Mai Tiến Thành
New member
- Bài viết
- 20
- Reaction score
- 0
Khai C/O trên eCoSys phiên bản mới gồm năm khâu: đăng ký hồ sơ thương nhân, đăng ký lại nơi cấp cho từng mẫu C/O theo cơ chế "một mẫu, một nơi cấp" áp dụng từ 01/8/2026, khai thông tin hàng hóa, đính kèm chứng từ, ký số và theo dõi kết quả cấp.
| Những điểm chính cần ghi nhớ về khai và truyền C/O trên eCoSys phiên bản mới • Hệ thống bắt buộc: từ ngày 01/7/2025, toàn bộ thủ tục cấp C/O và văn bản chấp thuận tự chứng nhận xuất xứ được thực hiện trên eCoSys theo Thông tư 40/2025/TT-BCT. • Thay đổi từ 01/8/2026: eCoSys được cập nhật theo Thông tư 26/2026/TT-BCT, bỏ cơ chế phòng cấp chính - phòng cấp phụ, doanh nghiệp đăng ký lại nơi cấp cho từng mẫu C/O. • Một mẫu C/O, một nơi cấp: mỗi mẫu C/O chỉ gắn vào một cơ quan, tổ chức cấp; lần đăng ký lại đầu tiên được hệ thống tự duyệt, các lần đổi sau phải chờ phê duyệt. • Thời hạn cấp: hồ sơ điện tử đầy đủ, hợp lệ được xử lý trong 06 giờ làm việc theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP. • Chứng từ được nợ: tờ khai hải quan xuất khẩu và vận đơn được nợ tối đa 15 ngày làm việc kể từ ngày được cấp C/O. |
eCoSys Là Gì Và Phiên Bản Mới Thay Đổi Những Gì
eCoSys là Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử của Bộ Công Thương, truy cập tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn. Hệ thống tiếp nhận hồ sơ thương nhân, hồ sơ đề nghị cấp C/O, thu phí chứng nhận xuất xứ, trả kết quả và kết nối Cổng thông tin một cửa quốc gia để trao đổi dữ liệu C/O điện tử.
Từ ngày 01/7/2025, Thông tư 40/2025/TT-BCT (ban hành ngày 22/6/2025) có hiệu lực, quy định thủ tục cấp C/O được phân cấp cho Cục Xuất nhập khẩu thuộc Bộ Công Thương và các cơ quan, tổ chức do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao nhiệm vụ. Mọi bước cấp C/O đều phải chạy trên eCoSys, kể cả tại địa phương.
Ngày 20/5/2026, Bộ Công Thương ban hành Thông tư 26/2026/TT-BCT, thay thế danh mục mẫu C/O do từng cơ quan cấp. Để triển khai thông tư này, Cục Xuất nhập khẩu có Công văn 870/XNK-XXHH ngày 21/7/2026 thông báo cập nhật eCoSys từ 0 giờ ngày 01/8/2026. Những thay đổi doanh nghiệp cần nắm gồm:
• Bỏ cơ chế phòng cấp chính, phòng cấp phụ: doanh nghiệp không còn chọn một phòng cấp chính rồi đăng ký thêm phòng phụ như trước.
• Đăng ký nhiều nơi cấp: một doanh nghiệp có thể đăng ký đồng thời nhiều cơ quan, tổ chức cấp C/O.
• Một mẫu C/O, một nơi cấp: mỗi mẫu như D, E, AK, RCEP, CPTPP chỉ được gắn vào một nơi cấp duy nhất.
• Hệ thống gợi ý sẵn: eCoSys tự điền các mẫu C/O doanh nghiệp đã đăng ký hoặc đã sử dụng trước đây, doanh nghiệp rà lại và chỉnh sửa.
• Tự duyệt lần đầu: lần đăng ký lại đầu tiên được hệ thống tự phê duyệt; từ lần sau, thay đổi nơi cấp phải qua quy trình xin đổi và chờ cơ quan được chọn duyệt.
• Hồ sơ chuyển tiếp: hồ sơ đã khai trước 0 giờ ngày 01/8/2026 vẫn do cơ quan cấp cũ xử lý.
>>>> Xem thêm: Nên học C/O ở đâu
Ngày 20/5/2026, Bộ Công Thương ban hành Thông tư 26/2026/TT-BCT, thay thế danh mục mẫu C/O do từng cơ quan cấp. Để triển khai thông tư này, Cục Xuất nhập khẩu có Công văn 870/XNK-XXHH ngày 21/7/2026 thông báo cập nhật eCoSys từ 0 giờ ngày 01/8/2026. Những thay đổi doanh nghiệp cần nắm gồm:
• Bỏ cơ chế phòng cấp chính, phòng cấp phụ: doanh nghiệp không còn chọn một phòng cấp chính rồi đăng ký thêm phòng phụ như trước.
• Đăng ký nhiều nơi cấp: một doanh nghiệp có thể đăng ký đồng thời nhiều cơ quan, tổ chức cấp C/O.
• Một mẫu C/O, một nơi cấp: mỗi mẫu như D, E, AK, RCEP, CPTPP chỉ được gắn vào một nơi cấp duy nhất.
