Hướng dẫn TẠI SAO HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU HAY BỊ CHẬM VÀ CÁCH XỬ LÝ THỰC TẾ

[Mai Tiến Thành]

Trong nghề làm hàng xuất nhập khẩu, việc lô hàng không về đúng lịch là chuyện xảy ra như cơm bữa. Dù chúng ta có lên kế hoạch kỹ đến đâu, chỉ cần một mắt xích nhỏ trục trặc là cả dây chuyền bị ảnh hưởng ngay lập tức.​

Bài viết này tôi sẽ chia sẻ những lý do thực tế nhất khiến hàng hóa bị trễ mà tôi thường xuyên gặp phải trong quá trình làm việc, cùng với những tình huống dở khóc dở cười mà dân trong nghề hay gặp.
​

1. Rắc rối từ khâu giấy tờ và thủ tục tại cửa khẩu​

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Đôi khi chỉ vì một lỗi nhỏ trên chứng từ mà cả container hàng phải nằm chờ ở cảng cả tuần trời. Phổ biến nhất là việc nhầm lẫn thông tin giữa các loại giấy tờ như hóa đơn (Invoice), danh mục hàng hóa (Packing List) và vận đơn (Bill of Lading).

Tình huống thực tế: Có lần tôi làm một lô hàng máy móc cũ từ Nhật về. Phía đầu xuất ghi tên hàng trên hóa đơn là máy công cụ chung chung, nhưng khi về Việt Nam, hải quan yêu cầu phải ghi rõ model, năm sản xuất và công suất máy thì mới cho thông quan. Kết quả là phải gửi email qua lại với bên Nhật để sửa chứng từ, mất 4 ngày đợi chờ, tiền lưu kho bãi (DEM/DET) tính ra cũng gần chục triệu đồng.

Ngoài ra, việc áp mã thuế (HS Code) không chính xác cũng rất nguy hiểm. Nếu bạn chọn mã thuế thấp để tiết kiệm nhưng hải quan không đồng ý và yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa, lô hàng sẽ bị giữ lại để giám định. Lúc này, không chỉ tốn thời gian mà doanh nghiệp còn dễ bị đưa vào danh sách kiểm tra kỹ hơn (luồng đỏ) trong những lần sau.

>>>> Xem thêm: Nên học khai báo hải quan ở đâu
​

2. Hàng sản xuất không kịp tiến độ tại nhà máy​

Nhiều khi lỗi không nằm ở khâu vận chuyển mà nằm ở ngay xưởng sản xuất. Nhà máy hứa giao hàng vào thứ Hai để kịp đóng container lên tàu vào thứ Năm, nhưng đến thứ Tư họ mới báo là thiếu nguyên liệu hoặc mất điện nên phải lùi lại 3 ngày. Việc này kéo theo một loạt rắc rối vì lịch tàu (booking) đã đặt trước không thể hủy gấp mà không mất phí.

Khi hàng không ra kịp, bạn sẽ phải đối mặt với việc chọn lựa: một là chấp nhận đợi chuyến tàu sau (thường là mất thêm ít nhất 1 tuần), hai là phải đổi sang phương thức vận chuyển nhanh hơn nhưng đắt hơn rất nhiều như đi máy bay. Với những mặt hàng theo mùa vụ như quần áo thời trang hay đồ trang trí Giáng sinh, chậm 1 tuần có khi là mất luôn cả một chiến dịch bán hàng của khách, dẫn đến việc bị phạt hợp đồng rất nặng.
​

3. Cảng biển quá tải và thiếu vỏ container​

Có những giai đoạn hàng hóa đổ về cảng quá nhiều, khiến tàu phải neo đậu ngoài khơi hàng tuần trời để chờ đến lượt vào bến. Tình trạng này thường thấy vào các tháng cao điểm cuối năm. Cảng không đủ chỗ chứa, xe đầu kéo (container) phải xếp hàng dài cả cây số để vào lấy hàng, dẫn đến việc dù tàu đã cập cảng rồi nhưng vẫn mất thêm vài ngày nữa hàng mới về đến kho.

Tình huống thực tế: Trong đợt cao điểm, có những lúc bên tôi đã đóng hàng xong xuôi nhưng hãng tàu báo không có vỏ container rỗng để cấp tại bãi. Thế là xe tải phải nằm chờ tại bãi container từ sáng đến đêm chỉ để đợi có ai đó trả vỏ là lao vào lấy ngay. Việc thiếu thiết bị như thế này khiến mọi kế hoạch giao hàng nội địa cho khách đều bị đảo lộn hoàn toàn, tài xế thì mệt mỏi còn chủ hàng thì sốt ruột.
​

4. Ảnh hưởng từ thời tiết và những sự cố bất ngờ trên biển​

Thời tiết là thứ chúng ta không bao giờ điều khiển được. Một cơn bão đi ngang qua vùng biển tàu chạy sẽ khiến tàu phải đi đường vòng hoặc neo đậu trú ẩn. Hay đơn giản hơn là sương mù dày đặc tại cảng khiến cần cẩu không thể hoạt động vì tầm nhìn bị hạn chế, việc bốc dỡ hàng hóa phải dừng lại hoàn toàn để đảm bảo an toàn.

