Giải đáp Tờ Khai Rơi Luồng Đỏ Phải Làm Gì: Quy Trình Kiểm Hóa Và Cách Tránh Phí Lưu Bãi

[Mai Tiến Thành]

Luồng Đỏ là kết quả phân luồng mà không người làm chứng từ nào mong muốn, bởi lô hàng vừa phải kiểm tra toàn bộ hồ sơ, vừa bị mở ra kiểm tra thực tế.​

Mỗi ngày container nằm chờ kiểm hóa là thêm một khoản phí lưu container và lưu bãi, chưa kể nguy cơ chậm giao hàng cho khách.

Nắm chắc quy trình kiểm hóa và chuẩn bị trước ngay khi biết tờ khai rơi luồng Đỏ là cách thực tế nhất để lô hàng được giải phóng nhanh, hạn chế tối đa chi phí phát sinh.

>>>> Xem thêm: Nên học khai báo hải quan ở đâu​

I. Vì Sao Tờ Khai Bị Phân Vào Luồng Đỏ​

Hệ thống VNACCS/VCIS phân luồng tự động dựa trên quản lý rủi ro, nên một tờ khai rơi luồng Đỏ thường đến từ một hoặc nhiều nguyên nhân sau:​

• Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có lịch sử tuân thủ, hoặc từng có vi phạm hải quan trong quá khứ.​
• Mặt hàng thuộc danh mục quản lý rủi ro cao, hàng nhạy cảm về trị giá, dễ gian lận xuất xứ hoặc thuộc diện kiểm soát trọng điểm.​
• Mã HS khai báo có dấu hiệu bất thường, trị giá khai thấp hơn nhiều so mức giá tham chiếu của cơ quan hải quan.​
• Lô hàng bị chọn kiểm tra ngẫu nhiên theo tỷ lệ của hệ thống, kể cả khi doanh nghiệp tuân thủ tốt.​

Hiểu đúng nguyên nhân cũng là cách để doanh nghiệp cải thiện mức độ tuân thủ, giảm tần suất rơi luồng Đỏ ở các lô sau.
​

II. Quy Trình Kiểm Hóa Thực Tế Theo Từng Bước​

Ngay khi hệ thống trả kết quả phân luồng Đỏ, nhân viên hiện trường cần triển khai tuần tự:

Bước một là hoàn tất nghĩa vụ thuế và chuẩn bị hồ sơ giấy. Nộp đủ thuế qua hệ thống nộp thuế điện tử để tờ khai đủ điều kiện thông quan, đồng thời in tờ khai, chuẩn bị bộ chứng từ gốc gồm hóa đơn thương mại, bảng kê đóng gói, vận đơn, giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành nếu có.

Bước hai là đăng ký kiểm hóa tại đơn vị hải quan nơi đăng ký tờ khai. Nhân viên mang hồ sơ đến bộ phận đăng ký kiểm hóa để cán bộ hải quan tiếp nhận và phân công công chức kiểm tra thực tế.

Bước ba là đưa container vào khu vực kiểm hóa. Doanh nghiệp liên hệ cảng để chuyển container vào bãi kiểm hóa hoặc trạm máy soi, đăng ký cắt seal và thuê nhân công rút hàng khi cần mở kiểm thủ công.

Bước bốn là phối hợp cùng cán bộ hải quan kiểm tra thực tế. Cán bộ đối chiếu tên hàng, số lượng, trọng lượng, nhãn hiệu và xuất xứ thực tế so nội dung khai trên tờ khai. Tỷ lệ kiểm có thể là 5%, 10% hoặc 100% tùy mức độ rủi ro.

Bước năm là ký biên bản kiểm hóa và thông quan. Nếu thực tế khớp khai báo, cán bộ ký biên bản và bấm thông quan trên hệ thống; doanh nghiệp in mã vạch, thanh lý cổng bãi và kéo hàng về kho.
​

III. Hai Hình Thức Kiểm Hóa Và Điểm Cần Lưu Ý​

Kiểm tra qua máy soi container là hình thức nhanh và ít tốn kém hơn. Container được đưa qua trạm chiếu xạ, nếu hình ảnh trùng khớp khai báo và không có dấu hiệu bất thường, cán bộ duyệt thông quan ngay, doanh nghiệp không phải rút hàng.