• Hệ thống gợi ý sẵn: eCoSys tự điền các mẫu C/O doanh nghiệp đã đăng ký hoặc đã sử dụng trước đây, doanh nghiệp rà lại và chỉnh sửa.
• Tự duyệt lần đầu: lần đăng ký lại đầu tiên được hệ thống tự phê duyệt; từ lần sau, thay đổi nơi cấp phải qua quy trình xin đổi và chờ cơ quan được chọn duyệt.
• Hồ sơ chuyển tiếp: hồ sơ đã khai trước 0 giờ ngày 01/8/2026 vẫn do cơ quan cấp cũ xử lý.
>>>> Xem thêm: Nên học C/O ở đâu
Chuẩn Bị Trước Khi Khai C/O Trên eCoSys
Người làm C/O cần kiểm tra bốn điều kiện trước khi tạo hồ sơ đầu tiên. Thiếu một điều kiện, hồ sơ sẽ không gửi được hoặc bị trả lại ngay ở khâu kiểm tra.
• Chữ ký số còn hiệu lực: chữ ký số của doanh nghiệp được dùng để ký hồ sơ đề nghị cấp C/O. Người làm hồ sơ nên cài đặt trình ký số theo hướng dẫn trên eCoSys và thử ký trước một ngày làm việc.
• Tài khoản doanh nghiệp đã kích hoạt: tài khoản được tạo khi đăng ký hồ sơ thương nhân lần đầu, gắn theo mã số doanh nghiệp.
• Hồ sơ thương nhân đã được duyệt và còn cập nhật: mọi thay đổi về người ký, con dấu, địa chỉ, cơ sở sản xuất phải được cập nhật trước khi khai hồ sơ mới.
• Bộ chứng từ của lô hàng ở dạng file: hóa đơn thương mại, vận đơn, tờ khai xuất khẩu, bảng kê tiêu chí xuất xứ, bản khai báo xuất xứ của nhà cung cấp và quy trình sản xuất được quét rõ nét.
• Chữ ký số còn hiệu lực: chữ ký số của doanh nghiệp được dùng để ký hồ sơ đề nghị cấp C/O. Người làm hồ sơ nên cài đặt trình ký số theo hướng dẫn trên eCoSys và thử ký trước một ngày làm việc.
• Tài khoản doanh nghiệp đã kích hoạt: tài khoản được tạo khi đăng ký hồ sơ thương nhân lần đầu, gắn theo mã số doanh nghiệp.
• Hồ sơ thương nhân đã được duyệt và còn cập nhật: mọi thay đổi về người ký, con dấu, địa chỉ, cơ sở sản xuất phải được cập nhật trước khi khai hồ sơ mới.
• Bộ chứng từ của lô hàng ở dạng file: hóa đơn thương mại, vận đơn, tờ khai xuất khẩu, bảng kê tiêu chí xuất xứ, bản khai báo xuất xứ của nhà cung cấp và quy trình sản xuất được quét rõ nét.
Bước 1: Đăng Ký Hồ Sơ Thương Nhân Lần Đầu
Doanh nghiệp lần đầu đề nghị cấp C/O phải đăng ký hồ sơ thương nhân trên eCoSys. Theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP và thủ tục hành chính do Bộ Công Thương công bố, hồ sơ thương nhân gồm:
• Đăng ký mẫu chữ ký và con dấu: mẫu chữ ký của người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền ký đơn đề nghị cấp C/O, kèm mẫu con dấu của thương nhân.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: bản sao có dấu sao y bản chính.
• Danh mục các cơ sở sản xuất: theo Mẫu số 02 ban hành kèm Nghị định 31/2018/NĐ-CP, liệt kê địa chỉ nhà máy, xưởng sản xuất hàng xuất khẩu.
• Đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O: theo Mẫu số 03, chỉ áp dụng khi doanh nghiệp chuyển nơi cấp.
Người làm hồ sơ cần đặc biệt lưu ý danh sách người được ủy quyền ký. Đơn đề nghị và bảng kê do người không có tên trong hồ sơ thương nhân ký sẽ bị yêu cầu ký lại, dù chữ ký số của doanh nghiệp vẫn hợp lệ. Mỗi lần nhân sự thay đổi, doanh nghiệp phải cập nhật hồ sơ thương nhân trước khi khai lô hàng tiếp theo.
• Đăng ký mẫu chữ ký và con dấu: mẫu chữ ký của người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền ký đơn đề nghị cấp C/O, kèm mẫu con dấu của thương nhân.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: bản sao có dấu sao y bản chính.
• Danh mục các cơ sở sản xuất: theo Mẫu số 02 ban hành kèm Nghị định 31/2018/NĐ-CP, liệt kê địa chỉ nhà máy, xưởng sản xuất hàng xuất khẩu.
• Đơn đề nghị thay đổi nơi cấp C/O: theo Mẫu số 03, chỉ áp dụng khi doanh nghiệp chuyển nơi cấp.
