Chia sẻ Sai Lầm Khi Báo Giá Cho Khách Hàng Quốc Tế Và Cách Tránh

[Lê Hoàng Anh]

Sai Lầm Khi Báo Giá Cho Khách Hàng Quốc Tế Và Cách Tránh

Một bản báo giá quốc tế không chỉ là con số. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín và có thể trở thành căn cứ pháp lý. Chỉ một sai sót nhỏ cũng khiến doanh nghiệp lỗ vốn, chậm thông quan hoặc mất khách hàng. Dưới đây là 9 sai lầm khi báo giá cho khách hàng quốc tế mà nhân viên sale xuất khẩu, những người mới khởi nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thường gặp phải.

1. Vì sao báo giá quốc tế quan trọng?

- Tạo ấn tượng ban đầu: Báo giá là thứ khách hàng đọc trước cả khi nhìn thấy sản phẩm. Thiếu thông tin hoặc cẩu thả dễ làm mất uy tín.

- Quản trị rủi ro: Giúp rà soát toàn bộ chi phí, tỷ giá, thuế, phí vận tải… để đảm bảo lợi nhuận.

- Cơ sở pháp lý: Khi khách xác nhận Proforma Invoice, đó đã là thỏa thuận sơ bộ, thường được đưa thẳng vào hợp đồng ngoại thương.

2. 9 Sai lầm thường gặp khi báo giá quốc tế

2.1 Hiểu sai Incoterms

Nhiều sale chỉ ghi “FOB” hoặc “CIF” mà không rõ phạm vi trách nhiệm. Hãy nắm chắc ít nhất 3–4 điều kiện thông dụng (EXW, FOB, CFR, CIF), ghi rõ địa điểm + phiên bản, ví dụ: FOB Haiphong Port – Incoterms 2020.

2.2 Bỏ sót phí local charges

Nhiều doanh nghiệp tính FOB nhưng quên phí THC, B/L, niêm chì, khai hải quan… khiến lợi nhuận gần như bằng 0. Giải pháp: lập checklist phí cảng, yêu cầu forwarder báo giá trọn gói và cập nhật thường xuyên.

2.3 Không tính rủi ro tỷ giá

Chi phí đầu vào bằng VND, báo giá bằng USD/EUR → nếu tỷ giá biến động có thể lỗ nặng. Nên cộng biên độ an toàn 0,5–1%, cân nhắc hợp đồng kỳ hạn với ngân hàng hoặc chọn đồng tiền ổn định.

2.4 Báo giá không có thời hạn hiệu lực

Không ghi hạn khiến khách quay lại sau vài tháng vẫn đòi giá cũ. Hãy luôn ghi rõ: “Hiệu lực 7 ngày kể từ ngày phát hành” (cước vận tải chỉ nên 3–5 ngày).

2.5 Mô tả hàng hóa sơ sài

Tên chung chung như “Wooden Furniture” dễ gây hiểu lầm và tranh chấp. Cần ghi rõ chất liệu, kích thước, đóng gói, trọng lượng, thêm HS code tham khảo.

2.6 Điều khoản thanh toán mơ hồ

Ghi “T/T 50/50” nhưng không giải thích cụ thể sẽ gây hiểu nhầm. Hãy viết rõ: “50% đặt cọc sau khi ký PI, 50% còn lại thanh toán sau khi gửi bản scan vận đơn (B/L)”.

>> Tham khảo: Khóa học sale xuất khẩu thực chiến​

2.7 Xem nhẹ đóng gói và nhãn mác

Bao bì nội địa hoặc pallet chưa hun trùng có thể bị từ chối nhập khẩu. Luôn tính chi phí bao bì đạt chuẩn (carton 5–7 lớp, pallet ISPM-15, nhãn shipping mark đúng yêu cầu).

2.8 Không tính bảo hiểm hàng hóa

Doanh nghiệp thường bỏ qua khi bán FOB hoặc chỉ mua mức tối thiểu với CIF. Hãy cộng bảo hiểm (0,2–0,5% giá trị hàng) hoặc khuyến nghị khách mua để hạn chế rủi ro.

2.9 Trình bày thiếu chuyên nghiệp

Gửi file excel thô, không logo, email sơ sài dễ mất điểm. Hãy dùng mẫu báo giá hoặc PI chuyên nghiệp, có logo, xuất file PDF, email rõ ràng và lịch sự.

3. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

• FOB hay CIF cho khách hàng mới?

→ Người mới nên báo giá FOB để dễ kiểm soát. CIF tiện hơn cho khách nhưng đòi hỏi nhiều kinh nghiệm.

• Báo giá có ràng buộc pháp lý không?

→ Quotation thì không. Nhưng Proforma Invoice đã ký có thể coi là thỏa thuận sơ bộ.

• Làm sao có chi phí vận tải chính xác?

→ Hỏi ít nhất 2–3 forwarder uy tín. Cung cấp thông tin lô hàng chi tiết để họ báo giá chính xác.

Báo giá cho khách hàng quốc tế không chỉ để “ra giá” mà còn quản trị rủi ro, thể hiện chuyên nghiệp và bảo vệ lợi nhuận. Tránh 9 sai lầm trên, bạn sẽ dễ dàng ghi điểm với khách hàng.

Nếu muốn nắm vững kỹ năng báo giá, đàm phán và quản trị rủi ro trong XNK, hãy tham gia Khóa học Sale Xuất khẩu thực chiến. Đây là hành trang để bạn trở thành nhân viên xuất khẩu chuyên nghiệp và tự tin chốt đơn hàng quốc tế.