Kiểm tra thủ công là hình thức mở container, cắt seal và rút hàng ra bãi để đối chiếu trực tiếp. Hình thức này tốn thời gian và chi phí nhân công nhất, đòi hỏi doanh nghiệp bố trí người có mặt phối hợp. Một lưu ý quan trọng là hàng sau kiểm cần được đóng gói, niêm phong lại cẩn thận, nhất là hàng dễ vỡ hoặc hàng có yêu cầu bảo quản.​

IV. Cách Giảm Và Tránh Phí Lưu Container, Lưu Bãi​

Phí lưu container và lưu bãi phát sinh khi hàng nằm quá số ngày miễn phí của hãng tàu, và tăng lũy tiến theo ngày. Mấy cách thực tế để kiểm soát khoản này:​

• Theo dõi sát thời hạn miễn phí lưu container của từng hãng tàu ngay khi nhận giấy báo hàng đến, chủ động làm thủ tục trước khi hết hạn.​
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và bố trí nhân sự kiểm hóa ngay trong ngày nhận kết quả luồng Đỏ, tránh để sang ngày hôm sau mới đăng ký.​
• Chủ động xin đưa hàng về bảo quản tại kho riêng theo mẫu 09/BQHH/GSQL đối với hàng chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành, để container không nằm lại cảng phát sinh phí.​
• Thương lượng kéo dài thời gian miễn phí lưu container (free time) ngay từ khâu đặt booking, đặc biệt cho các lô hàng lớn hoặc hàng thường xuyên bị kiểm.​
• Đặt lịch kiểm hóa vào đầu giờ làm việc để kịp hoàn tất và lấy hàng trong ngày, tránh rơi vào ngày nghỉ cuối tuần làm kéo dài thời gian lưu bãi.​

Ví dụ minh họa:

Một container 40 feet có 5 ngày miễn phí lưu bãi, phí sau đó khoảng 500.000 đồng/ngày cho ba ngày đầu quá hạn và tăng lên 1.000.000 đồng/ngày các ngày tiếp theo.

Chậm kiểm hóa thêm bốn ngày đồng nghĩa phát sinh khoảng 3.500.000 đồng, chưa kể phí lưu container của hãng tàu.

Chủ động một ngày là tiết kiệm được một khoản thấy rõ.​

V. Checklist Chuẩn Bị Ngay Khi Biết Tờ Khai Luồng Đỏ​

• Đã nộp đủ thuế và tờ khai đã đủ điều kiện thông quan chưa?​
• Bộ chứng từ gốc gồm hóa đơn, bảng kê đóng gói, vận đơn, C/O và giấy phép chuyên ngành đã đầy đủ, khớp số liệu chưa?​
• Đã nắm rõ ngày hết hạn miễn phí lưu container và lưu bãi của lô hàng chưa?​
• Đã bố trí nhân sự hiện trường và liên hệ cảng để chuyển container vào khu vực kiểm hóa chưa?​
• Hàng có thuộc diện được đưa về bảo quản chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành để tránh lưu bãi không?​
• Nhân công cắt seal, rút hàng và đóng gói lại đã sẵn sàng cho trường hợp kiểm thủ công chưa?​

Tờ khai rơi luồng Đỏ là tình huống không ai mong muốn nhưng hoàn toàn xử lý gọn được nếu doanh nghiệp chủ động. Bí quyết nằm ở chuẩn bị hồ sơ chính xác từ đầu, triển khai kiểm hóa ngay trong ngày và kiểm soát chặt mốc thời hạn lưu container, lưu bãi.

Giữ cho dữ liệu khai báo khớp đúng thực tế hàng hóa và duy trì lịch sử tuân thủ tốt còn là cách căn cơ để các lô hàng sau giảm dần khả năng rơi vào luồng Đỏ, rút ngắn thời gian thông quan và tiết kiệm chi phí logistics cho doanh nghiệp.

Tham khảo thêm nhiều bài viết bổ ích tại diễn đàn xuất nhập khẩu nhé

>>>>>> Có thể bạn quan tâm:​

• Khóa học báo cáo quyết toán hải quan ở đâu tốt?​
• Học khai báo hải quan ở đâu tốt?​
• Học hành chính nhân sự tại Hà Nội ở đâu?​
• Khóa học C/O ở đâu tốt​