Người làm hồ sơ cần đặc biệt lưu ý danh sách người được ủy quyền ký. Đơn đề nghị và bảng kê do người không có tên trong hồ sơ thương nhân ký sẽ bị yêu cầu ký lại, dù chữ ký số của doanh nghiệp vẫn hợp lệ. Mỗi lần nhân sự thay đổi, doanh nghiệp phải cập nhật hồ sơ thương nhân trước khi khai lô hàng tiếp theo.
Bước 2: Đăng Ký Lại Nơi Cấp Cho Từng Mẫu C/O Từ 01/8/2026
Năm bước đăng ký lại nơi cấp C/O trên eCoSys theo cơ chế một mẫu C/O, một nơi cấp
Đây là thao tác mới hoàn toàn của phiên bản eCoSys cập nhật. Khi đăng nhập từ ngày 01/8/2026, hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu doanh nghiệp đăng ký lại nơi cấp để tiếp tục sử dụng các chức năng khai báo. Trình tự thực hiện như sau:
• Đăng nhập và mở chức năng đăng ký lại: đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp, chọn đăng ký lại khi hệ thống hiển thị thông báo.
• Chọn đơn vị cấp: chọn một hoặc nhiều cơ quan, tổ chức cấp C/O. Đơn vị cấp có thể là Cục Xuất nhập khẩu hoặc cơ quan, tổ chức được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao, phần lớn là Sở Công Thương, một số nơi là Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất hoặc khu kinh tế.
• Gắn từng mẫu C/O vào một đơn vị cấp: mỗi mẫu doanh nghiệp sử dụng được gắn vào một nơi cấp duy nhất. Hệ thống gợi ý sẵn các mẫu đã dùng tại phòng cấp cũ.
• Rà soát ma trận đăng ký: kiểm tra bảng tổng hợp mẫu C/O và nơi cấp, sửa các dòng chưa đúng.
• Xác nhận và kiểm tra kết quả: xác nhận đăng ký, kiểm tra email và màn hình thông báo để chắc chắn đăng ký đã thành công, sau đó mới khai hồ sơ C/O.
Nơi cấp cho mỗi mẫu C/O phải nằm trong thẩm quyền của cơ quan đó theo Thông tư 26/2026/TT-BCT. Cục Xuất nhập khẩu cấp 12 mẫu theo Mẫu số 17, gồm D, AI, AK, AJ, AANZ, RCEP, EUR.1, EUR.1 UK, CPTPP, EAV, VK và VJ. Các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh cấp các mẫu theo Mẫu số 18, trong đó có mẫu E, mẫu B và mẫu theo Hiệp định CEPA Việt Nam - UAE.
Ví dụ, một doanh nghiệp tại Bình Dương thường xuất hàng sang Thái Lan, Trung Quốc và Hàn Quốc. Doanh nghiệp có thể gắn mẫu D và mẫu AK vào Cục Xuất nhập khẩu hoặc vào đơn vị cấp tỉnh nếu đơn vị đó có thẩm quyền, còn mẫu E gắn vào đơn vị cấp của tỉnh. Lựa chọn nên dựa trên nơi doanh nghiệp được hỗ trợ kiểm tra cơ sở sản xuất thuận tiện nhất.
Do lần đăng ký đầu tiên được tự duyệt, chọn sai nơi cấp sẽ phải sửa bằng thủ tục xin đổi và chờ phê duyệt thủ công. Người làm hồ sơ nên thống nhất phương án nơi cấp cùng ban giám đốc trước khi thao tác.
• Đăng nhập và mở chức năng đăng ký lại: đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp, chọn đăng ký lại khi hệ thống hiển thị thông báo.
• Chọn đơn vị cấp: chọn một hoặc nhiều cơ quan, tổ chức cấp C/O. Đơn vị cấp có thể là Cục Xuất nhập khẩu hoặc cơ quan, tổ chức được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao, phần lớn là Sở Công Thương, một số nơi là Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất hoặc khu kinh tế.
• Gắn từng mẫu C/O vào một đơn vị cấp: mỗi mẫu doanh nghiệp sử dụng được gắn vào một nơi cấp duy nhất. Hệ thống gợi ý sẵn các mẫu đã dùng tại phòng cấp cũ.
• Rà soát ma trận đăng ký: kiểm tra bảng tổng hợp mẫu C/O và nơi cấp, sửa các dòng chưa đúng.
• Xác nhận và kiểm tra kết quả: xác nhận đăng ký, kiểm tra email và màn hình thông báo để chắc chắn đăng ký đã thành công, sau đó mới khai hồ sơ C/O.
Nơi cấp cho mỗi mẫu C/O phải nằm trong thẩm quyền của cơ quan đó theo Thông tư 26/2026/TT-BCT. Cục Xuất nhập khẩu cấp 12 mẫu theo Mẫu số 17, gồm D, AI, AK, AJ, AANZ, RCEP, EUR.1, EUR.1 UK, CPTPP, EAV, VK và VJ. Các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh cấp các mẫu theo Mẫu số 18, trong đó có mẫu E, mẫu B và mẫu theo Hiệp định CEPA Việt Nam - UAE.
