Giải đáp Doanh Nghiệp Lần Đầu Nhập Khẩu Cần Chuẩn Bị Những Gì?

[Hồ Hồng]

Nhập khẩu hàng hóa không đơn thuần là việc mua đứt bán đoạn như trong nước. Đó là một chuỗi các hoạt động liên kết chặt chẽ từ đàm phán quốc tế, thanh toán, vận chuyển cho đến làm việc với cơ quan hải quan.
​

Để tránh những khoản chi phí phát sinh ngoài ý muốn như lưu kho bãi hay những rắc rối pháp lý, việc doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu cần chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu là điều kiện tiên quyết.​

>>>> Xem thêm: Nên học khai báo hải quan ở đâu​

1. Kiểm tra pháp lý: Hàng hóa có được phép nhập khẩu hay không?​

Đây là bước sống còn. Trước khi chốt đơn hàng, bạn cần tra cứu mã HS Code để xác định:​

• Mặt hàng đó thuộc diện tự do nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện hay bị cấm nhập khẩu.​
• Thuế suất nhập khẩu là bao nhiêu? Có thuế giá trị gia tăng hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt không?​
• Hàng có cần kiểm tra chuyên ngành như kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật, công bố hợp quy hay không?​

2. Chuẩn bị hồ sơ năng lực pháp lý của doanh nghiệp​

Nếu là lần đầu tiên, bạn cần đảm bảo doanh nghiệp mình đã sẵn sàng về mặt hệ thống:​

• Chữ ký số: Phải được đăng ký với Tổng cục Hải quan để truyền tờ khai điện tử trên hệ thống ECUS/VNACCS.​
• Ngành nghề kinh doanh: Kiểm tra xem giấy phép kinh doanh của công ty đã có chức năng xuất nhập khẩu hàng hóa hay chưa.​

3. Đàm phán và lựa chọn điều kiện thương mại Incoterms​

Với người mới, mình khuyên các bạn nên ưu tiên các điều kiện mà người bán chịu trách nhiệm vận chuyển về tận cảng Việt Nam như CIF hoặc CFR để giảm bớt áp lực điều phối tàu bè. Tuy nhiên, nếu muốn kiểm soát chi phí vận chuyển tốt hơn, bạn có thể chọn FOB và nhờ một đơn vị Forwarder tại Việt Nam hỗ trợ.
Lưu ý rằng hãy soạn thảo hợp đồng ngoại thương thật chặt chẽ, đặc biệt là các điều khoản về thanh toán, chất lượng hàng hóa và giải quyết tranh chấp.​

4. Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu chuẩn chỉnh​

Hải quan làm việc trên chứng từ, vì vậy sai một li là đi một dặm. Một bộ chứng từ cơ bản thường bao gồm:​

• Hợp đồng ngoại thương.​
• Hóa đơn thương mại.​
• Phiếu đóng gói.​
• Vận đơn.​
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Đây là công cụ giúp doanh nghiệp hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt. Hãy yêu cầu người bán chuẩn bị đúng mẫu cho từng thị trường.​

5. Lựa chọn phương thức thanh toán quốc tế an toàn​

Thanh toán quốc tế tiềm ẩn nhiều rủi ro.​

• T/T (Chuyển tiền bằng điện): Nhanh nhưng rủi ro cao cho người mua nếu chưa tin tưởng nhà cung cấp.​
• L/C (Thư tín dụng): An toàn nhất cho doanh nghiệp lần đầu làm việc với đối tác lạ, vì ngân hàng sẽ đứng ra bảo lãnh thanh toán khi chứng từ hợp lệ.​

6. Tìm kiếm đối tác Logistics và Forwarder tin cậy​

Đừng cố gắng tự làm tất cả nếu bạn chưa có đội ngũ chuyên môn. Một Forwarder tốt sẽ giúp bạn:​

• Tư vấn mã HS chính xác để tối ưu thuế.​
• Thay mặt doanh nghiệp làm thủ tục thông quan và vận chuyển nội địa.​
• Xử lý các tình huống phát sinh tại cảng một cách nhanh chóng.​

7. Dự phòng chi phí và rủi ro phát sinh​

Hãy luôn lập một bảng dự toán chi phí bao gồm: Tiền hàng, thuế, phí vận chuyển, phí tại cảng, phí nâng hạ, và một khoản dự phòng khoảng 10 đến 15% cho các chi phí phát sinh như kiểm hóa hoặc lưu kho nếu tờ khai có vấn đề.

Nhập khẩu lần đầu có thể sẽ có những bỡ ngỡ, nhưng nếu bạn tuân thủ đúng quy trình chậm mà chắc – kiểm tra kỹ chính sách hàng hóa và chuẩn bị chứng từ sạch – thì mọi việc sẽ diễn ra suôn sẻ. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tự tin hơn trên con đường vươn ra biển lớn.

Tham khảo thêm nhiều bài viết bổ ích tại diễn đàn xuất nhập khẩu nhé

>>>>>> Có thể bạn quan tâm:​

• Khóa học báo cáo quyết toán hải quan ở đâu tốt?​
• Học khai báo hải quan ở đâu tốt?​
• Học hành chính nhân sự tại Hà Nội ở đâu?​
• Khóa học C/O ở đâu tốt​