Gần đây, các sự cố như tàu lớn bị mắc kẹt tại các eo biển hoặc các xung đột tại những tuyến đường biển quan trọng (như khu vực Biển Đỏ) cũng làm thời gian vận chuyển tăng lên đáng kể. Thay vì đi qua những con kênh ngắn, tàu phải đi vòng qua các châu lục khác, khiến thời gian đi biển kéo dài thêm từ 10 đến 20 ngày. Với những loại hàng thực phẩm có hạn sử dụng ngắn, đây thực sự là một "thảm họa" vì hàng có thể hỏng trước khi kịp thông quan.
​

5. Phối hợp giữa các bên chưa ăn ý và chậm phản hồi​

Logistics là sự phối hợp của rất nhiều bên: người bán, đơn vị vận chuyển (forwarder), đơn vị làm thủ tục, nhà xe và người mua. Chỉ cần một bên phản hồi chậm là mọi thứ bị đứng lại.

Ví dụ, bên vận chuyển gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice) nhưng người nhập khẩu bận không kiểm tra email, dẫn đến việc chậm thanh toán tiền cước, hãng tàu không nhả lệnh giao hàng (D/O), thế là phát sinh tiền lưu kho bãi không đáng có.

Cũng có trường hợp bên làm dịch vụ hải quan không nắm rõ tính chất thực tế của hàng hóa, khi ra hiện trường bị cán bộ hải quan hỏi không trả lời được, phải gọi điện hỏi đi hỏi lại chủ hàng nhiều lần. Việc trao đổi thông tin đứt quãng này làm mất thời gian của cả hai bên và kéo dài thời gian thông quan một cách vô lý.
​

6. Cách để chúng ta bớt lo lắng và xử lý khi hàng bị chậm​

Thực tế là không có cách nào giúp hàng luôn về đúng 100% thời gian theo kế hoạch, nhưng chúng ta có thể giảm thiểu thiệt hại bằng những cách sau:
​

• Luôn có thời gian dự phòng: Nếu hãng tàu báo đi mất 10 ngày, bạn hãy báo với bộ phận kinh doanh hoặc khách hàng là khoảng 14-15 ngày hàng mới về đến kho. Đừng bao giờ báo sát sạt ngày tàu chạy.​
• Kiểm tra chứng từ từ sớm: Hãy yêu cầu người bán gửi bản nháp (draft) các loại giấy tờ ngay từ lúc hàng còn đang sản xuất. Soi kỹ từng dấu phẩy, mã HS, tên hàng để sửa ngay, đừng đợi hàng về đến cảng mới lôi giấy tờ ra kiểm tra.​
• Giữ mối quan hệ tốt với các bên dịch vụ: Khi có sự cố, một đơn vị forwarder uy tín hoặc một bác tài quen sẽ ưu tiên xử lý cho bạn trước. Đôi khi sự hỗ trợ nhiệt tình của họ sẽ giúp bạn lấy được hàng ra nhanh hơn 1-2 ngày.​
• Theo dõi lịch trình thường xuyên: Đừng phó mặc cho bên vận chuyển. Hãy tự mình dùng mã container hoặc số vận đơn để kiểm tra vị trí tàu trên các trang web định vị tàu biển. Nếu thấy tàu lệch hướng hoặc chậm chuyến, bạn có thể thông báo sớm cho các bên liên quan để điều chỉnh kế hoạch bán hàng.​

Làm nghề xuất nhập khẩu là phải làm quen với việc sống chung với những sự chậm trễ. Quan trọng không phải là tìm cách ngăn chặn mọi rủi ro (vì có những thứ bất khả kháng), mà là cách chúng ta xử lý khi sự cố xảy ra. Sự minh bạch về thông tin, luôn có phương án dự phòng và giữ được thái độ bình tĩnh để tìm giải pháp chính là điều giúp bạn giữ được uy tín với đối tác, ngay cả khi lô hàng không về đúng như mong đợi.
​

Tham khảo thêm nhiều bài viết bổ ích tại diễn đàn xuất nhập khẩu nhé

>>>>>> Có thể bạn quan tâm:

• Khóa học báo cáo quyết toán hải quan ở đâu tốt?
• Học khai báo hải quan ở đâu tốt?
• Học hành chính nhân sự tại Hà Nội ở đâu?
• Khóa học C/O ở đâu tốt