Ví dụ, một doanh nghiệp tại Bình Dương thường xuất hàng sang Thái Lan, Trung Quốc và Hàn Quốc. Doanh nghiệp có thể gắn mẫu D và mẫu AK vào Cục Xuất nhập khẩu hoặc vào đơn vị cấp tỉnh nếu đơn vị đó có thẩm quyền, còn mẫu E gắn vào đơn vị cấp của tỉnh. Lựa chọn nên dựa trên nơi doanh nghiệp được hỗ trợ kiểm tra cơ sở sản xuất thuận tiện nhất.
Do lần đăng ký đầu tiên được tự duyệt, chọn sai nơi cấp sẽ phải sửa bằng thủ tục xin đổi và chờ phê duyệt thủ công. Người làm hồ sơ nên thống nhất phương án nơi cấp cùng ban giám đốc trước khi thao tác.
Bước 3: Tạo Hồ Sơ Đề Nghị Cấp C/O Và Khai Thông Tin
Sau khi đăng ký nơi cấp thành công, người làm hồ sơ tạo hồ sơ mới, chọn mẫu C/O và khai thông tin theo các nhóm chỉ tiêu. Tên chức năng trên giao diện có thể thay đổi theo từng lần cập nhật, nhưng nội dung khai luôn bám theo mẫu C/O của hiệp định.
Thông tin chung của lô hàng
• Người xuất khẩu và người nhập khẩu: tên, địa chỉ, nước; phải khớp hóa đơn thương mại và vận đơn.
• Phương tiện và hành trình vận chuyển: ngày khởi hành, tên tàu hoặc số chuyến bay, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng.
• Số và ngày hóa đơn thương mại: khai đúng như hóa đơn, kể cả ký tự đặc biệt.
• Các ô đánh dấu đặc biệt: hóa đơn bên thứ ba, cấp sau (issued retroactively), C/O giáp lưng, hàng triển lãm, nếu lô hàng thuộc trường hợp tương ứng.
• Phương tiện và hành trình vận chuyển: ngày khởi hành, tên tàu hoặc số chuyến bay, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng.
• Số và ngày hóa đơn thương mại: khai đúng như hóa đơn, kể cả ký tự đặc biệt.
• Các ô đánh dấu đặc biệt: hóa đơn bên thứ ba, cấp sau (issued retroactively), C/O giáp lưng, hàng triển lãm, nếu lô hàng thuộc trường hợp tương ứng.
Thông tin từng mặt hàng
• Mô tả hàng hóa: đủ chi tiết để nhận diện hàng hóa, khớp mô tả trên hóa đơn và tờ khai xuất khẩu.
• Mã HS: mã HS 6 số theo yêu cầu của hiệp định. Thực tế nhiều hồ sơ bị trả lại vì thiếu mã HS hoặc mã HS khác tờ khai.
• Số lượng, trọng lượng, số kiện, ký mã hiệu: khớp danh sách đóng gói và vận đơn.
• Tiêu chí xuất xứ: ghi theo đúng mã quy định của mẫu C/O, ví dụ WO, CTH, RVC 45%, PSR.
• Trị giá FOB: bắt buộc khai khi dùng tiêu chí RVC ở nhiều mẫu C/O.
Ví dụ, Công ty D xuất khẩu 2.400 bộ bàn ghế gỗ cao su sang Hàn Quốc theo C/O mẫu AK, hóa đơn số 0125/2026 ngày 05/10/2026, trị giá FOB 86.400 USD. Người làm hồ sơ khai mã HS 9403.60, tiêu chí CTH do gỗ cao su xẻ nhóm 44.07 và phụ kiện kim loại nhập khẩu đều khác nhóm 94.03, số kiện 600 thùng, trọng lượng cả bì 21.600 kg đúng như danh sách đóng gói.
• Mã HS: mã HS 6 số theo yêu cầu của hiệp định. Thực tế nhiều hồ sơ bị trả lại vì thiếu mã HS hoặc mã HS khác tờ khai.
• Số lượng, trọng lượng, số kiện, ký mã hiệu: khớp danh sách đóng gói và vận đơn.
• Tiêu chí xuất xứ: ghi theo đúng mã quy định của mẫu C/O, ví dụ WO, CTH, RVC 45%, PSR.
• Trị giá FOB: bắt buộc khai khi dùng tiêu chí RVC ở nhiều mẫu C/O.
Ví dụ, Công ty D xuất khẩu 2.400 bộ bàn ghế gỗ cao su sang Hàn Quốc theo C/O mẫu AK, hóa đơn số 0125/2026 ngày 05/10/2026, trị giá FOB 86.400 USD. Người làm hồ sơ khai mã HS 9403.60, tiêu chí CTH do gỗ cao su xẻ nhóm 44.07 và phụ kiện kim loại nhập khẩu đều khác nhóm 94.03, số kiện 600 thùng, trọng lượng cả bì 21.600 kg đúng như danh sách đóng gói.
