quan nước nhập khẩu.
5. Lưu trữ hồ sơ và hậu kiểm
Nhiều doanh nghiệp thường chủ quan sau khi đã được cấp C/O, nhưng trên thực tế, việc lưu trữ hồ sơ lại rất quan trọng. Theo quy định, doanh nghiệp cần giữ lại toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng trong vòng ít nhất 3–5 năm để phục vụ cho công tác hậu kiểm. Nếu phát hiện doanh nghiệp khai sai xuất xứ, mức phạt có thể rất nặng, không chỉ bằng tiền mà còn dẫn đến việc bị đình chỉ quyền xin cấp C/O trong thời gian dài, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động xuất khẩu.
Có thể thấy, quy trình xin cấp C/O là một chuỗi công việc đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ cao. Từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp và khai báo, đến khâu thẩm định và lưu trữ, tất cả đều cần được thực hiện cẩn trọng để tránh sai sót đáng tiếc. Với những doanh nghiệp thường xuyên xuất khẩu, việc xây dựng một bộ phận chuyên trách am hiểu quy tắc xuất xứ, cập nhật thường xuyên các hiệp định thương mại và tận dụng hệ thống khai báo điện tử sẽ giúp quá trình xin cấp C/O diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo hàng hóa luôn được hưởng ưu đãi thuế quan tại thị trường nhập khẩu.
Tham khảo thêm nhiều bài viết bổ ích tại diễn đàn xuất nhập khẩu nhé
>>>>>> Có thể bạn quan tâm: Khóa học C/O ở đâu tốt
Bài viết liên quan
Bài viết mới