Bước 4: Đính Kèm Chứng Từ Theo Đúng Thành Phần Hồ Sơ
Thành phần hồ sơ đề nghị cấp C/O và các trạng thái xử lý hồ sơ trên eCoSys
Thành phần hồ sơ đề nghị cấp C/O được quy định tại Nghị định 31/2018/NĐ-CP và các thủ tục hành chính do Bộ Công Thương công bố. Hồ sơ của lô hàng lần đầu, sản phẩm mới hoặc sản phẩm không cố định gồm:
• Đơn đề nghị cấp C/O: theo Mẫu số 04 ban hành kèm Nghị định 31/2018/NĐ-CP, được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ.
• Mẫu C/O tương ứng đã khai hoàn chỉnh: cùng tờ khai bổ sung nếu số mặt hàng vượt số dòng của mẫu.
• Bản in tờ khai hải quan xuất khẩu: không cần nộp nếu hàng hóa không phải khai hải quan theo quy định.
• Bản sao hóa đơn thương mại: có dấu sao y bản chính của thương nhân.
• Bản sao vận tải đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương: có dấu sao y, trừ trường hợp không sử dụng vận tải đơn theo quy định hoặc thông lệ quốc tế.
• Bảng kê khai chi tiết hàng hóa đạt tiêu chí xuất xứ: theo mẫu tại Thông tư 05/2018/TT-BCT (đã sửa đổi, bổ sung).
• Bản khai báo xuất xứ của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp nguyên liệu: khi nguyên liệu mua trong nước được dùng làm đầu vào.
• Bản sao quy trình sản xuất hàng hóa: có dấu sao y.
Sản phẩm cố định, từ lần đề nghị thứ hai trở đi, doanh nghiệp chỉ cần nộp năm chứng từ đầu. Bảng kê tiêu chí xuất xứ, bản khai báo xuất xứ của nhà cung cấp và quy trình sản xuất có giá trị 02 năm, phải cập nhật khi có thay đổi về nguyên liệu hoặc quy trình.
Tờ khai hải quan xuất khẩu và vận đơn được nợ tối đa 15 ngày làm việc kể từ ngày được cấp C/O. Quy định này hữu ích khi người mua cần C/O gửi kèm bộ chứng từ ngay sau ngày tàu chạy, nhưng doanh nghiệp phải theo dõi để nộp bổ sung đúng hạn.
• Đơn đề nghị cấp C/O: theo Mẫu số 04 ban hành kèm Nghị định 31/2018/NĐ-CP, được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ.
• Mẫu C/O tương ứng đã khai hoàn chỉnh: cùng tờ khai bổ sung nếu số mặt hàng vượt số dòng của mẫu.
• Bản in tờ khai hải quan xuất khẩu: không cần nộp nếu hàng hóa không phải khai hải quan theo quy định.
• Bản sao hóa đơn thương mại: có dấu sao y bản chính của thương nhân.
• Bản sao vận tải đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương: có dấu sao y, trừ trường hợp không sử dụng vận tải đơn theo quy định hoặc thông lệ quốc tế.
• Bảng kê khai chi tiết hàng hóa đạt tiêu chí xuất xứ: theo mẫu tại Thông tư 05/2018/TT-BCT (đã sửa đổi, bổ sung).
• Bản khai báo xuất xứ của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp nguyên liệu: khi nguyên liệu mua trong nước được dùng làm đầu vào.
• Bản sao quy trình sản xuất hàng hóa: có dấu sao y.
Sản phẩm cố định, từ lần đề nghị thứ hai trở đi, doanh nghiệp chỉ cần nộp năm chứng từ đầu. Bảng kê tiêu chí xuất xứ, bản khai báo xuất xứ của nhà cung cấp và quy trình sản xuất có giá trị 02 năm, phải cập nhật khi có thay đổi về nguyên liệu hoặc quy trình.
Tờ khai hải quan xuất khẩu và vận đơn được nợ tối đa 15 ngày làm việc kể từ ngày được cấp C/O. Quy định này hữu ích khi người mua cần C/O gửi kèm bộ chứng từ ngay sau ngày tàu chạy, nhưng doanh nghiệp phải theo dõi để nộp bổ sung đúng hạn.
Mẹo đính kèm file để không bị trả hồ sơ
• Đặt tên file theo nội dung: ví dụ "HoaDon_0125-2026.pdf", "VanDon_HPHBUS2610.pdf", để cán bộ cấp C/O tìm chứng từ nhanh.
• Quét màu, rõ dấu và chữ ký: chứng từ sao y phải nhìn rõ dấu đỏ và chữ ký người có thẩm quyền.
• Ghép đúng trang: hóa đơn nhiều trang phải nằm trong một file, đúng thứ tự.
• Đối chiếu trước khi đính kèm: số hóa đơn, ngày tàu chạy, số kiện trên file phải khớp số liệu đã khai ở bước 3.
• Quét màu, rõ dấu và chữ ký: chứng từ sao y phải nhìn rõ dấu đỏ và chữ ký người có thẩm quyền.
• Ghép đúng trang: hóa đơn nhiều trang phải nằm trong một file, đúng thứ tự.
• Đối chiếu trước khi đính kèm: số hóa đơn, ngày tàu chạy, số kiện trên file phải khớp số liệu đã khai ở bước 3.
Bước 5: Ký Số, Nộp Phí Và Gửi Hồ Sơ
Người làm hồ sơ kiểm tra lại toàn bộ thông tin, ký số hồ sơ bằng chữ ký số của doanh nghiệp và gửi đi. Phí chứng nhận xuất xứ được nộp theo hướng dẫn trên eCoSys vào tài khoản thu phí của cơ quan, tổ chức cấp C/O. Mức phí cụ thể do cơ quan có thẩm quyền quy định, người làm hồ sơ nên kiểm tra thông báo phí trên hệ thống trước khi nộp.
Một hồ sơ đã gửi không được sửa tùy tiện. Khi phát hiện sai sót sau khi gửi, người làm hồ sơ liên hệ cán bộ cấp C/O để được hướng dẫn rút hồ sơ hoặc chờ yêu cầu bổ sung, tránh gửi trùng nhiều hồ sơ cho cùng một lô hàng.
Một hồ sơ đã gửi không được sửa tùy tiện. Khi phát hiện sai sót sau khi gửi, người làm hồ sơ liên hệ cán bộ cấp C/O để được hướng dẫn rút hồ sơ hoặc chờ yêu cầu bổ sung, tránh gửi trùng nhiều hồ sơ cho cùng một lô hàng.
Bước 6: Theo Dõi Kết Quả Và Nhận C/O
Sau khi tiếp nhận, cán bộ cấp C/O kiểm tra hồ sơ và thông báo một trong các kết quả sau:
• Chấp nhận cấp C/O: hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, được trình người có thẩm quyền ký.
• Đề nghị bổ sung hoặc kiểm tra lại chứng từ: doanh nghiệp sửa thông tin hoặc đính kèm thêm chứng từ theo yêu cầu.
• Đề nghị kiểm tra tại cơ sở sản xuất: áp dụng khi có nghi vấn về năng lực sản xuất hoặc tiêu chí xuất xứ.
• Từ chối cấp C/O: theo các trường hợp tại Điều 21 Nghị định 31/2018/NĐ-CP, hoặc lô hàng đã xuất khẩu quá 01 năm kể từ ngày giao hàng.
Thời hạn xử lý theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP là 06 giờ làm việc kể từ khi nhận hồ sơ điện tử đầy đủ, hợp lệ. Hồ sơ giấy nộp trực tiếp có thời hạn 08 giờ làm việc, hồ sơ gửi qua bưu điện có thời hạn 24 giờ làm việc kể từ ngày ghi trên bì thư.
Kết quả cấp có thể là C/O điện tử dạng file hoặc C/O giấy. C/O điện tử do có thẩm quyền ký số trên hệ thống, doanh nghiệp tải file kết quả. C/O giấy được cơ quan cấp đóng dấu, trả bản chính cho doanh nghiệp. Một số mẫu như mẫu D còn được truyền dữ liệu C/O điện tử qua Cơ chế một cửa ASEAN, người nhập khẩu tại nước đến không cần bản giấy.
• Chấp nhận cấp C/O: hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, được trình người có thẩm quyền ký.
• Đề nghị bổ sung hoặc kiểm tra lại chứng từ: doanh nghiệp sửa thông tin hoặc đính kèm thêm chứng từ theo yêu cầu.
• Đề nghị kiểm tra tại cơ sở sản xuất: áp dụng khi có nghi vấn về năng lực sản xuất hoặc tiêu chí xuất xứ.
• Từ chối cấp C/O: theo các trường hợp tại Điều 21 Nghị định 31/2018/NĐ-CP, hoặc lô hàng đã xuất khẩu quá 01 năm kể từ ngày giao hàng.
Thời hạn xử lý theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP là 06 giờ làm việc kể từ khi nhận hồ sơ điện tử đầy đủ, hợp lệ. Hồ sơ giấy nộp trực tiếp có thời hạn 08 giờ làm việc, hồ sơ gửi qua bưu điện có thời hạn 24 giờ làm việc kể từ ngày ghi trên bì thư.
Kết quả cấp có thể là C/O điện tử dạng file hoặc C/O giấy. C/O điện tử do có thẩm quyền ký số trên hệ thống, doanh nghiệp tải file kết quả. C/O giấy được cơ quan cấp đóng dấu, trả bản chính cho doanh nghiệp. Một số mẫu như mẫu D còn được truyền dữ liệu C/O điện tử qua Cơ chế một cửa ASEAN, người nhập khẩu tại nước đến không cần bản giấy.
Ví Dụ Lịch Trình Một Hồ Sơ C/O Mẫu D Từ Lúc Khai Đến Lúc Nhận
Ví dụ dưới đây sử dụng số liệu giả định để người mới hình dung khối lượng thao tác.
Công ty C xuất khẩu 3.000 chiếc quạt điện sang Thái Lan, tàu chạy ngày thứ Hai 12/10/2026, người mua yêu cầu C/O mẫu D gửi kèm bộ chứng từ trong tuần. Doanh nghiệp đã đăng ký lại nơi cấp mẫu D vào ngày 03/8/2026.
• Thứ Hai 12/10, 15 giờ: tàu chạy, hãng tàu gửi vận đơn nháp. Người làm hồ sơ đã có tờ khai xuất khẩu thông quan từ ngày thứ Sáu trước đó.
• Thứ Ba 13/10, 9 giờ: tạo hồ sơ trên eCoSys, khai mã HS 8414.51, tiêu chí "RVC 59%", trị giá FOB 36.000 USD. Đính kèm hóa đơn, tờ khai, vận đơn nháp đã được hãng tàu xác nhận, bảng kê RVC còn hiệu lực.
• Thứ Ba 13/10, 10 giờ: ký số, nộp phí, gửi hồ sơ.
• Thứ Ba 13/10, 15 giờ: nhận thông báo bổ sung do số kiện trên bảng kê ghi 300 thùng trong khi vận đơn ghi 250 thùng. Người làm hồ sơ sửa bảng kê theo đúng số kiện thực tế và gửi lại.
• Thứ Tư 14/10, 10 giờ: hồ sơ được chấp nhận và ký cấp, doanh nghiệp tải C/O điện tử, gửi người mua.
Lỗi số kiện trong ví dụ khiến hồ sơ chậm gần một ngày làm việc. Đây là lỗi rất phổ biến khi bảng kê được sao chép từ lô hàng trước mà không đối chiếu danh sách đóng gói của lô hiện tại.
Công ty C xuất khẩu 3.000 chiếc quạt điện sang Thái Lan, tàu chạy ngày thứ Hai 12/10/2026, người mua yêu cầu C/O mẫu D gửi kèm bộ chứng từ trong tuần. Doanh nghiệp đã đăng ký lại nơi cấp mẫu D vào ngày 03/8/2026.
• Thứ Hai 12/10, 15 giờ: tàu chạy, hãng tàu gửi vận đơn nháp. Người làm hồ sơ đã có tờ khai xuất khẩu thông quan từ ngày thứ Sáu trước đó.
• Thứ Ba 13/10, 9 giờ: tạo hồ sơ trên eCoSys, khai mã HS 8414.51, tiêu chí "RVC 59%", trị giá FOB 36.000 USD. Đính kèm hóa đơn, tờ khai, vận đơn nháp đã được hãng tàu xác nhận, bảng kê RVC còn hiệu lực.
• Thứ Ba 13/10, 10 giờ: ký số, nộp phí, gửi hồ sơ.
• Thứ Ba 13/10, 15 giờ: nhận thông báo bổ sung do số kiện trên bảng kê ghi 300 thùng trong khi vận đơn ghi 250 thùng. Người làm hồ sơ sửa bảng kê theo đúng số kiện thực tế và gửi lại.
• Thứ Tư 14/10, 10 giờ: hồ sơ được chấp nhận và ký cấp, doanh nghiệp tải C/O điện tử, gửi người mua.
Lỗi số kiện trong ví dụ khiến hồ sơ chậm gần một ngày làm việc. Đây là lỗi rất phổ biến khi bảng kê được sao chép từ lô hàng trước mà không đối chiếu danh sách đóng gói của lô hiện tại.
Những Lỗi Thường Gặp Khi Khai C/O Trên eCoSys Và Cách Khắc Phục
• Không đăng ký lại nơi cấp: từ 01/8/2026, tài khoản chưa đăng ký lại sẽ không dùng được các chức năng khai báo. Cách khắc phục là thực hiện bước 2 ngay khi đăng nhập.
• Gắn mẫu C/O vào nơi không có thẩm quyền: ví dụ gắn mẫu E vào Cục Xuất nhập khẩu, trong khi theo Mẫu số 17 của Thông tư 26/2026/TT-BCT, Cục không cấp mẫu E. Doanh nghiệp phải làm thủ tục đổi nơi cấp.
• Chữ ký số không tích hợp được: thường do trình ký số chưa cài đặt hoặc chứng thư số hết hạn. Doanh nghiệp kiểm tra hạn chứng thư và cài lại công cụ ký số theo hướng dẫn trên eCoSys.
• Mã HS thiếu hoặc lệch tờ khai: khai mã 4 số hoặc mã khác tờ khai xuất khẩu. Người làm hồ sơ phải dùng mã HS 6 số đúng theo hướng dẫn của mẫu C/O và thống nhất cùng tờ khai.
• Người ký đơn không có trong hồ sơ thương nhân: cập nhật hồ sơ thương nhân rồi ký lại đơn đề nghị.
• Mô tả hàng hóa quá chung: ghi "đồ gỗ" thay vì "bàn ăn bằng gỗ cao su, kích thước 120 × 80 cm". Mô tả phải đủ chi tiết để nhận diện hàng hóa.
• Ngày cấp C/O trước ngày tàu chạy nhưng không đúng thông lệ: một số mẫu cho phép cấp trước hoặc tại thời điểm giao hàng, một số trường hợp phải tích ô cấp sau. Người làm hồ sơ cần đọc hướng dẫn mặt sau của từng mẫu C/O.
• Gắn mẫu C/O vào nơi không có thẩm quyền: ví dụ gắn mẫu E vào Cục Xuất nhập khẩu, trong khi theo Mẫu số 17 của Thông tư 26/2026/TT-BCT, Cục không cấp mẫu E. Doanh nghiệp phải làm thủ tục đổi nơi cấp.
• Chữ ký số không tích hợp được: thường do trình ký số chưa cài đặt hoặc chứng thư số hết hạn. Doanh nghiệp kiểm tra hạn chứng thư và cài lại công cụ ký số theo hướng dẫn trên eCoSys.
• Mã HS thiếu hoặc lệch tờ khai: khai mã 4 số hoặc mã khác tờ khai xuất khẩu. Người làm hồ sơ phải dùng mã HS 6 số đúng theo hướng dẫn của mẫu C/O và thống nhất cùng tờ khai.
• Người ký đơn không có trong hồ sơ thương nhân: cập nhật hồ sơ thương nhân rồi ký lại đơn đề nghị.
• Mô tả hàng hóa quá chung: ghi "đồ gỗ" thay vì "bàn ăn bằng gỗ cao su, kích thước 120 × 80 cm". Mô tả phải đủ chi tiết để nhận diện hàng hóa.
• Ngày cấp C/O trước ngày tàu chạy nhưng không đúng thông lệ: một số mẫu cho phép cấp trước hoặc tại thời điểm giao hàng, một số trường hợp phải tích ô cấp sau. Người làm hồ sơ cần đọc hướng dẫn mặt sau của từng mẫu C/O.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Khai C/O Trên eCoSys
Doanh nghiệp đã có tài khoản eCoSys có phải đăng ký lại hồ sơ thương nhân không?
Doanh nghiệp đã có tài khoản không phải đăng ký lại hồ sơ thương nhân từ đầu, nhưng phải đăng ký lại nơi cấp cho từng mẫu C/O từ ngày 01/8/2026 theo phiên bản eCoSys cập nhật. Hồ sơ thương nhân chỉ cần cập nhật khi có thay đổi về người ký, con dấu hoặc cơ sở sản xuất.
Một doanh nghiệp có được xin cùng một mẫu C/O ở hai nơi không?
Theo cơ chế mới, mỗi mẫu C/O chỉ được gắn vào một nơi cấp. Doanh nghiệp muốn chuyển nơi cấp cho một mẫu phải làm thủ tục xin đổi và chờ cơ quan được chọn phê duyệt.
Hồ sơ khai trước 01/8/2026 nhưng chưa được cấp thì xử lý thế nào?
Hồ sơ đã khai trước 0 giờ ngày 01/8/2026 tiếp tục do cơ quan cấp cũ xử lý theo thông tin Cục Xuất nhập khẩu đã công bố. Doanh nghiệp không cần khai lại hồ sơ đó.
Thiếu vận đơn tại thời điểm khai C/O có được không?
Doanh nghiệp được nợ vận đơn và tờ khai hải quan xuất khẩu tối đa 15 ngày làm việc kể từ ngày được cấp C/O. Hết thời hạn này mà chưa nộp bổ sung, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn ở các lần đề nghị cấp tiếp theo.
Có thể xin C/O cho lô hàng đã xuất khẩu nhiều tháng trước không?
Doanh nghiệp vẫn có thể đề nghị cấp C/O cho lô hàng đã xuất khẩu, miễn là chưa quá 01 năm kể từ ngày giao hàng và mẫu C/O cho phép cấp sau. Khi đó, người làm hồ sơ tích ô cấp sau theo hướng dẫn của mẫu C/O tương ứng.
Phiên bản eCoSys cập nhật từ 01/8/2026 không làm thay đổi quy tắc xuất xứ, nhưng thay đổi cách doanh nghiệp gắn từng mẫu C/O vào nơi cấp. Thao tác đăng ký lại nơi cấp chỉ mất vài phút, song lựa chọn sai sẽ kéo theo thủ tục đổi nơi cấp mất thời gian, vì vậy doanh nghiệp nên chốt phương án trước khi đăng nhập.
Phiên bản eCoSys cập nhật từ 01/8/2026 không làm thay đổi quy tắc xuất xứ, nhưng thay đổi cách doanh nghiệp gắn từng mẫu C/O vào nơi cấp. Thao tác đăng ký lại nơi cấp chỉ mất vài phút, song lựa chọn sai sẽ kéo theo thủ tục đổi nơi cấp mất thời gian, vì vậy doanh nghiệp nên chốt phương án trước khi đăng nhập.
Ở phần khai hồ sơ, nguyên tắc vẫn là thống nhất tuyệt đối giữa C/O, hóa đơn, vận đơn, tờ khai và bảng kê. Người làm C/O nên lập danh mục kiểm tra cố định cho từng mẫu C/O doanh nghiệp đang dùng, cập nhật mỗi khi Bộ Công Thương ban hành văn bản mới.
Tham khảo thêm nhiều bài viết bổ ích tại diễn đàn xuất nhập khẩu nhé
>>>>>> Có thể bạn quan tâm:
Bài viết liên quan
Được quan tâm
Bài viết mới